ERP-Implementierung: Wir vergleichen 3 Rollout-Methoden

Innovative ERP-Software (Enterprise Ressource Planning) eröffnet neue Möglichkeiten für Unternehmen. Sie bietet unter anderem die Chance, Geschäftsprozesse effizienter und schlanker zu gestalten, die Informationstransparenz zu erhöhen und den Kundenservice zu verbessern. Teilweise wird ein Einstieg in völlig neue Geschäftsmodelle möglich.

Allerdings ist der Wechsel von einem alten Unternehmensmanagementsystem zu einer modernen ERP-Lösung eine große Herausforderung und kann erhebliche Risiken mit sich bringen. Wenn Sie ein ERP-System einführen, wird der Grundstein für ein erfolgreiches ERP-Projekt bereits bei den strategischen Überlegungen im Vorfeld gelegt.

Auswahl & Nutzen eines ERP-Systems

Das Implementieren eines ERP-Systems erfordert eine systematische Vorgehensweise, die sich schon bei der Auswahl eines geeigneten Systems komplex gestalten kann. Oftmals wird ein ERP-System eingeführt, welches nur die Bewältigung der betrieblichen Aufgaben im Umfeld der Auftragsabwicklung berücksichtigt.

Vor der Auswahl eines ERP-Systems müssen zunächst die Anforderungen geklärt werden. Dies erfolgt üblicherweise durch eine Aufnahme aller Prozesse. Wenn Sie sich auf die Suche nach einer geeigneten ERP-Software begeben, sollte Sie auch weitere Nutzenaspekte im Auge behalten:

• Katalysator für die Umsetzung organisatorischer Veränderungen
• Rückgrat der Software-Landschaft im Unternehmen
• Integrationsplattform für Geschäftsprozesse und Geschäftsanwendungen
• Werkzeug für die Automatisierung von Geschäftsprozessen
• Cockpit zur Steuerung des Unternehmens
• Garant für die Qualität und Stabilität von Geschäftsprozessen
• Datendrehscheibe und zentraler Informations-Hub im Unternehmen
• Vereinheitlichung und Synchronisation von komplexen Abläufen

In unserem Blogartikel „Welche Vorteile bieten moderne ERP für KMU?“ gehen wir genauer auf weitere Nutzenaspekte ein!

Eine ERP-Software soll die Geschäftsprozesse des Unternehmens ganzheitlich unterstützen und dabei auch Branchen- und Landesspezifika berücksichtigen. Es gilt aber auch ein flexibles, prozessorientiertes ERP-System auszuwählen, das mögliche zukünftige Veränderungen im Unternehmen mitverfolgen kann.
Wenn die Auswahl für eine ERP-Software getroffen wurde, ist es an der Zeit sich mit den verschiedenen Methoden für die Einführung eines ERP-Systems zu beschäftigen. Wir haben hier für Sie die wichtigsten Strategien für den Rollout des ERP-Projekts zusammengestellt.

Vergleich von verschiedenen Rollout-Strategien bei der ERP-Implementierung

Die Definition einer Rollout-Strategie zu Beginn Ihrer ERP-Implementierung spielt eine große Rolle, um die Systemumstellung und den Gesamtprozess für alle Beteiligten am ERP-Projekt so positiv wie möglich zu gestalten.

Zu den bekanntesten ERP-Rollout-Methoden gehören:

• Big-Bang-Ansatz
• Stufenweiser Rollout
• Parallele Einführung

Damit Sie eine bessere Entscheidung treffen können, stellen wir Ihnen die Stärken und Schwächen dieser drei Implementierungsmethoden vor.

Der Big-Bang Ansatz bei der ERP-Implementierung

Das neue ERP-System inklusive aller Module wird bei dieser Methode in der gesamten Organisation auf einmal eingeführt und ist damit die schnellste Möglichkeit für eine ERP-Einführung. Damit es nicht wirklich zum großen Knall kommt, setzt diese Methode eine extrem sorgfältige Planung voraus. Hier ein kurzer Blick auf die Vorteile und Risiken.

Vorteile

• Niedrigere Implementierungs- und Betriebskosten
• Schnelle Bereitstellung des neuen ERP-Systems
• Einfache Handhabung, da nicht zwei Systeme parallel gepflegt werden müssen
• Jeder kann sich mental auf die Einführung vorbereiten
• Ganzheitliche Schulungen

Risiken

• Erfordert sehr sorgfältige Planung in Bezug auf Datenmigration und Ausweichmöglichkeiten
• Schwierigere Verwaltung durch mehrere Abhängigkeiten
• Ausfälle können sich kaskadenartig auf andere Systeme auswirken
• Mitarbeiter haben weniger Zeit, sich mit dem neuen System vertraut zu machen
• Schnelles Änderungsmanagement und intensive Schulungen erforderlich

Der stufenweise oder phasenweise Rollout bei der ERP-Einführung

Der Unterschied zur Big-Bang-Methode besteht darin, dass die Veränderungen nicht auf einmal stattfinden, sondern in einer Reihe vorher festgelegter Schritte und über einen bestimmten Zeitraum hinweg. Zum Beispiel könnte eine ERP-Implementierung nach Modulen, Geschäftsbereichen oder Standorten vorgenommen werden.

Phasenweiser Rollout nach ERP-Modulen

Dies ist der häufigste Ansatz bei der ERP-Einführung. Die ERP-Module werden eines nach dem anderen implementiert. Bei diesem Ansatz wird empfohlen, mit den Kerngeschäftsfunktionen zu beginnen, die für den täglichen Betrieb notwendig sind, um dann nach und nach weitere Module und ERP-Funktionen hinzuzufügen. Es ist auch möglich, besonders kritische Module zuerst einzuführen. Dahinter steht die Überlegung, dass Sie die Feinheiten des Systems viel früher kennenlernen, wodurch Sie besser auf die weiteren Implementierungen in jeder nachfolgenden Phase des ERP-Projekts vorbereitet sind.

Stufenweiser Rollout nach Geschäftsbereichen

Dieser Ansatz wird meistens von größeren Unternehmen und Organisationen verfolgt. Hier wird die ERP-Implementierung in einem oder mehreren Geschäftsbereichen oder Abteilungen nacheinander durchgeführt. So wird beispielsweise mit der Materialwirtschaft begonnen, danach erfolgt die Bestandsführung, dann die Produktion usw. Ihr Team kann mit jeder Implementierung mehr Erfahrung sammeln und die nachfolgenden Phasen werden effizienter umgesetzt

Phasenweiser Rollout nach geografischen Gesichtspunkten

Für Unternehmen mit mehreren Standorten ist ein phasenweiser Rollout nach geografischen Gesichtspunkten ein gängiger Ansatz für eine ERP-Einführung. Sie beginnen zum Beispiel mit der Implementierung in Deutschland und gehen dann langsam zu anderen Regionen und geografischen Standorten Ihres Unternehmens über. Die Herausforderung besteht darin, sich zumindest auf einen gemeinsamen Geschäftsansatz zu einigen, der mindestens 80 % der Prozesse ausmacht. Die restlichen 20 % können an die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Region angepasst werden. Diese Methode wird auch als Pilot-Ansatz bezeichnet.

Schauen wir uns nun die Vor- und Nachteile für den stufenweisen Rollout bei der ERP-Implementierung an.

Vorteile

• Risikoreduzierung, da Projekte in überschaubare Teile und Module unterteilt werden
• Weniger Planung für Ausweichmöglichkeiten erforderlich
• Bietet Zeit, um das Gelernte zu konsolidieren, so dass nachfolgende Phasen reibungsloser verlaufen
• Mehr Zeit für Anpassungen
• Kleineres Implementierungsteam
• Verringerung der Komplexität, da weniger Funktionen beim Start benötigt werden

Risiken

• Gesamtkosten könnten höher sein, da mehr Zeit benötigt wird
• Motivation oder Fokussierung können mit der Zeit nachlassen
• Längere Implementierungszeit kann zu Spannungen zwischen Stakeholdern führen
• Schulungen müssen mehrfach durchgeführt werden

Parallele Einführung eines neuen ERP-Systems

Wie der Name schon sagt, bedeutet die parallele Implementierung, dass zwei Systeme gleichzeitig betrieben werden, bis das Unternehmen bereit ist, komplett von alt auf neu umzusteigen. Da die beiden Systeme parallel laufen, können die Anwender das neue ERP-System erlernen, während sie ihre regulären Arbeitstätigkeiten im alten System ausführen. Sobald das neue System alle Anforderungen erfüllt, wird das alte System abgeschaltet. Klingt gut? Aber auch im Parallelbetrieb gibt es Vorteile und Risiken.

Vorteile

• Minimales Risiko
• Im Falle eines unvorhergesehenen Ausfalls des neuen ERP-Systems läuft das alte System weiter
• Erfordert keine sehr aufwändige Planung in Bezug auf Ausweichmöglichkeiten
• Das neue System kann gegen das alte getestet und verglichen werden

Nachteile

• Höhere Implementierungs- und Gesamtbetriebskosten, da in zwei Systemen Daten gepflegt werden
• Umständliche Abstimmung und zusätzlicher Stress
• Benutzer neigen dazu, die Systeme zu vergleichen und nehmen evtl. eine unnötig negative Haltung gegenüber dem neuen System ein
• Anwender haben Probleme sich vom alten System zu lösen

Grundsätzlich lässt sich feststellen, dass es kein Patentrezept für die ERP-Implementierung gibt. Alle drei vorgestellten Rollout-Methoden haben ihre Vorteile, aber auch Risiken. Darum erfordert die Implementierung einer neuen ERP-Lösung erfordert eine sorgfältige Planung und Analyse sowie Produktkenntnisse und Fachwissen.

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