Produktkatalog erstellen: Einfach, schnell und druckfertig aus dem ERP

Alle Jahre wieder – meistens für die Präsentation auf Messen – ist es wieder soweit. Sie wollen eine neue Auflage vom Produktkatalog erstellen. In vielen mittelständischen Unternehmen passiert dieses noch mit hohem manuellem Aufwand, obwohl viele der Informationen, die in einem Produktkatalog benötigt werden, bereits im ERP-System vorhanden sind.

Wir zeigen Ihnen in unserem Blogartikel, wie Sie viele Personentage für die Katalogerstellung einsparen können und die Datenqualität signifikant verbessern.

Herausforderungen bei der manuellen Erstellung von Produktkatalogen aus dem ERP

Bei der Erstellung von Produktkatalogen aus dem ERP-System können verschiedene Herausforderungen auftreten. Oftmals ist die Datenstruktur im ERP nicht direkt für die Katalogerstellung optimiert, was zu Schwierigkeiten bei der Zusammenstellung und Formatierung der Informationen führen kann.

Zudem sind viele benötigte Informationen nicht in Ihrem ERP-System enthalten wie ausführliche Artikelbeschreibungen, Anwendungshinweise, technische Daten, druckfähige Abbildungen und grafische Darstellungen.

Wenn Sie dann noch Kataloge für unterschiedliche Produktsortimente, Länder und Zielgruppen brauchen, denn kennen Sie die Herausforderung, dass in alle Kataloge die aktuellen und korrekten Daten zielgruppengerecht einfließen müssen. Dennoch bietet die Erstellung eines Produktkatalogs aus dem ERP-System viele Vorteile für Ihr Unternehmen.

Vorteile der Erstellung eines Produktkatalogs mit ERP und Katalogsoftware

Durch die direkte Verbindung einer Katalogsoftware mit dem Warenwirtschaftssystem können Sie sicherstellen, dass Ihr Katalog stets aktuell ist und alle relevanten Informationen zu Ihren Produkten enthält. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, da manuelle Aktualisierungen entfallen.

Unter Katalogsoftware sind Anwendungen zu verstehen, die die redaktionelle Arbeit an einem gedruckten oder online ausgegebenen Katalog ermöglichen. Die wichtigsten Funktionen einer solchen Katalogsoftware sind:

• Medienneutrale Dateneingabe
• Ablage von externen Dateien wie Bildern, Zeichnungen oder Videos
• Verwaltung von Templates für Druck und Web
• Rechteverwaltung
• Verwaltung von Arbeitsschritten (Workflows)

Die Katalogsoftware sollte ein integriertes Product Information Management (PIM) enthalten. Damit lassen sich neben den reinen web-to-publish Funktionen auch Marketingportale, Bilddatenbanken, zentrale Informations-Pools und Backends für Webshops und Websites integrieren.

Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Durch die Automatisierung des Katalogerstellungsprozesses können Unternehmen ihre Effizienz erheblich steigern. Anstatt Stunden oder sogar Tage damit zu verbringen, manuell Produktkataloge zu erstellen, ermöglicht die Automatisierung eine schnelle und reibungslose Erstellung.

Zeitintensive manuelle Aufgaben wie die Extraktion von Daten aus dem ERP-System, die Formatierung von Informationen und die Gestaltung des Kataloglayouts werden automatisiert. So werden wertvolle Ressourcen frei, die anderswo im Unternehmen eingesetzt werden können. Diese gesteigerte Effizienz bedeutet nicht nur eine Zeitersparnis, sondern auch eine Steigerung der Produktivität und letztendlich des Unternehmenserfolgs.

Fehlerfreiheit und Einheitlichkeit garantiert

Menschliche Fehler wie Tippfehler, Inkonsistenzen oder Auslassungen werden durch automatisierte Prozesse minimiert. Die Software verarbeitet die Daten auf eine konsistente und präzise Weise, was zu einer genauen Darstellung der Produktinformationen im Katalog führt. Kunden können sich auf korrekte Angaben verlassen, was das Vertrauen in die Marke stärkt und die Kundenzufriedenheit erhöht.

Echtzeitaktualisierung hält den Katalog immer aktuell

Dank der Verknüpfung von Katalogsoftware mit Product Information Management (PIM) und ERP können Produktinformationen in Echtzeit aktualisiert werden. So ist der Katalog immer auf dem neuesten Stand. Wenn sich beispielsweise Preise ändern oder neue Produkte hinzugefügt werden, werden diese Änderungen mit der nächsten Aktualisierung übernommen. Damit können Sie Ihre Kunden unkompliziert und schnell mit neuen Informationen über das Produktangebot versorgen und die Wahrscheinlichkeit von Kaufentscheidungen steigt.

Flexible Personalisierungsmöglichkeiten für individuelle Kataloge

Die automatisierte Verarbeitung ermöglicht es Unternehmen, ihre Kataloge leicht an verschiedene Zielgruppen oder internationale Märkte anzupassen. Wie in einem Baukastensystem, ist es möglich, bestimmte Produktgruppen hervorzuheben oder kundenspezifische Informationen wie z.B. Preise darzustellen. Diese Flexibilität in der Personalisierung ermöglicht es Unternehmen, maßgeschneiderte Kataloge zu erstellen, die genau auf die Bedürfnisse und Vorlieben ihrer Kunden zugeschnitten sind.

Effizienter Mehrkanalvertrieb für eine breite Reichweite

Die Integration mit verschiedenen Vertriebskanälen erleichtert die schnelle und einfache Veröffentlichung von Katalogen auf verschiedenen Plattformen. Ob gedruckte Kataloge, digitale Medien oder Online-Marktplätze – automatisierte Prozesse ermöglichen es Unternehmen, ihre Kataloge effizient und kostengünstig auf verschiedenen Kanälen zu verbreiten. Diese breite Reichweite erhöht die Sichtbarkeit der Produkte und erreicht eine größere Zielgruppe, was letztendlich zu mehr Verkäufen und einem höheren Umsatz führt.

Insgesamt ermöglicht ein gut strukturierter Produktkatalog aus dem ERP-System ein effizientes Management Ihrer Produkte und trägt maßgeblich zum Erfolg Ihres Unternehmens bei.

Produktkataloge automatisiert erstellen

Wenn Sie Ihren Katalog erstellen, ist eine sorgfältige Datenpflege erforderlich, um sicherzustellen, dass die im ERP-System vorhandenen Informationen korrekt und aktuell sind. Dies umfasst die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Produktinformationen, die Ergänzung fehlender Daten und die Bereinigung von inkonsistenten oder veralteten Einträgen. Eine ordnungsgemäße Datenpflege ist entscheidend, um die Qualität und Genauigkeit der extrahierten Daten für die Katalogerstellung zu gewährleisten.

Die Automatisierung des Prozesses zur Aktualisierung des Katalogs sorgt dann dafür, dass Änderungen schnell und effizient umgesetzt werden können. Darüber hinaus bieten verschiedene Veröffentlichungsoptionen, wie Online-Plattformen oder Druckversionen, Flexibilität bei der Präsentation Ihrer Produkte.

Sind die Grunddaten einmal im ERP gepflegt, lassen sich mit geringem Aufwand ein individueller Katalog wie Aktionskatalog, Restpostenkatalog oder saisonaler Katalog erstellen. Auch kundenspezifische Kataloge mit individuellen Preisen können durch die Anbindung an das ERP-System automatisch erzeugt werden.

Mit eEvolution ERP und easyPublish blitzschnell Kataloge erstellen

Mit dem eEvolution ERP und der Katalogsoftware easyPublish können Sie Produktkataloge für Print und Web unkompliziert in Rekordzeit erstellen. Die Oberflächen im Backend von eEvolution und Inhalte für den Katalog lassen sich einfach an Ihre Geschäftsbedingungen anpassen. Ein intuitiv verständliches Interface sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter das System akzeptieren und effektiv mit ihm arbeiten können.

easyPublish lässt sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren einschließlich ERP-Systemen, E-Commerce-Plattformen oder Marketing-Automation-Tools. Damit wird eine konsistente Datenverwaltung und -nutzung über alle Plattformen hinweg sichergestellt. Sie können Katalogvorlagen selbst erstellen oder bereits vorhandene aus Programmen wie Adobe InDesign integrieren.

Es lassen sich unkompliziert neue Produkte hinzufügen oder bestehende Informationen per Mausklick ändern, ohne langwierige manuelle Eingriffe durch Grafiker vornehmen zu müssen. Änderungen in der Datenquelle werden sofort in den Katalog übernommen. Das minimiert menschliche Fehler und sorgt für eine konsistente Datenqualität in Ihrem Katalog. Das verhilft Ihrem Unternehmen zu einem gut strukturierten und professionellen Auftritt.

Mit unserer Software und Anleitung werden auch Sie in Zukunft große Freude daran haben, Ihre Kataloge, Preislisten und Kundeninformationen passend zu Ihren Anforderungen zu erstellen. Nehmen Sie gern mit uns Kontakt dazu auf.