eEvolution integriert mit ELO den elektronischen Leitz-Ordner für automatisierte Arbeitsabläufe
Mit der digitalen Transformation wird auch das Verwalten und Archivieren von Dokumenten immer wichtiger. Neue Standards im Rechnungswesen wie ZUGFeRD führen außerdem dazu, dass die Menge der digitalen Dokumente in den Firmen steigt. Zeit für Struktur und Durchblick auf den digitalen Schreibtischen! Ab sofort bietet eEvolution mit dem Modul „ELO-Integration“ eine Schnittstelle, die das Enterprise Content Managementsystem (ECM) in unsere Software integriert.
Nutzer, die vorher mit den altbekannten Leitz-Ordnern im Regal gearbeitet haben, werden die bekannten Strukturen von Unterordnern und Registern in der digitalen Welt wiedererkennen. Denn Dokumente, die in eEvolution erzeugt wurden, lassen sich über das neue Modul in ELO verwalten und nach vorkonfigurierten Regeln ablegen – und das strukturiert, kunden- oder vorgangsbezogen und in digitalen Ordnern.
Im Klartext: ELO automatisiert die Ablage, bietet eine Dokumentenarchivierung und revisionssichere Speicherung und sorgt für echte Flexibilität in der Abbildung von Invoice Prozessen. Dokumente, die in eEvolution erzeugt wurden, lassen sich in ELO automatisiert nach vorkonfigurierten Regeln ablegen. Außerdem lassen sich über die eEvolution DMS (Dokumentenmanagementsystem) Dropzone auch extern erstellte Dokumente automatisch archivieren und mit Vorgängen in eEvolution verknüpfen. Daneben sorgt der ELO Workflow für automatisiert ablaufende Arbeitsprozesse, die nicht nur reibungslos an die richtigen Stellen im Unternehmen weitergegeben werden, sondern darüber hinaus transparent und nachvollziehbar bleiben.
Innerhalb dieser Vorgänge ist zudem eine Einbindung von vorkonfigurierten Suchen möglich, welche den ELO Client mit den relevanten Suchbegriffen automatisch aufrufen. Ein echter Gewinn für den Kunden, der mit einem Klick alle digitalen Dokumente einsehen kann, die beispielsweise für eine eEvolution Einkaufbestellung relevant sind. Eine vorkonfigurierte Suche ist auch für alle digitalen Dokumente eines Auftrags möglich: Der Kunde hat alle erforderlichen Dokumente auf einen Blick – von Produktionspapieren und Papieren der externen Fertigung bis hin zu Eingangsrechnungen der auftragsbezogenen Bestellung. Die Komplexität der Prozesse zur Abwicklung eines Auftrages spielt dabei keine Rolle.
Bislang konnten eEvolution Kunden für ihre Dokumentenarchivierung die eEvolution Akte nutzen. Mit dieser Funktion lassen sich Dokumente zu einem beliebigen eEvolution-Datensatz – wie Artikel, Auftrag oder Produktionsauftrag – ablegen. Diese wurden allerdings bislang nicht revisionssicher gespeichert und waren an das auf einem Server abgelegte Dokument geknüpft. Mit der Integration eines Dokumentenmanagementsystems hat eEvolution diese Lücke geschlossen.
Der Elektronische Leitz-Ordner, kurz ELO, gehört zu den Marktführern im Enterprise Content Management und im Bereich Dokumentenmanagementsystem. Das Produkt gibt es in unterschiedlichen Ausführungen für kleine Unternehmen und Abteilungen, mittelständische Firmen und für den Großkundenbereich. Die ELO BUSINESS SOLUTIONS ergänzen das Produktportfolio unter anderem um ein Vertragsmanagement, die Digitale Personalakte und ein Rechnungsmanagement.
Mehr Informationen rund um die ELO Digital Office GmbH finden Interessierte unter www.elo.com. Produkt- und Lernvideos zu Themen wie Benutzerverwaltung, Rechtevergabe und Benutzeroberfläche sowie weiteren Infos rund um das Dokumentenmanagement und -archivierung gibt es in der ELO Mediathek.
Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Fragen zum Thema haben.
