Best Practice Tipps zur ERP-Datenmigration

Die Datenmigration ist ein wichtiger und auch herausfordernder Schritt bei der Implementierung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning), denn der Prozess ist komplex und zeitaufwändig. Darum ist es wichtig diesen Schritt sorgfältig zu planen. Eine Unterschätzung des erforderlichen Zeit- und Arbeitsaufwands kann die gesamte ERP-Implementierung verzögern.

Wir geben Ihnen in diesem Artikel ein paar Best Practice Tipps, wie Sie den Prozess zur ERP-Datenmigration erfolgreich angehen.

ERP-Datenmigration ist der Prozess der Übertragung von Daten aus ihren ursprünglichen Quellen in die Datenbank des ERP-Systems. Dafür müssen die Daten oft aus einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme, Formate und Speichertypen in eine einzige, gemeinsame Struktur übertragen werden.

Vielleicht werden in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Systeme für die Geschäftsabläufe verwendet, die nur abteilungsspezifische Funktionen unterstützen wie eigenständige Buchhaltungs- oder Personalanwendungen. Vielleicht wollen Sie auch ein ERP-Altsystem ablösen und die Daten in das neue ERP-System übernehmen. Um eine erfolgreiche Datenmigration zu gewährleisten, müssen Unternehmen einen methodischen Ansatz wählen, der typischerweise das Überprüfen, Extrahieren, Bereinigen und Transformieren der Daten aus jeder dieser Anwendungen umfasst, bevor sie in die Datenbank importiert werden.[glossary_exclude]

Der Datenmigrationsprozess ist entscheidend um sicherzustellen, dass die Daten im neuen ERP-System korrekt und vollständig sind. Eine gut geplante Datenmigration ist auch eine Gelegenheit, veraltete und redundante Daten auszusondern, die in den älteren Systemen des Unternehmens lauern. Eine Unterpriorisierung der Datenmigration stellt eine nicht unerhebliche Gefahr für den Go-Live Ihres ERP-Projektes dar.

[/glossary_exclude] Um Ihr Unternehmen durch den häufig komplexen Prozess der Übertragung Ihrer Daten in das ERP-System zu führen, ist es wichtig, eine ERP-Datenmigrationsstrategie zu erstellen, die mehrere Schlüsselelemente umfasst.

1. Einbeziehen der Beteiligten

Stellen Sie eine Gruppe von Personen zusammen, die für die Entscheidung verantwortlich ist, welche Daten übertragen werden müssen und wie sie bereinigt werden. Das Migrationsteam ist in der Regel Teil Ihres gesamten ERP-Implementierungsteams und umfasst normalerweise Vertreter aus verschiedenen Unternehmensbereichen, die Einblicke in die Verwendung von Daten innerhalb ihrer Abteilungen geben können oder sich um den Migrationsprozess kümmern.

2. Analysieren und mappen Sie die Daten

Bevor die IT-Abteilung mit der Migration beginnt, sollten Sie die vorhandenen Daten gründlich analysieren. Beginnen Sie kurz vor Beginn der Implementierung damit, Prozesse zum Extrahieren und Bereinigen von Daten aus Quellsystemen zu erstellen.

Durch die Entfernung von Dubletten und Inkonsistenzen sowie die Anreicherung um fehlende Daten wird der Umzug in ein neues System deutlich erleichtert. Im Rahmen der Zuordnung der alten zur neuen Datenstruktur (Daten-Mapping), sichert ein konsequentes Vorgehen nach dem CRUD-Schema (Create, Read, Update, Delete) den reibungslosen Datentransfer.

Denken Sie darüber nach, wie die Daten im ERP-System verwendet werden, um Sie entsprechend der neuen Struktur in der ERP-Datenbank zuzuordnen. Nur so können Sie beispielsweise auch Tools für einen automatisierten Datenimport nutzen, um die Arbeit zu erleichtern.

3. Entscheiden Sie, was migriert werden soll

Eine ERP-Implementierung ist eine Gelegenheit darüber zu entscheiden, welche Daten Ihnen helfen einen besseren Einblick in das Unternehmen zu erhalten. Denken Sie also bei der Migration darüber nach, wie Daten für die Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen sowie in den einzelnen Abteilungen verwendet werden. Führen Sie eine vollständige Bestandsaufnahme der benötigten Daten durch.

Beachten Sie, dass das Importieren aller historischen Datenelemente kontraproduktiv sein kann, weil damit die Leistung im neuen System verlangsamt wird. Wenn niemand in Ihrem Team einen zwingenden Grund angeben kann, warum er bestimmte Daten im neuen System benötigt, kann auf eine Migration oft verzichtet werden.

Möglicherweise stellen Sie fest, dass ältere Systeme veraltete Informationen enthalten wie:

• Kunden, die seit Jahren nicht mehr bestellt haben
• Lieferanten, die ihr Geschäft eingestellt haben
• veraltete Produktdaten

Es wird sicherlich Informationen geben, die im neuen System möglicherweise nicht benötigt werden, sodass Sie sie abhängig von Ihren Datenaufbewahrungsrichtlinien offline oder in einem separaten System speichern können. Erstellen Sie eine Checkliste und einen Ablaufplan für die Datenmigration.

4. Migrieren, validieren und testen

Die Datenmigration ist ein kritischer Aspekt jeder erfolgreichen ERP-Implementierung. Das Übersehen von Problemen bei Datenabhängigkeiten und Integrationen kann dabei leicht zum Scheitern der Implementierung führen. Damit Sie genau das nicht erleben, ist die beste Vorgehensweise für den Integrationstest vertraute Daten zu verwenden, um schnell Ungereimtheiten zu erkennen.

Frühes und häufiges Testen kann den Erfolg einer ERP-Datenmigration sicherstellen. Hier sind ein paar Tipps:

• Beginnen Sie so früh wie möglich mit dem Testen des neuen ERP-Systems. Nutzen Sie zunächst nur kleine Mengen der migrierten Daten und bauen Sie im Laufe der Zeit schrittweise umfassendere Tests auf.
• Beginnen Sie mit repräsentativen Teilmengen von Kunden und Aufträgen und erweitern Sie den Prozess dann schrittweise, um alle Daten, Anwendungen und Verwendungen abzudecken.
• Gehen Sie Ihre Checkliste durch und führen Sie Tests durch, in denen Benutzer ihre gesamten täglichen Prozesse auf dem neuen System durchlaufen. Das deckt nicht nur Probleme und Fehler auf, sondern erhöht auch die Nutzerakzeptanz.
• Mehrfache Tests mit den Zieldatenbanken stellen sicher, dass die Ergebnisse, die vom alten Programm auf dem Quellsystem erzeugt werden, mit den Ergebnissen übereinstimmen, die die migrierten Daten auf dem Zielsystem hervorrufen.
• Während der Migration kann es zu Problemen kommen und die wiederum haben Einfluss auf die Verfügbarkeit der Systeme. Erarbeiten Sie einen Notfallplan.

Ihr neues ERP-System enthält möglicherweise Tools, die den Prozess des Importierens von Daten aus Altsystemen automatisieren. Wie bereits zuvor erwähnt, müssen Sie die Daten dafür vorbereiten. In einigen Fällen kann es sein, dass sie erst in eine Form konvertiert werden müssen, die das ERP-System erkennen kann.

[/glossary_exclude]Neben dem Anforderungsmanagement ist auch die Migration von Daten aus Altsystemen essentiell für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Da Unternehmen in der Regel auf die jeweiligen Systeme angewiesen sind und ein Abschalten über einen längeren Zeitraum nicht möglich ist, muss die Migration sorgfältig geplant und als eigenständiges Teilprojekt verstanden werden. Dabei ist es empfehlenswert, die Datenmigration zur Verbesserung der Datenqualität zu nutzen.

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