ERP-System – Upgrade oder Wechsel?

Wie alle Softwarelösungen können auch ERP-Systeme mit der Zeit an ihre Grenzen stoßen. In solch einem Fall müssen Sie als Unternehmer entscheiden, ob Sie Ihre bestehende ERP-Software aufrüsten, erweitern oder sogar ganz ersetzen wollen. Doch die Herausforderungen und Aufgabenstellungen bei einem Software-Upgrade, einer Erneuerung oder einem kompletten ERP-Wechsel sind anspruchsvoll und mit Risiken verbunden.

Warum ein ERP-System immer auf dem neuesten Stand sein sollte und was die Vor- und Nachteile der beiden Optionen, Upgrade oder Wechsel, sind, erfahren Sie hier.

Warum muss mein ERP-System auf dem neuesten Stand sein?

Viele Unternehmen sehen sich infolge von Globalisierung und Digitalisierung mit großen Herausforderungen konfrontiert. Die Geschäftsprozesse müssen effizient, schnell und schlank gestaltet sein und die Firma soll agil, flexibel und individuell auf Marktveränderungen reagieren. Essenziell hierfür ist ein leistungsstarkes Enterprise-Ressource-Planning (ERP)-System. Dennoch vernachlässigen zahlreiche Unternehmen die Wartung ihres ERP-Systems und vertrauen auf ein veraltetes Tool, das weder einfach und flexibel ist, noch technisch mit aktuellen ERP-Lösungen mithalten kann.

Ein ERP-System funktioniert lange ohne Updates, sogar mehrere Jahre. Jedoch wird mit der Zeit besonders die Integration der restlichen IT-Infrastruktur immer schwieriger. Diese wieder herzustellen und auf aktuellen Stand zu bringen, kommt beinahe einem neuen ERP-Projekt gleich. Und das ist mit viel Zeit und Geld verbunden. Auch eine Software hat ein Ablaufdatum und irgendwann werden bestimmte Bestandteile nicht mehr unterstützt und diese Zyklen werden in der modernen, schnelllebigen Zeit immer kürzer. Das führt dazu, dass einige Funktionen gestört oder gar nicht mehr ausführbar sind. Zudem kommt es zu Lücken in der Software-Security und dadurch erhöht sich das Risiko von Schadsoftware etc. betroffen zu sein. Und auch rechtliche Risiken können entstehen, wenn Sie Ihre Software nicht regelmäßig updaten. Gesetze verändern sich und die technischen Voraussetzungen entwickeln sich weiter. Updates bringen Ihr System hier auf den aktuellen Stand und gewährleisten, dass Schnittstellen zur Datenübertragung funktionieren.

Die Folgen eines veralteten ERP-Systems wirken sich oftmals aber auch direkt negativ auf Ihr Business aus. Ineffizienz lähmt die Prozesse, mögliche Gewinne werden nicht realisiert, Wachstumspotenziale bleiben ungenutzt und der Return-on-Investment (ROI) für die Wartung und punktuelle Verbesserung des alten Systems versackt langfristig im roten Bereich. Entsprechend gibt es mehrere gute Gründe, das ERP-Upgrade oder gar den Wechsel auf ein anderes System zeitnah anzugehen.

Vorteile eines Upgrades Ihres bestehenden ERP-Systems

Der wohl größte Vorteil von Upgrades ist, dass sie oft viel günstiger als ein kompletter Systemaustausch sind. Upgrade-Projekte können die Antwort auf grundlegende Prozessänderungen sein. Denn manchmal fehlen nur ein paar bestimmte Funktionen im alten ERP-System, die ein Upgrade bereits mit sich bringt. Die neueste Version Ihres Systems könnte also genau das sein, was sie suchen und erfordert keine größeren Investitionen. Daher sollten Sie vorab unbedingt evaluieren, ob Sie wirklich ein neues ERP benötigen oder ob ein Upgrade bereits Ihre aktuellen und auch zukünftigen Anforderungen erfüllt. Dabei ist es sinnvoll, sich das Produktangebot Ihres aktuellen ERP-Anbieters genauer anzuschauen. Vielleicht finden Sie hier schon die Lösung für Ihre Probleme wie beispielsweise zusätzliche ERP-Module, die den Funktionsumfang erweitern.

Fakt ist, dass der Austausch einer ERP-Software kostspielig und zeitaufwändig ist. Es müssen viele Stunden in die Spezifikation, Konfiguration, Prüfung und Implementierung des neuen ERP Systems investiert werden. Besonders die Implementierungsphase kann für die Mitarbeiter störend, verunsichernd und sehr anstrengend sein. Ein neues ERP-System bringt eben auch neue Arbeitsweisen und Geschäftsprozesse mit sich. Die Mitarbeiter müssen auf diese im Anschluss geschult werden.

Checkliste: Ein Upgrade Ihres ERPs ist für Sie die richtige Wahl, wenn …

• es die Funktionalität bietet, die Sie für Ihre aktuellen und zukünftigen geschäftlichen Anforderungen benötigen
• ein Upgrade finanziell eine bessere Kapitalrendite als ein Ersatz verspricht, und zwar in Bezug auf Funktionalität und Kosten
• entsprechende ERP-Anwendungen und Add-ons die benötigten zusätzlichen Funktionen mit weniger Risiko bieten können

Vorteile der Ablösung/des Wechsels Ihres ERP-Systems

Sollte Ihr ERP-System bereits sehr alt sein und Ihren Anforderungen nicht mehr gerecht werden, ist es vielleicht an der Zeit für eine komplette Überholung des Systems. Denn manchmal reicht auch ein Upgrade nicht aus und bringt nicht die gewünschten Verbesserungen, weil der Umfang der erforderlichen Änderungen zu groß ist. Häufig basieren ältere ERP-Systeme auf einer älteren IT-Infrastruktur, die ein Upgrade-Projekt nicht unterstützt. Das kann dazu führen, dass ein Update am Ende kostspieliger als ein Wechsel wird.

Wenn beispielsweise Konnektivität und On-Demand-Daten in Echtzeit für Sie eine wichtige Anforderung sind, ist ein einfaches Upgrade Ihres ERP möglicherweise nur die halbe Miete. Sie benötigen auch eine Überholung Ihres Servers, Ihres Betriebssystems und sogar Ihrer mobilen Geräte. In solchen Fällen kann ein kompletter Neuanfang die beste Option sein. ERP-Unternehmen aktualisieren und verbessern ihr Angebot ständig und nutzen die neuesten Technologien, wie z. B. cloudbasierte Plattformen, um die bestmögliche Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit zu bieten.

Checkliste: Ein ERP-Wechsel ist für Sie die richtige Wahl, wenn …

• es auffällige Defizite in der Funktionalität hat, die Sie auch nicht durch ERP-Anwendungen oder Add-Ons ausgleichen können
• es an Konnektivität mit anderen Systemen mangelt
• Ihr ERP-Anbieter Ihre alte Softwareversion nicht mehr unterstützt
• ein Nachfolgesystem Ihr Unternehmen zukunftssicher macht und sich auf Ihre Anforderungen skalieren und anpassen lässt.

ERP Wechsel oder Upgrade: Wie entscheide ich mich?

Grundsätzlich bietet eine zuverlässige, zukunftsorientierte ERP Software viele Vorteile für kleine und mittelständische Unternehmen. Wenn ihr aktuelles ERP also an seine Grenzen stößt, sollten Sie nicht lange zögern. Denn je mehr Zeit vergeht, umso höher steigen die Unterhalts-, Anpassungs- und Wartungskosten für das alte System und umso höher werden die Verluste durch ungenutzte Wachstums- und Entwicklungschancen. Moderne ERP-Systeme sind leistungsstärker, vielseitiger und bieten dank aktueller Benutzeroberflächen eine deutlich bessere User Experience. Durch bessere Integration wird zudem die Zusammenarbeit flüssiger, Barrieren entfallen, die Effizienz steigt und die Kosten sinken. Ist Ihr bestehendes System in der Handhabung sehr umständlich und fehleranfällig, danken es Ihnen auch Ihre Mitarbeiter, wenn Sie ein modernes und anwenderfreundliches System einführen.

Stehen Sie ebenfalls vor der Herausforderung eines Upgrades oder Wechsels Ihres ERP-Systems? Dann kontaktieren Sie uns jederzeit, wir beraten Sie gern!