Wenn Sie auf ein neues ERP umsteigen oder zum ersten Mal eine ERP-Lösung implementieren, ist das Hosting ein wichtiger Aspekt, den Sie berücksichtigen müssen. Sollten Sie sich für ein Cloud ERP entscheiden oder Ihr ERP On-Premises hosten? Wir haben für Sie die wichtigsten Unterscheidungskriterien in diesem Artikel zusammengestellt.
Bereitstellung und Kosten von On-Premises-ERP im Vergleich zum Cloud ERP
Der Begriff On-Premises-Software bezeichnet ein Lizenz- und Nutzungsmodell für serverbasierte Computerprogramme. Das bedeutet, dass die ERP-Software auf eigenen Servern und Computern in Ihrem Unternehmen installiert ist. On-Premises-Software wird häufig basierend auf Größe des Unternehmens oder Anzahl gleichzeitiger Benutzer mit einer einmaligen unbefristeten Lizenzgebühr berechnet. Inklusive der Anschaffungskosten für die notwendige IT-Infrastruktur bedeutet das eine hohe Anfangsinvestition. Ihr IT-Team ist auch dafür verantwortlich, die Hard- und Software zu warten, Backups durchzuführen sowie Releases und Updates einzuspielen. Dafür sollte es über die Ressourcen und das notwendige Knowhow verfügen.
Bei einem Cloud ERP wird die Software über Remote-Server verwaltet und in einer Public oder Private Cloud bereitgestellt. Der Cloud-ERP-Anbieter hostet und pflegt die gesamte IT-Infrastruktur für Sie und stellt sicher, dass das System funktionsfähig ist und Updates in Ihre Lösung eingespielt werden. In diesem Zusammenhang fällt auch häufig der Begriff SaaS (Software-as-a-Service). Bei einem SaaS ERP handelt es sich auch um eine cloudbasierte ERP Software. Die Abrechnung erfolgt meistens im Rahmen eines monatlichen oder jährlichen Abonnements mit zusätzlichen wiederkehrenden Gebühren für Support und Updates. Der größte Unterschied zum reinen Cloud ERP ist, dass der Nutzer meistens eine eigene Softwareinstanz und Datenbank erhält. Die Einstiegskosten sind bei SaaS und Cloud ERPs wesentlich niedriger als bei einem On-Premises ERP. Über mehrere Jahre betrachtet, kann jedoch der Kostenvorteil zugunsten des Inhouse-Modells kippen, da gekaufte Lizenzen und Server irgendwann abgeschrieben sind.
Überlegungen zum On-Premises-ERP
Sicherheit und Compliance
Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen und internen Kontrollen für die Datenspeicherung können von einer On-Prem-Lösung profitieren. Die Beibehaltung der physischen Kontrolle über das Speichermedium kann die Data Governance stärken und Risiken im Zusammenhang mit Drittanbietern reduzieren. Sie entscheiden, wie, wann und warum jemand auf die Hardware oder das Netzwerk zugreifen kann und wie Sie sich vor dem Verlust Ihrer Daten schützen. Ihr IT-Team muss jedoch in der Lage sein, die sensiblen Informationen Ihres ERP zu schützen, welche ein häufiges Ziel von Cyberkriminellen sind.
Flexibilität und Anpassung
Sie können ein On-Premises-ERP an Ihre genauen Geschäftsanforderungen anpassen. Sie haben mehr Kontrolle darüber, welche Funktionalitäten Sie installieren und wann Sie Updates oder Upgrade durchführen. Lokale Systeme können Leistungsvorteile bieten, z. B. geringe Latenz und Entwicklungsumgebungen mit wenigen oder keinen externen Abhängigkeiten. Die Feedbackschleife zwischen lokalen Infrastrukturänderungen und einzelnen Mitarbeitern ist sehr kurz.
Skalierbarkeit und Konnektivität
Die Anzahl der angeschafften Server limitiert die Anzahl der ERP-Nutzer. Wenn ein Unternehmen mehr Ressourcen benötigt, besteht seine einzige Möglichkeit darin, mehr Server zu kaufen. Nur sehr wenige Unternehmen können eine interne Infrastruktur aufbauen, die dem Umfang und der Flexibilität der Dienste eines Cloud-Anbieters entspricht. Auch die mobile Erreichbarkeit kann bei lokalen Bereitstellungen ein Problem darstellen. Diese erfordern häufig einen Drittanbieter-Client, um zwischen mobilen Endgeräten und dem lokalen ERP-System zu kommunizieren.
On-Premises-ERP-Systeme sind in streng regulatorischen und konformen Umgebungen nach wie vor weit verbreitet. Sie sind seit Jahrzehnten auf dem Markt und enthalten im Allgemeinen ausgereiftere Funktionen als Cloud-basierte ERPs. Leider haben On-Premises-ERPs auch hohe Anlaufkosten, ganz zu schweigen von den Infrastrukturinvestitionen, die für den Betrieb des ERP-Systems erforderlich sind. Der Betrieb der lokalen Infrastruktur erfordert traditionelle IT-Kenntnisse, einschließlich der Verwaltung von Hardware- und Softwaresystemen, Netzwerken, Datenbankverwaltung und IT-Sicherheit.
Überlegungen zum Cloud ERP
Geringere Vorlaufkosten und Update-Services
Ein On-Premises ERP stellt eine erhebliche Anfangsinvestition dar, da Sie Hardware kaufen und Ihr System von Grund auf neu aufbauen müssen. Beim Cloud-Hosting können Sie ein ERP gegen eine monatliche Abonnementgebühr einführen. So zahlen Sie nur für die Ressourcen, die Sie auch nutzen.
Mit einem Cloud ERP müssen Sie nicht mehr tun, als über ein Dashboard oder Softwaretool sämtliche Anpassungen vorzunehmen. Die Abläufe sind standardisiert und können nicht so individuell angepasst werden, wie bei einer On-Prem-Lösung. Allerdings profitieren Sie von der automatischen Installation von Updates sowie Releases von Patches. Diese Arbeit übernimmt der Provider für Sie.
Datensicherheit
Wenn Sie sich für ein Cloud ERP entscheiden, sollten Sie im Optimalfall einen in Deutschland ansässigen Provider wählen. Hier werden Ihre Daten nach deutschen Datenschutzgesetzen verwaltet. Achten Sie darauf, was in den Vereinbarungen mit dem Anbieter steht. Häufig findet man dort, dass der Schutz der Daten allgemein, die Sicherheit auf Dateiebene sowie die langfristige Aufbewahrung der Daten in der Verantwortung der Kunden liegt.
Gerade durch die zunehmende Verbreitung von Homeoffice und dezentralem Arbeiten steigt die Gefahr von Datenverlust durch den Mix aus privaten und firmeneigenen Geräten sowie Netzwerken signifikant. Selbstverständlich bieten die Cloud-Dienste auch Funktionen, um Daten bspw. bei Hardware- oder Softwarefehlern der Anbieter wiederherzustellen. Dabei handelt es sich meistens um verhältnismäßig einfache Recovery-Features. Die Verantwortung liegt aber beim Anwender die Daten entsprechend richtig zu konfigurieren und zu sichern.
Skalierbarkeit und einfacher Zugriff
Skalierbarkeit ist einer der Hauptvorteile cloudbasierter Plattformen. Eine cloudbasierte ERP-Lösung verwendet vom Anbieter verwaltete Hardwareressourcen. Mit den entsprechenden Administratorrechten können Sie problemlos Ressourcen hinzufügen oder entfernen. Darüber hinaus stellt eine cloudbasierte ERP-Lösung Echtzeitdaten bereit, auf die über das Internet jederzeit und überall zugegriffen werden kann. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter auf ihren Laptops, Smartphones und Tablets alle Informationen parat haben, auch wenn sie gerade unterwegs sind – und das ohne zusätzliche Einrichtungsgebühren oder laufende Kosten.
Wahl zwischen Cloud ERP oder On-Premises-Infrastruktur
Die Wahl zwischen Cloud- und On-Premises-Betrieb des ERP hängt von den jeweiligen Ressourcen und Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens ab. Untersuchen Sie alle oben beschriebenen Aspekte und stellen Sie sich die folgenden Fragen, um Ihre Entscheidung zu erleichtern:
- Welche logischen und physischen Sicherheitsbedürfnisse haben Sie?
- Welche Kostenabwägungen gibt es?
- Wie dynamisch wird sich Ihr Geschäft entwickeln?
- Welche Fähigkeiten und Stärken hat Ihr IT-Team?
Ein Cloud ERP hat Vorteile hinsichtlich einer besseren Performance, Skalierbarkeit und schnelleren Updates. Die Anwender können agil arbeiten und flexibel auf neue Prozesse reagieren. Bei einem On-Premises ERP steht die eigene Verwaltung, Sicherheit und Flexibilität hinsichtlich Ihrer Daten im Vordergrund. Auch der Individualisierungsgrad Ihrer ERP-Anwendung könnte hier ein echter Pluspunkt sein.
Mit unserem ERP-System eEvolution haben Sie die Wahl zwischen einer ERP On-Premises-Lösung oder einer cloudbasierten Saas ERP-Anwendung. Wir stellen Ihnen alle Bausteine für ein effektives Datenmanagement zur Verfügung. Wenn Sie sich für die SaaS-Lösung entscheiden, kümmern wir uns um das individuelle Hosting auf einem deutschen Server, sodass Sie keine Bedenken beim Auslagern Ihrer Daten haben müssen. Das bedeutet, dass auch ein individuelles Customizing Ihrer ERP-Anwendung möglich ist, was bei einem klassischen Cloud ERP nicht funktioniert.
Wenn Sie gerade vor der Anschaffung eines ERP-Systems stehen, dann empfehlen wir Ihnen auch den Artikel „Sollten Sie eine ERP-Software kaufen, leasen oder mieten?“ zu lesen.
Sie wünschen eine persönliche Beratung?
Wie auch immer Sie sich entscheiden, gemeinsam finden wir für Ihr Unternehmen die optimale ERP-Lösung, die zu Ihrem Geschäftsmodell passt. Wir unterstützen Sie gerne bei der Ablösung Ihres Altsystems und beraten Sie gerne persönlich.
