Dieses Potenzial bietet Ihnen digitales Dokumentenmanagement

Egal ob bei der reibungslosen Zusammenarbeit von Mitarbeitern im Homeoffice oder effizienteren digitalen Kundenprozessen – digitales Dokumentenmanagement kann den Geschäftserfolg von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) maßgeblich beeinflussen. Dokumentenmanagement-Systeme, kurz DMS, schaffen die notwendigen Abläufe, damit Organisationen zukünftig trotz höherer Anforderungen und veränderter Arbeitsmodelle mit hoher Effizienz arbeiten können.

Auch eine Studie der Bitkom zeigt, dass immer mehr mittelständische Unternehmen in DMS Lösungen investieren. Warum es sinnvoll ist in das digitale Büro zu investieren und wie viel Potenzial ein Dokumentenmanagement bietet, erfahren Sie hier.

Digitale Dokumentenverwaltung: Ein erster wichtiger Schritt zur digitalen Transformation

Die Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ zeigt, dass die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen in mittelständischen Unternehmen angekommen ist. Sie sind inzwischen bereit mehr in die Digitalisierung der Geschäftsprozesse zu investieren. Noch in der Studie von 2017 wurde eine Digitalisierungslücke bei den Unternehmen festgestellt, diese konnte aber innerhalb von zwei Jahren ein ganzes Stück geschlossen werden. Mittlerweile setzen ca. 19 % der Mittelständler eine DMS-Software unternehmensweit ein.

Scheint also so, als haben sich KMU in Sachen Digital Office auf den Weg in Richtung Zukunft gemacht. Denn auch die Investitionsquote ist gestiegen: 23 % des deutschen Mittelstands planen erstmals in eine integrierte DMS-Lösung zu investieren.

Dieses Ergebnis steht für eine anhaltende Dynamik bei der Digitalisierung des Büros. Besonders die Umsetzung weitergehender Digitalisierungsansätze, wie die Team-Arbeit an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus (Collaboration), Workflow-Management und die Potenziale von Big Data / Smart Data gewinnen enorm an Beliebtheit.

Wie kann ein DMS Software den Mittelstand entlasten?

Die digitale Verwaltung von Unterlagen mit einem Dokumentenmanagement-System ist eine gute Ausgangsbasis für weitere Digitalisierungsprojekte. Sämtliche Prozesse, die wir in unseren Organisationen steuern, basieren auf Informationen, die in Dokumenten enthalten sind.

Mit der Zunahme an Informationen und gesetzlichen Vorschriften, die für das Bearbeiten von Aufgaben notwendig sind, wird ein modernes Dokumentenmanagement System als Entscheidungsgrundlage für mittelständische Unternehmen immer wichtiger. Wenn dafür Arbeitsabläufe für die Dokumentenverwaltung gut organisiert sind, dann steigt auch die Effizienz.

DMS-Lösungen sorgen beispielsweise dafür, dass

• Zeit bei der Erfassung, Suche und Verwaltung von Dokumenten eingespart wird
• Teams besser zusammenarbeiten und den Überblick bei ansteigender Dokumentenflut behalten
• Unternehmensinformationen rechtssicher und datenschutzkonform archiviert sind
• Dokumente mehreren Personen gleichzeitig auch an unterschiedlichen Orten zur Verfügung stehen
• Unmengen an Papier und Lagerfläche eingespart wird
• Wiederkehrende Arbeitsabläufe und Freigabeprozesse in digitalen Workflows organisiert sind

Kurz gesagt, ein effizientes Dokumentenmanagement-System hält Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Rücken frei. Es bedeutet für Sie Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Ihren Daten. Schlagen Sie sich nicht länger mit lästigem Unterlagenchaos herum, sondern investieren Sie Ihre Zeit in Ihr Kerngeschäft. So können Sie neue digitale Spielräume nutzen, um leistungsstärker und wettbewerbsfähiger zu werden.

Was kostet digitales Dokumentenmanagement mit der ELO DMS Lösung?

Ein Dokumenten-Management-System digitalisiert und automatisiert Ihre papierbasierten Prozesse. Damit können Sie ein Einsparpotenzial von mehr als 70 % bei Ihren Kosten erreichen. Darum sollten nicht so sehr die Kosten einer DMS Software im Vordergrund stehen, sondern der Nutzen. Stellen Sie sich die Frage: Wie schnell wird sich digitales Dokumentenmanagement für mein Unternehmen amortisieren?

Ein Dokumenten Management System digitalisiert und automatisiert Ihre papierbasierten Abläufe. Damit könnten Sie ein Einsparpotenzial von mehr als 70 % bei Ihren Kosten erreichen.

Berechnen Sie mit dem DMS Potenzial Rechner, wieviel Zeit und Geld Ihr Unternehmen zurzeit mit papierbasierten Verwaltung von Informationen verbraucht. Schon nach wenigen Klicks erhalten Sie kostenfrei eine erste Analyse zum Einsparpotential mit einer Dokumentenmanagement Software.

Wie wird ein Dokumentenmanagement System effektiv eingesetzt?

Das digitale Dokumentenmanagement kann in allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden. Am häufigsten nannten die Befragten der zuvor erwähnten Studie folgende Arbeitsbereiche:

• Buchhaltung und Finanzen
• Einkauf und Beschaffung
• Marketing und Vertrieb
• Personalwesen / HR

Dank eines Dokumentenmanagement Systems werden zahlreiche Dokumente digitalisiert und elektronisch verwaltet. Unterlagen in Papierform gehören der Vergangenheit an. Das ermöglicht den Mitarbeitern ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten. Sie können auf beliebige Informationen zugreifen, diese schnell durchsuchen und so effizient arbeiten. Darüber hinaus sorgen Sie mit digitalem Dokumentenmanagement dafür, dass zeitraubende Routineaufgaben automatisiert werden.

Automatisierung im Finanz- und Rechnungswesen

Das Finanz- und Rechnungswesen ist das perfekte Beispiel, um die Chancen der durchgängigen Digitalisierung mit einem DMS System aufzuzeigen. Denn besonders dieser Bereich ist von Routineaufgaben geprägt. Mithilfe eines Dokumentenmanagement Systems können Sie die Zeit für die Suche nach Dokumenten reduzieren und Freigabeprozesse beschleunigen.

Mit einer durchdachten DMS Software können Sie viele Prozesse automatisieren:

• Papierbelege und E-Rechnungen werden schnell erfasst, so sparen Sie sich die manuelle Eingabe von Belegen und reduzieren die Fehleranfälligkeit
• Die Inhalte von Rechnungen werden automatisch erfasst und sogar automatisiert verbucht
• Der Rechnungsprüfungsprozess wird vereinfacht, da Rechnungen direkt mit den erteilten Bestellungen abgeglichen werden können
• Die Freigabe für Rechnungen erfolgt auf Knopfdruck, so wird der gesamte Freigabeprozess digitalisiert und keine Belege gehen mehr verloren
• Überblick zum Status aller Rechnungen
• Enorme Reduzierung der Ablage- und Suchzeiten
• Möglichkeit für Remote Work

Kostensenkung in Einkauf und Beschaffung

Die wohl wichtigsten Kennzahlen in diesem Bereich sind die Kosten je Bestellvorgang. Bei vielen Bestellungen sind die Bestellkosten allerdings höher als der eigentliche Warenwert. Das digitale Dokumentenmanagement hilft dabei die Kosten zu senken, beispielsweise durch die Reduzierung von Wartezeiten, die Optimierung von Freigabeprozessen und den Verzicht auf Papierbelege. Der gesamte Prozess, von der Bedarfsmeldung bis hin zur Bestellung, Auslieferung und Abrechnung kann digitalisiert und somit papierlos abgewickelt werden.

Vorteile für das Einkaufsmanagement mit einem Dokumentenmanagement System:

• Schnellere Auslösung und Verarbeitung Ihrer Bestellungen
• Übersicht über alle Bestellanforderungen für transparente Prozesse
• Strukturierte Abwicklung Ihrer Bestellungen gemäß der Bestelllimits und Budgets
• Verschlankung der Prozesse durch digitale Tools

Besserer Informationszugriff für Marketing und Vertrieb

Besonders im Vertrieb sind gut zugängliche Informationen das A und O. Denn sie tragen dazu bei, ob das Unternehmen den Auftrag erhält oder nicht. Ob Kundenhistorien, Infomaterial für potenzielle Kunden, Verträge oder Servicedokumente für Bestandskunden – digitales Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter stets auf dieselben Dokumente zugreifen. Damit bleiben Sie auf denselben Stand, egal ob Innen- oder Außendienst.

Alle wichtigen Dokumente rund um den gesamten Vertriebszyklus werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Um immer und überall darauf zugreifen zu können, bietet sich meistens eine Cloud-Lösung an. Das sorgt für mehr Transparenz und eine höhere Effizienz bei der Reaktion auf Kundenanfragen.

Konkret bedeutet das für Ihr Unternehmen:

• Ein hervorragendes Kundenerlebnis ohne Wartezeiten
• Professionelle Präsentation von Produkten und Dienstleistungen
• Schnellere und zuverlässigere Abschlüsse
• Ortsunabhängiger Zugriff auf relevante Informationen – perfekt für den Außendienst
• Fehlerfreie Übermittlung von Vertragsdaten an den Innendienst durch vordefinierte Workflows
• Zentrale Organisation der aktuellen Marketingmaterialien

Mehr Zeit im Personalwesen / HR

Idealerweise dreht sich im Personalmanagement alles um die Mitarbeiter. Das heißt, um ihre Bedürfnisse, die persönliche Entwicklung und den idealen Einsatz im Unternehmen. In der Realität ist das jedoch leider nicht der Fall, denn 39 % der Personalarbeit beschränken sich auf zeitraubende Routineaufgaben. Diese lassen sich mit einem DMS problemlos automatisieren. So wird durch digitales Dokumentenmanagement die Qualität der Mitarbeiterbetreuung enorm gesteigert.

Automatisierte Prozesse im HR bringen dieses Potenzial mit sich:

• Übersichtliche Organisation der Personaldokumente und Verträge in digitaler Form
• Revisionssichere digitale Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben sowie Gewährleistung von Datenschutz
• Digitale Personalakten mit Zugriffsbeschränkungen
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen wie beispielsweise Löschungsfristen
• Verringerung der Fehleranfälligkeit dank weniger manueller Eingaben

Den Studienergebnissen zu Folge lohnt sich also die Investition in das digitale Büro für mittelständische Unternehmen. Unternehmen, die bereits in digitales Dokumentenmanagement investiert haben, bestätigen den großen Beitrag zur Effizienzsteigerung, Kostenersparnis und Steigerung der Rechts- und Datensicherheit.

Sind Sie jetzt neugierig geworden?

Dann sprechen Sie noch heute mit einem unserer Experten für digitales Dokumentenmanagement.