ERP-Module: Die häufigsten integrierten Funktionen

Das Herzstück jedes ERP-Systems ist eine gemeinsam genutzte Datenbank, die es Mitarbeitern im gesamten Unternehmen ermöglicht, sich auf dieselben, konsistenten Informationen zu verlassen. Dafür ist es essentiell, dass alle geschäftsspezifischen Softwareanwendungen darin integriert sind oder direkt vom System durch integrierte ERP-Module und Funktionen bereitgestellt werden.

Ist dies nicht der Fall, gibt es keine einheitliche Datenbasis und Synergien bei verzahnten Geschäftsprozessen können nicht genutzt werden. Hinzu kommt, dass einzeln betriebene Anwendungen häufig weder ordnungsgemäß gesichert noch überwacht werden.

Welche Funktionen werden am häufigsten im ERP integriert?

Ein ERP-System mit integrierten Funktionen und Modulen passend zum Unternehmen stellt eine Komplettlösung für sämtliche Geschäftsprozesse dar.

Im Rahmen einer schnellen Einführungsmethodik wird häufig mit einer ERP-Basisversion gestartet, die alle wichtigen Funktionen der Warenwirtschaft beinhaltet. Moderne Systeme bieten meistens zahlreiche Möglichkeiten, den Funktionsumfang durch zusätzliche ERP-Module oder Schnittstellen zu anderen Anwendungen zu erweitern.

So können Unternehmen je nach Schwerpunkt und Ausrichtung ihrer Kernprozesse hilfreiche Zusatzfunktionen für einzelne Unternehmensbereiche wie Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb, Personalwesen, Service Management und Rechnungswesen integrieren. Darüber hinaus lassen sich auch weitere Anwendungen wie Dokumentenmanagement, Onlineshops oder Business-Intelligence-Lösungen für eine flexible und detaillierte Datenauswertung per Schnittstelle einbinden.

Im Folgenden gehen wir auf die sieben ERP-Module ein, die am häufigsten in Unternehmen benötigt und genutzt werden.

Erweiterung des klassischen Funktionsumfangs durch ERP-Module

Lager und Logistik: Intelligente Lagerverwaltung und Bestandskontrolle

Eine optimale Bestandsverwaltung hilft Unternehmen, die Verfügbarkeit der wichtigsten Teile und Verbrauchsmaterialien, die sie z.B. zum Erreichen ihrer Produktionsziele benötigen, genauer im Blick zu behalten. Somit können notwendige Beschaffungs- oder Lagerprozesse direkt aus dem Modul heraus angestoßen werden.

ERP-Module für Lager und Logistik liefern tiefgreifende Echtzeit-Einblicke zum Lagerbestand, mit denen Sie Bedarfsprognosen erstellen und Trends erkennen können, die für das Supply Chain Management wichtig sind. Darüber hinaus können weitaus spezifischere Informationen wie z. B. Verfallsdaten geliefert werden. Damit sind eine viel genauere Planung, Steuerung, Verwaltung und Kontrolle der Materialbestände möglich.

Dazu gehört auch die Funktionserweiterung durch eine mobile Datenerfassung. Mit MDE-Geräten können Lagermitarbeitende die Ein- und Auslagerungen digital steuern und verbuchen. Durch die integrierte Bestandsführung gibt es eine verlässliche Auskunft zum Lagerbestand Ihrer Artikel. Damit verkürzen Sie nicht nur erheblich die Durchlaufzeiten der Aufträge und verringern die Fehlerquote, sondern Sie steuern alle beteiligten Logistikprozesse – von der Beschaffung bis zur Auslieferung.

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Produktion: Effiziente Prozesse in der Produktionsplanung

ERP-Module für die Produktionsplanung- und Produktionssteuerung (PPS) dienen der gezielten, gleichmäßigen, wirtschaftlichen Auslastung von Betriebsmitteln. Auftragsdurchlaufzeiten und Auslastung der Produktionskapazitäten lassen sich beispielsweise mit einer Produktionsplantafel verwalten, verfolgen und visualisieren. ERP-Systeme ergänzen diese Planung sowohl um personelle als auch finanzielle Ressourcen.

Durch die Verknüpfung von Warenwirtschaft und Produktion gelingt es, die Bedarfsstände bestmöglich zu planen und die wirtschaftlichen Betriebsmittel optimal einzusetzen und zu koordinieren. Eine Integration beider Systeme ist daher unabdingbar für eine effiziente Prozessplanung in der Produktion. So gelingt die Bereitstellung von aktuellen Daten zu Lagerbeständen und zur Materialverfügbarkeit, die von den Anwendern eingesehen und aktualisiert werden können.

Zu den weiteren Funktionen über die ERP-Grenzen hinaus zählen Betriebsdatenerfassungssysteme (BDE). Sie erlauben die genaue Erfassung und detaillierte Abbildung der IST-Daten von Produktionsprozessen und auch der dabei eingesetzten Maschinen.

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Service Management: Hohe Transparenz und Produktivität im Kundenservice

Herausragender Kundenservice erfordert die Fähigkeit, dass alle Informationen greifbar sind, wenn eine Kundendienstleistung durchgeführt wird. Unabhängig davon, ob es sich um eine Service- und Reparaturanfrage oder eine Reklamation hinsichtlich der Qualität handelt, können spezielle ERP-Module für das Service Management dazu beitragen, den Kundenservice zu standardisieren und eine zentrale Kundendatenquelle über alle operativen Bereiche hinweg zu schaffen.

Dabei ist es besonders praktisch und effizient, wenn den Technikern vor Ort alle notwendigen Informationen über eine App zur Verfügung stehen, die auf Smartphones, Tablets oder Notebooks installiert ist. So werden Servicetechniker mit Daten über Serviceaufträge, von der Auftragshistorie bis hin zu benötigten Ersatzteilen und technischen Eigenschaften der Wartungsobjekte versorgt.

Von der Planung und Umsetzung von Arbeitsaufträgen, Verwaltung von Ersatzteilen und Werkzeugen, bis hin zu Verträgen, Garantien, Rechnungsstellung und Berichtswesen sorgt eine ganzheitlich vernetzte Service-Management-Lösung auch nach dem Kauf für höchste Kundenzufriedenheit.

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Vertrieb und CRM: Verbesserter Kundenservice sorgt für langfristige Kundenbindung

Ein ERP-System kann dazu beitragen, die Gesamterfahrung des Kunden mit Ihrem Unternehmen zu verbessern. Dabei wird nicht nur die Pflege von Kundendaten erleichtert, sondern es werden insbesondere sich wiederholende Funktionen bei der Auftragsbearbeitung genutzt.

Die meisten ERP-Systeme enthalten auch Funktionen zur Verbesserung des Customer Relationship Managements (CRM), die bei der Kundenpflege und Kundengewinnung den eigenen Aufwand reduzieren und für einen einheitlichen 360°-Blick auf den Kunden sorgen. Die Software kann Kundentransaktionen, Bestellungen, Beschwerden, Serviceanfragen und mehr verfolgen. Sie speichert auch Daten für Vertriebskontakte und ermöglicht dem Vertriebsteam über eine zentrale Datenbank den Zugriff auf Kundendaten – mit einer Mobillösung sogar flexibel von jedem Ort in der Welt.

Während diese Funktionen dazu beitragen, den Kundenservice und den Umsatz zu steigern, ist der wahre Vorteil der Einblick, der durch detaillierte Kundenanalysen bereitgestellt wird. Das Verfolgen von Kundenreaktionen und der Einsatz von gezieltem Marketing führen zu einer erhöhten Kundenbindung und -akquise.

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Rechnungswesen: Von Buchhaltung über Kostenrechnung bis zum Controlling

Im ERP-Modul Rechnungswesen befindet sich beispielsweise die Anlagenbuchhaltung, die Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Es gibt ERP-Systeme, die eine integrierte Finanzbuchhaltung anbieten oder es können Softwarelösungen von Drittanbietern (z.B. DATEV) per Schnittstelle angekoppelt werden.

Ist das Rechnungswesen über eine Drittanbieterlösung realisiert, ist eine sehr enge Kopplung beider Systeme nötig, da zwischen den Funktionen Einkauf, Verkauf und Personalwirtschaft eine starke Vernetzung bzw. Abhängigkeit gegeben ist. ERP-übergreifende Funktionsbereiche sind hier beispielsweise die Anbindung an Banken, DATEV und an Programme zur Kennzahlenermittlung. Durch die Verknüpfung sämtlicher Daten sind auch ad hoc Statistiken, Kennzahlen und Auswertungen für das Controlling unkompliziert verfügbar.

Jedes Land hat seine eigenen gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf den Geschäftsbetrieb, einschließlich Finanzprozesse, Steuern und Datenschutz. ERP-Software hilft Unternehmen dabei, diese Vorschriften einzuhalten. Mit regelmäßigen Updates wird zudem sichergestellt, dass die ERP-Software den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

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E-Commerce: Automatisierung von Routineaufgaben zur Steuerung der Warenströme

E-Commerce-Integrationen gehören häufig zu den ersten Anwendungen, die in einem ERP eingebunden werden. Gerade wenn die Onlineumsätze steigen, wird eine Synchronisation von Daten zwischen ERP und Shop immer wichtiger.

Durch die automatisierten Aktualisierungen von Produktinformationen, Beständen, Preisen und Erfüllungsstatus lassen sich nicht nur die Betriebskosten senken, sondern auch das Kundenerlebnis verbessern. Durch detaillierte Einblicke in das Kundenverhalten erhalten Sie Auskunft, welche Produkte bei den Kunden beliebt sind. Mit einer entsprechenden Bestandsführung können sie sicherstellen, dass diese jederzeit ausreichend verfügbar sind. Gleichzeitig erkennen Sie, wo die Verkaufsstrategie möglicherweise verbessert werden muss.

Mit dem ERP-Modul E-Commerce können Sie sämtliche Vertriebskanäle zentral steuern. So werden Sie Ihre Unternehmensprozesse vereinfachen und Ihre Produkte dort verkaufen, wo Ihre Kunden sind – ob mit intelligenten Kassensystemen am POS, im Onlineshop, über Social Media oder anderen digitalen Marktplätzen. Die Omnichannel-Daten lassen sich mit entsprechenden Schnittstellen in das gesamte Datennetzwerk integrieren und stehen für weitere Auswertungen aber auch vielfältige Prozessautomationen zur Verfügung.

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Business Intelligence (BI): Entscheidungen auf solider Datenbasis treffen

Eine gründliche Analyse der Geschäftsdaten ist für jedes Unternehmen wichtig, um schnell fundierte Entscheidungen und Vorhersagen treffen zu können. Die Daten, die für die Durchführung von Analysen benötigt werden, sind in der Regel bereits weitestgehend in der ERP-Software vorhanden, aber leider oftmals nicht in abrufbarer Form.

Um diesen Datenschatz zu heben und effektiv zu analysieren, ist eine ERP-integrierte BI-Lösung ein hervorragendes Werkzeug. ERP-Module für Business Intelligence bieten tiefe Einblicke in Echtzeitdaten und ermöglichen die Nutzung historischer Daten für vorausschauende Analysen und Prozessmodellierungen.

ERP und BI unterstützen unterschiedliche Ebenen der Entscheidungsfindung. ERP-Systeme bieten den größten Mehrwert auf operativer Ebene. Sie geben Unternehmen einen genauen Überblick darüber, wie Unternehmensbereiche im Moment funktionieren. BI analysiert diese und andere Daten und hilft Unternehmen dabei, tiefer in ihre Leistungskennzahlen einzutauchen. Das ist der effektivste Weg vom Tagesgeschäft in die strategische Planung.

So unterstützt ein BI-Modul mit entsprechenden Analysefunktionen beispielsweise bei der Berechnung von Kosteneinsparungen, Lagerbestandsprognosen oder auch bei der Ermittlung wichtiger Kennzahlen. Zusammengefasst hilft eine integrierte BI-Lösung dabei, schneller fundiertere Entscheidungen zu treffen und in einem wettbewerbsintensiven Umfeld besser zu bestehen.

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Entscheiden Sie sich für ein ERP-System, das sich an Ihre Bedürfnisse anpasst

Alle genannten Funktionsbereiche haben gemein, dass Sie Informationen benötigen oder nützliche Informationen aus dem ERP-System zur Verfügung stellen können. Um diesen Informations- bzw. Datenaustausch zu bewerkstelligen, gibt es viele Möglichkeiten, um vor- oder nachgelagerte Systeme anzubinden. Welche konkreten ERP-Module und Funktionen dabei im Einzelfall benötigt werden, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Entscheidend ist, wie flexibel und anpassbar Ihr ERP-System ist.

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