Die GoBD Verfahrensdokumentation beschreibt die gesetzlichen Anforderungen an die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von digitalen Aufzeichnungen. Sie dient nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern optimiert auch interne Prozesse und schafft Transparenz. Uns erreicht immer wieder die Frage, wie Unternehmen diese Anforderungen effizient und rechtssicher umsetzen können.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Anforderungen die GoBD an die Verfahrensdokumentation stellt, warum ein professionelles DMS wie ELO die ideale Grundlage bietet und wie Sie die Dokumentation nicht nur gesetzeskonform, sondern auch zukunftssicher gestalten können.
Was ist eine GoBD Verfahrensdokumentation und warum ist sie wichtig?
Die GoBD Verfahrensdokumentation ist ein essenzieller Bestandteil der Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben in Deutschland. Sie beschreibt detailliert, wie elektronische Buchführungs- und Archivierungssysteme betrieben werden, um die Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zu erfüllen.
Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Prozesse zur Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von steuerrelevanten Daten nachvollziehbar und prüfungssicher zu dokumentieren.
Kernelemente der GoBD
- Unveränderbarkeit: Daten dürfen nach ihrer Erstellung nicht mehr verändert werden.
- Nachvollziehbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos dokumentiert sein.
- Zugänglichkeit: Daten müssen für Prüfungen jederzeit verfügbar und lesbar sein.
- Aufbewahrungsfristen: Steuerlich relevante Unterlagen müssen mindestens zehn Jahre archiviert werden.
Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie ELO Enterprise Content Management nutzen oder einführen möchten, müssen Sie gewährleisten, dass Sie eine klare und strukturierte Verfahrensdokumentation erstellen. Diese Dokumentation ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern bietet auch eine Grundlage für Transparenz und Effizienz.
Die zentralen Bestandteile einer GoBD Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Daten erstellt, bearbeitet, gespeichert und archiviert werden. Sie ist essenziell, um die Einhaltung der GoBD nachzuweisen. Alle Mitarbeiter, die mit der Archivierung von Daten betraut sind, sollten regelmäßig geschult werden, um die Anforderungen der GoBD zu verstehen und umzusetzen.
1. Allgemeine Beschreibung des Systems
Die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD sollte mit einer allgemeinen Systembeschreibung beginnen. Diese umfasst:
- Eine Übersicht über das genutzte Dokumentenmanagementsystem (z. B. ELO ECM).
- Die Zielsetzung des Systems, wie die Verbesserung der Effizienz und Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
- Die Verantwortlichkeiten der Systemnutzer und Administratoren.
2. Beschreibung der organisatorischen Prozesse
In diesem Abschnitt wird dargelegt, wie die Prozesse innerhalb des Unternehmens organisiert sind, insbesondere:
- Dokumentenerstellung und -erfassung: Welche Schritte sind notwendig, um Dokumente zu erstellen und digital zu erfassen?
- Archivierung: Wie werden die Dokumente im System gespeichert und gesichert?
- Änderungsmanagement: Welche Protokolle existieren, um Änderungen an Dokumenten nachzuverfolgen?
3. Technische Systembeschreibung
Hier sollten die technischen Aspekte des Dokumentenmanagementsystems detailliert beschrieben werden, darunter:
- Die Systemarchitektur und genutzte Technologien.
- Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung und Zugriffsrechte.
- Die Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP- oder Buchhaltungssoftware.
Best Practices für die Erstellung einer GoBD Verfahrensdokumentation
1. Frühzeitige Planung und Analyse
Bevor Sie mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation beginnen, sollten Sie eine umfassende Analyse Ihrer bestehenden Prozesse durchführen. Ziel ist es, Schwachstellen zu identifizieren und Optimierungspotenziale zu nutzen.
2. Klare Struktur und Gliederung
Eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation erleichtert nicht nur die Prüfung durch Steuerbehörden, sondern auch die interne Nutzung.
- Einleitung: Ziel und Zweck der Verfahrensdokumentation.
- Systembeschreibung: Übersicht über das eingesetzte DMS und dessen Funktionen.
- Organisatorische Prozesse: Beschreibung der Abläufe zur Dokumentenerfassung, -verarbeitung und -archivierung.
- Technische Details: Darstellung der Systemarchitektur, Sicherheitsmechanismen und Schnittstellen.
- Änderungsmanagement: Protokollierung und Nachverfolgung von Änderungen.
- Verantwortlichkeiten: Zuständigkeiten der beteiligten Personen und Abteilungen.
3. Zusammenarbeit mit Experten
Die Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation erfordert spezifisches Fachwissen. Ziehen Sie daher externe Berater oder Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen hinzu, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
4. Regelmäßige Aktualisierung
Da sich gesetzliche Vorgaben und interne Prozesse ändern können, ist es wichtig, die Verfahrensdokumentation regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. So stellen Sie sicher, dass sie stets den aktuellen Anforderungen entspricht.
Integration in bestehende Systeme
ELO ECM lässt sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Die Plattform bietet Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen wie das eEvolution ERP und ermöglicht so einen reibungslosen Datenaustausch. Dies erleichtert die Umsetzung der GoBD-Anforderungen erheblich, da die relevanten Daten zentral erfasst und verarbeitet werden können.
Die Rolle von ELO ECM in der GoBD Verfahrensdokumentation
Warum ELO ECM eine ideale Lösung bietet
Das ELO Enterprise Content Management System ist eine leistungsstarke Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Automatisierte digitale Workflows: Prozesse wie die Dokumentenerfassung und -archivierung können effizient automatisiert werden.
- Revisionssichere Archivierung: ELO gewährleistet, dass alle gespeicherten Dokumente unveränderbar und vollständig nachvollziehbar sind. Alle Zugriffe werden automatisch protokolliert.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Bedienung und sorgt dafür, dass Mitarbeiter ohne großen Schulungsaufwand effektiv mit dem System arbeiten können.
- Skalierbarkeit: ELO ECM wächst mit den Anforderungen Ihres Unternehmens. Ob kleine Teams oder große Organisationen – das System passt sich flexibel an.
- Sicherheitsfunktionen: Mit robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollmechanismen schützt ELO Ihre sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff.
- Mobilität: Dank mobiler Lösungen können Mitarbeiter auch von unterwegs auf wichtige Dokumente zugreifen und Prozesse bearbeiten.
Mit diesen Funktionen stellt ELO ECM sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen der GoBD erfüllt, sondern auch eine zukunftssichere, effiziente und digitale Dokumentenverwaltung implementiert.
Vorteile einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation mit ELO
Rechtssicherheit
Mit einer professionellen Verfahrensdokumentation erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen und vermeiden potenzielle Strafen oder Steuernachzahlungen. Eine ordnungsgemäße Archivierung minimiert das Risiko von Beanstandungen durch die Finanzbehörden. ELO unterstützt auch das ersetzende Scannen, um papiergebundene Dokumente digital zu erfassen, elektronisch weiterzuverarbeiten und rechtssicher zu speichern.
Effizienzsteigerung
Die Automatisierung von Prozessen durch ELO ECM reduziert den manuellen Aufwand und erhöht die Produktivität. Es ermöglicht einen schnellen Zugriff auf benötigte Dokumente und reduziert den Verwaltungsaufwand.
Verbesserte Transparenz
Eine strukturierte Verfahrensdokumentation schafft Klarheit über die internen Abläufe und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Kunden und Geschäftspartner schätzen die Professionalität und Compliance eines Unternehmens.
Darüber hinaus unterstützt ELO die Nutzung von digitalen Signaturen und Zeitstempeln, wodurch rechtssichere und GoBD-konforme Dokumentenfreigaben sowie -unterzeichnungen direkt innerhalb des Systems ermöglicht werden.
Perfekte Kombination: GoBD Verfahrensdokumentation und ELO
Die Erstellung einer GoBD Verfahrensdokumentation ist für Unternehmen, die ein Dokumentenmanagementsystem wie die ECM-Software ELO nutzen oder einführen möchten, unerlässlich. Sie gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile in Bezug auf Effizienz und Transparenz.
Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation oder bei der Implementierung eines DMS benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Vorteile von ELO ECM und unsere Dienstleistungen zu erfahren.
In unserem Termin erläutern wir Ihnen gern bei einer Demo ausführlich die zahlreichen Möglichkeiten, die ELO für Ihr Dokumentenmanagement bietet.
