Am 17. November 2023 hat der Deutsche Bundestag das Wachstumschancengesetz beschlossen, das unter anderem die Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen vorsieht.
In naher Zukunft wird von allen B2B-Unternehmen in Deutschland erwartet, ausschließlich E-Rechnungen miteinander auszutauschen. Unternehmen, die bereits mit öffentlichen Auftraggebern zu tun haben, sind bereits seit 2020 verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen. Nun hat die gute alte Papierrechnung auch bald im B2B-Bereich ausgedient.
Die Bundesregierung hat am 17. November 2023 als Startdatum für die Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen den 1. Januar 2025 im Wachstumschancengesetz beschlossen. Ab diesem Datum sollen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für den Versand von E-Rechnungen gibt es noch etwas mehr Zeit. Aber spätestens ab dem 1. Januar 2027 sollen dann Rechnungen nur noch in elektronischer Form erstellt und versendet werden. Das Gesetz wurde vom Bundesrat am 24. November 2023 an den Vermittlungsausschuss verwiesen, sodass Änderungen nicht ausgeschlossen sind, über die wir aber in unserem Newsletter informieren werden.
Welche Vorteile haben elektronische Rechnungen?
Auch wenn die digitale Erstellung und Versendung von Rechnungen eine größere Umstellung mit sich bringt, bietet die Digitalisierung und Vereinheitlichung der Rechnungsformate auf lange Sicht eine Entlastung für die Betriebe.
So ist es auch nicht erstaunlich, dass einer der wichtigsten Vorteile einer E-Rechnung die Effizienz in der Buchhaltung steigert. Im Vergleich zur herkömmlichen papierbasierten Rechnungsstellung, ermöglicht die elektronische Variante eine schnellere Verarbeitung von Rechnungsdaten. Dank automatisierter Prozesse können Unternehmen Rechnungen in kürzerer Zeit bearbeiten, was nicht nur Zeit, sondern auch Geld spart.
Die E-Rechnung hat eine Menge weiterer Vorteile:
- Beschleunigung des Bezahlprozesses durch raschere Durchlaufzeiten
- Reduzierung von Eingabefehlern
- Ersparnis von Zeit, Versand- und Personalkosten
- Senkung von Materialkosten
- Umweltfreundlich, da weniger Papierverbrauch
- Vereinfachung der Archivierung
- Rechtliche Konformität
E-Rechnungen sind mehr als nur PDF-Dokumente
Viele Unternehmen glauben, wenn sie ihre Rechnungen als PDF versenden, sei das ausreichend. Das stimmt so nicht. Bei einer elektronischen Rechnung werden die Daten als strukturierter Datensatz an den Empfänger übertragen. Der Empfänger der Rechnung kann diese Daten mithilfe geeigneter Software direkt in seiner Buchhaltung weiterverarbeiten. Bekannte Formate für die E-Rechnung sind in Deutschland die „XRechnung“ und das „ZUGFeRD-Format“. Sie basieren auf der Norm CEN 16931.
Gesetzliche Grundlagen zur E-Rechnung
Die obligatorische Verwendung der E-Rechnung ist eine wesentliche Voraussetzung für die Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich an ein bundeseinheitliches Meldesystem. Grundlage einer obligatorischen Einführung der E-Rechnung für inländische Umsätze im zwischenunternehmerischen Bereich ist Artikel 395 der Richtlinie 2006/112/EG. Die Definition der neuen E-Rechnung wird angelehnt an einen Vorschlag der Kommission im Rahmen der „VAT in the Digital Age“-Initiative und bezieht sich auf die bereits existierenden Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.
Es ist wichtig die wesentlichen Voraussetzungen für einen reibungslosen Empfang von E-Rechnungen zeitnah umzusetzen, da Unternehmen dazu bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen werden Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 zur Ausstellung verpflichtet, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro überschritten hat. Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen an ihre unternehmerischen Kunden elektronischen Rechnungen stellen.
Umstellung auf E-Rechnung
Das Format XRechnung
Die bereits zuvor erwähnte XRechnung ist ein Dateiformat, das auf einem XML-Datensatz basiert. Dieser kann auch automatisiert weiterverarbeitet werden. Dafür sind weder eine manuelle Dateneingabe noch ein Lesegerät notwendig. Entwickelt wurde das Format seit 2016 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen und ist die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (2014/55/EU).
Das Format ZUGFeRD
Eine andere weit verbreitete Methode zur standardisierten Übermittlung von elektronischen Rechnungsdaten ist das E-Rechnungsformat ZUGFeRD. Es basiert auf dem internationalen PDF/A-3-Standard und bietet eine einheitliche Struktur für Rechnungsdaten. Dabei werden die Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form in das PDF-Dokument integriert, was die automatisierte Verarbeitung und Archivierung erheblich erleichtert. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auch auf der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931.
Erfahren Sie mehr über dieses E-Rechnungsformat in unserem Blogbeitrag: Rechnungsaustausch wird einfacher mit ZUGFeRD-Standard.
Elektronische Rechnungen rechtssicher mit dem eEvolution ERP erstellen
Grundsätzlich trägt die elektronische Rechnungsstellung zur Modernisierung und Vereinfachung der Geschäftsprozesse bei. Hier die gute Nachricht: Mit der aktuellen eEvolution ERP-Version sind Sie schon heute auf der sicheren Seite, denn sie bringt alle Voraussetzungen für die Erstellung und das Einlesen von E-Rechnungen mit. So können Unternehmen auf Wunsch sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD als neue Formate nutzen.
Denken Sie auch daran, dass digital erzeugte Rechnungen nach GoBD zwingend revisionssicher gespeichert werden müssen. Mit einer Schnittstelle zum Enterprise Content Management Systems ELO können sämtliche Dokumente GoBD-konform in ELO archiviert werden. So sind Sie jederzeit auf der rechtlich sicheren Seite.
Wann sollte ich mit der Umstellung beginnen?
Auch wenn noch etwas Zeit bis zur verpflichtenden Ausstellung von E-Rechnungen ist, warten Sie mit den Umstellungsarbeiten nicht bis zum letzten Tag. Gerade wenn Sie noch eine ältere eEvolution ERP Version im Einsatz haben, kann das Update auf eine aktuelle Version auch etwas Zeit in Anspruch nehmen.
Planen Sie auch genügend Zeit ein, um die Inbetriebnahme des eEvolution Moduls und die entsprechenden Anpassungen an den Stammdaten sowie Prozessen ohne Termindruck anzugehen. Informieren Sie sich am besten noch heute bei Ihrem eEvolution Partner.
Sie haben Fragen zu elektronischen Rechnungen oder zum revisionssicheren Dokumentenmanagement? Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei der zukunftsorientierten Umstellung auf E-Rechnungen. Sprechen Sie uns an.
