Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und der Umsetzung von Industrie 4.0 Initiativen kommen digitale Checklisten immer mehr zum Einsatz. Denn Checklisten in Papierform bergen enorme Probleme für das Qualitätsmanagement in vielen Unternehmensbereichen. Trotz größter Sorgfalt werden im Berufsalltag schnell wichtige Punkte überlesen oder vergessen. Eine Checkliste empfiehlt sich als effektives, verlässliches Instrument für die Einhaltung aller prozessualen Abläufe im Unternehmen, unabhängig von Branche oder Firmengröße.
Warum sollten Unternehmen Checklisten und Formulare digitalisieren?
Die Gefahr liegt vor allem darin, dass Formulare oder Excel-Listen unvollständig, nicht zeitnah oder gar nicht ausgefüllt werden. Auch das anschließende Erfassen in ein elektronisches System ist zeitaufwändig und kann zu Übertragungsfehlern führen.
Mit einer digitalisierten Checkliste erfolgt die Erfassung und Eingabe von Daten nur einmal. Wenn Sie eine digitale Checklisten-App verwenden, können die Mitarbeitenden die Checklisten auf einem Smartphone oder Tablet am Einsatzort ausfüllen. Das Mitnehmen eines Klemmbretts wird überflüssig, ebenso wie die ständige Suche nach einem Stift.
Digitale Checklisten sind einfacher zu aktualisieren. Anweisungen und Freigabe-Schritte sind klar aufgelistet und für die Mitarbeiter gut zu verstehen und abzuarbeiten. Das Einbetten von Erläuterungen und Anweisungen kann beispielsweise auch bei Wartungs- und Reparaturarbeiten unterstützen.
Audit-Trails sorgen für eine klare Übersicht, wann welche Checklisten ausgefüllt wurden und von wem. Sie können digitale Checklisten beispielsweise nutzen, um eine einheitliche Sicherheitskultur für Produktionsmitarbeiter oder Servicetechniker zu etablieren. Parallel können Sie die Einhaltung der Vorschriften nachweisen, falls ein Audit ansteht oder ein Versicherungsfall eintritt.
Wie funktioniert eine digitale Checkliste mit ERP-Anbindung?
Die Erfassung der Daten erfolgt mit digitalen Endgeräten unabhängig vom Einsatzort. Der Anwender wird Schritt für Schritt durch den Prüfprozess geführt. Vergessen oder Überspringen einzelner Punkte ist nicht möglich. Im Hintergrund erfolgt eine Validierung der Eingaben auf Vollständigkeit, Konsistenz und Korrektheit.
Wenn Sie die digitalen Checklisten und Formulare direkt aus Ihrem ERP heraus generieren, werden die erfassten Informationen strukturiert an das ERP-System übergeben. Dort stehen sie anschließend für unterschiedliche Zwecke wie weiterführende Recherchen, zur Reklamationsbearbeitung oder zur Ergänzung der Wartungs- und Maschinenhistorie im Backoffice zur Verfügung.
Wo werden digitale Checklisten und Formulare eingesetzt?
Elektronische Checklisten und Formulare lassen sich in vielen Unternehmensbereichen einsetzen. Wir haben nachfolgend nur ein paar Möglichkeiten für Sie zusammengestellt:
- Gefährdungsbeurteilung bei Außeneinsätzen
- Dokumentation und Nachweis von Tätigkeiten bei Serviceeinsätzen
- Wartung und Inspektionen von Maschinen und Anlagen
- Digitale Besuchsberichte, Veranstaltungs- und Messeprotokolle für den Vertrieb
- Marktforschung, z.B. Zufriedenheitsumfragen bei den Kunden
- Beurteilungsbögen in Mitarbeitergesprächen
- Dokumentationen und Prüfprotokolle für die Qualitätssicherung
u.v.m.
Welche Vorteile bieten integrierte elektronische Checklisten?
Die Verwendung von Papier und Stift für Notizen, Datenerfassung und Checklisten ist nicht nur zeitaufwändig, sondern kann auf lange Sicht auch zu Kosten- und Ressourcenineffizienz führen. Aus diesem Grund sollten Unternehmen die digitalen Möglichkeiten nutzen.
Absolute Mobilität
Durch den Umstieg auf digitale Checklisten sind notwendige Formulare über Smartphones und Tablets überall und jederzeit leicht zugänglich. Mit einer digitalen Signatur werden Dokumente darüber hinaus auch rechtssicher erstellt.
Hohe Nachhaltigkeit und weniger Kosten
Die Automatisierung von Geschäftsabläufen durch die Umstellung auf digitale Checklisten hilft Ihnen, alle unnötigen Kosten manueller Vorgänge wie Drucken, Papierkosten, Papieraufbewahrung und Dokumentenentsorgung zu eliminieren. Darüber hinaus werden Mitarbeiter sicher durch den Ausfüllprozess geführt.
Verbesserung der Genauigkeit
Eine elektronische Checkliste minimiert durch die Automatisierung menschliche Fehler, die bei der Mehrfacherfassung und -eingabe von Daten entstehen können. Audit-Trails geben Auskunft bei Revisionen. Eine Plausibilitätsprüfung sorgt für hohe Datenkonsistenz und das Befüllen aller notwendigen Felder.
Zeitersparnis und erhöhte Transparenz
Mit einer digitalen Checkliste verbringen Sie weniger Zeit mit dem Zusammenstellen, Sortieren, Analysieren und Berichten der Daten. Selbst ohne bestehende Internetverbindung können sie vor Ort ausgefüllt werden. Sobald wieder eine Netzwerkverbindung zum zentralen System vorhanden ist, werden die Checklisten und Daten automatisch synchronisiert. Das erleichtert eine schnelle Weiterverarbeitung im Backoffice.
Wie werden individuelle digitale Checklisten mit eEvolution 2023 unterstützt?
Die Einsatzszenarien für elektronische Checklisten sind überaus vielfältig. Das digitale Checklistenmanagement von eEvolution eignet sich perfekt für Außeneinsätze, Inspektionen, Wartungen und Audits, wie das nachfolgende Beispiel kurz beschreibt.
Verbesserung der Sicherheit von Mitarbeitern im Außeneinsatz
Erhöhtes Stressniveau durch häufige Wechsel von Serviceeinsätzen und ständig neue Bedingungen vor Ort gefährden die Servicetechniker im Außendienst durch Arbeitsunfälle. Eine Möglichkeit, um eine einheitliche Sicherheitskultur für Ihre Mitarbeitenden im Außeneinsatz zu etablieren, ist die Integration von Risikoanalysen in Form von Checklisten in die Arbeitsabläufe. Bevor die Techniker mit der Arbeit beginnen, können sie die Checklisten über die Service Mobile App ausfüllen. Dabei wird der Techniker Schritt für Schritt zu den möglichen Risiken befragt. Abschließend erfolgt eine Einstufung des Risikos zusammen mit detaillierten Anweisungen.
Verabschieden Sie sich von Klemmbrettern und Papierbergen.
Lassen Sie sich Ihre heutigen Serviceformulare, welche Sie zurzeit auf Papier oder mittels Word und Excel ausfüllen, einfach von uns modellieren und in Ihre bestehende eEvolution Lösung integrieren. Mit Hilfe einer digitalen Signatur können Sie Ihre Checklisten und Formulare auch rechtssicher erstellen und dieses dokumentieren.
Unsere ERP-Experten unterstützen Sie gern mit individuellen Qualitätsmanagement-Lösungen wie Serviceformularen, Wartungschecklisten, Risikobeurteilungen, Prüf- und Abnahmeprotokolle u.v.m.
Nehmen Sie doch einfach Kontakt zu uns auf und teilen Sie uns Ihre Wünsche mit.
