Die Inventur ist bei keinem Unternehmen beliebt, aber für bilanzierende Unternehmen ist es Pflicht, einmal im Jahr eine Inventur durchzuführen. Dabei hat eine korrekte körperliche Bestandsaufnahme auch Vorteile. Neben Soll-Ist-Abweichungen in den Beständen können dadurch auch Fehler in Warenbestellprozessen transparent werden.
Die Durchführung einer physischen Inventur kommt auch Ihren Kunden zugute. Aktualisierte Lagerbestände stellen sicher, dass Sie Ihre Aufträge genau und zuverlässig terminieren können. Alles gute Gründe sich mal genauer mit der Inventur zu befassen.
Was ist eine Inventur?
Bei einer Inventur werden das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen, bestehend aus Vorräten, Forderungen, Wertpapieren und liquiden Mitteln, zu einem Stichtag erfasst. Die Bestandsaufnahme erfolgt in einem Soll-Ist-Vergleich mit dem Ziel alle vorhandenen Werte eines Unternehmens zu ermitteln. Dafür wird eine Liste über alle Vermögensgegenstände erstellt, die als Inventar bezeichnet wird. Sie dient als Grundlage für die Erstellung einer Bilanz.
Besonders aufwändig ist meistens die Feststellung des Vorratsvermögens. Hierbei werden die Bestände durch mühevolles und zeitraubendes Wiegen, Messen oder Zählen quantifiziert und in einer Inventurliste erfasst. Zu den Beständen zählen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie unfertige und fertige Erzeugnisse.
Welche Inventurverfahren gibt es?
Grundsätzlich unterschieden werden drei verschiedene Inventurverfahren:
1. Körperliche Inventur
Dabei werden in einem Unternehmen alle materiellen Vermögensgegenstände durch Zählen, Messen, Wiegen und Schätzen erfasst, die nicht Bestandteil der Anlageninventur sind.
2. Anlageninventur
Bei der Anlageninventur wird der Wert des Anlagevermögens festgestellt. Dazu zählen alle dauerhaften Vermögenswerte im Unternehmen mit Anschaffungs- oder Herstellkosten von über 1.000 € wie Maschinen und Anlagen, Fuhrpark oder Büroeinrichtung.
3. Buchinventur
Mit Hilfe von Belegen, Aufzeichnungen und Buchwerten zum Stichtag werden alle immateriellen Vermögensgegenstände wie Bankeinlagen, Forderungen und Verbindlichkeiten ermittelt.
Was muss bei einer Inventur beachtet werden?
Damit Ihre Inventur als rechtmäßig anerkannt wird, sind verschiedene Punkte zu beachten, wie zum Beispiel:
- Alle Vermögensgegenstände und Schulden müssen lückenlos und fehlerfrei erfasst werden.
- Alle Güter sind einzeln zu erfassen und Doppelzählungen zu vermeiden.
- Dazu müssen die Inventurverfahren ordnungsgemäß durchgeführt werden. Alle Güter sind nach ihrer Art, Menge und ihrem Wert korrekt anzugeben.
- Das Inventar muss so aufgestellt werden, dass es von einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollzogen werden kann. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Mengenangaben vorhanden und die gewählten Bezeichnungen nachvollziehbar sind.
Wichtige gesetzlichen Bestimmungen sind beispielsweise hier verankert
- Handelsrechtliche Regelungen: § 240 ff. HGB (Inventar sowie Inventurvereinfachungsverfahren)
- Steuerrechtliche Regelungen: § 140 ff. AO (Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten)
- Richtlinie zur Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens: R 5.3 ff. EStG
Welche Inventurarten gibt es?
Es gibt vier Arten zur Durchführung der Inventur, die sich auch untereinander kombinieren lassen. Die beiden am häufigsten verwendeten sind jedoch die Stichtagsinventur und die permanente Inventur.
Stichtagsinventur
Bei der Stichtagsinventur werden alle Bestände im Unternehmen an einem bestimmten Stichtag mengen- und wertmäßig erfasst. In der Regel passiert das zum Ende des Geschäftsjahrs, meistens zum 31. Dezember. Dabei werden die Bestände physisch gezählt, gewogen, gemessen oder ggf. auch geschätzt. Der Gesetzgeber lässt dafür einen Zeitraum von 10 Tagen vor oder nach dem Stichtag zu. Dadurch kann die Bestandserfassung flexibler durchgeführt werden.
Permanente Inventur
Unternehmen, die ihre Bestände im Lager mit einem ERP-System verwalten, können eine permanente oder auch rollende Inventur durchführen. Dabei werden alle Zu- und Abgänge im laufenden Geschäftsjahr vollständig permanent im System erfasst. Dennoch muss jeder Bestand zu einem beliebigen Zeitpunkt im Jahr auch einmal physisch gezählt werden, um Abweichungen zwischen Soll- und Istbestand zu ermitteln. Diese körperliche Inventur ist der Starttermin für das Fortschreiben des jeweiligen Bestandes. All das funktioniert nur mit einer guten Lagerbuchhaltung.
Verlegte Inventur
Unternehmen mit saisonbedingt hohen Warenbeständen um den Jahreswechsel, können nach Rücksprache mit dem Finanzamt, die körperliche Inventur auf drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag verlegen. Dabei muss darauf geachtet werden, dass eine genaue wert- und mengenmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung des Bestands zum Bilanzstichtag erfolgt.
Stichprobeninventur
Bei einem extrem großen und umfangreichen Warenbestand können Unternehmen beim Finanzamt eine Stichprobeninventur beantragen. Sie ist zulässig, wenn der vorhandene Warenbestand nach Art, Wert und Menge mit Hilfe von Stichproben durch mathematisch-statistische Verfahren ermittelt werden kann. Dafür muss gewährleistet sein, dass die Stichproben repräsentativ ausgewählt sind und valide mathematisch-statistische Verfahren für die Ermittlung der Werte angewendet werden. Dieses Verfahren kommt häufig bei größeren Unternehmen zum Einsatz.
Wie wird eine Inventur durchgeführt?
Wenn Sie Ihre Inventur durchführen, müssen Sie wissen, wie Sie die Inventur organisieren, was Sie erfassen und wie Sie die erfassten Vermögensgegenstände bewerten.
Bereits im Vorfeld einer Inventur müssen einige organisatorische Maßnahmen getroffen werden. Neben der Bestimmung eines verantwortlichen Inventurleiters, sind der Inventurtermin, die Inventurdauer, die Inventurverfahren und Aufnahmebereiche zu benennen. Bereits im Vorfeld können sich Unternehmen die Inventur erleichtern, indem Bestände übersichtlich angeordnet und gut gekennzeichnet sind.
Bei der Einteilung der Inventurhelfenden ist darauf zu achten, dass diese Personen möglichst sonst keinen Zugang zum jeweiligen Inventurbereich haben, um Manipulationen vorzubeugen. Die Bestandsaufnahme erfolgt immer in einem Tandem, bestehend aus Zähler und Schreiber.
Die Teams sollten entsprechend geschult sein, damit sie in der Lage sind, die Bestände korrekt in der Inventurliste zu erfassen. Dieses kann anstatt mit Zettel und Stift auch mit Hilfe von MDE-Geräten, Smartphones oder anderen mobilen Endgeräten erfolgen. Über die mobile Software können die Daten in Echtzeit direkt an ein angeschlossenes ERP-System übergeben werden.
Erfasste Bestände sind als aufgenommen zu kennzeichnen, um Doppelzählungen zu vermeiden. Während der Bestandsaufnahme dürfen an den Aufnahmeorten keine Materialbewegungen vorgenommen werden. Bei unfertigen Erzeugnissen ist der Fertigungsgrad aufzunehmen. Ist die Inventur beendet, ist ein Prüfer für die Abnahme verantwortlich. Er kontrolliert, ob alle Aufnahmebereiche abgearbeitet wurden und die Zähllisten korrekt sowie vollständig ausgefüllt sind.
Der ordnungsgemäße Abschluss der Inventur umfasst eine umfassende Prüfung von Abweichungen zwischen den per Inventur ermittelten Beständen und den Beständen laut ERP-System. Bei Inventurdifferenzen sollten diese genauestens untersucht werden, um zum Beispiel den Ursachen von Warenschwund oder Bestandsüberhang auf den Grund zu gehen. Die im Zuge der Inventur erfassten Wirtschaftsgüter müssen auf den Abschlussstichtag bewertet werden.
Wie kann das ERP-System eEvolution die Bestandsaufnahme und Inventur erleichtern?
Mit dem Inventur Modul von eEvolution werden Sie perfekt bei Ihrer Stichtagsinventur oder permanenten Inventur unterstützt. Die Stichtagsinventur erfasst in der Regel den gesamten Lagerbestand aller Eigentumslager. Es ist jedoch auch möglich, die Inventur auf bestimmte Lagerorte, Warengruppen und Artikelgruppen einzuschränken. Auch die permanente Inventur wird nicht automatisch über alle Lager durchgeführt, sondern Sie wählen die benötigten Lager und Lagerplätze aus.
Auf den Zähllisten werden pro Lager oder Lagerplatz die zugeordneten Artikel ausgegeben. Es besteht die Möglichkeit, seriennummern- und chargengeführte Artikel zu erfassen. Mit Hilfe der Differenzliste werden Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Bestand sofort transparent.
Der neue Inventurzählbestand lässt sich per Knopfdruck in den Artikelstamm zurückschreiben. Die Artikelbewertung wird pro Lager vorgenommen. Dadurch kann ein Artikel auf jedem Lager einen anderen Bewertungspreis haben kann. So kann beispielsweise der geringere Warenwert eines auf dem Schrottlager liegenden Artikels berücksichtigt werden.
Digitalisieren Sie Ihre Inventur, indem Sie die Lagerbestände mit MDE-Geräten erfassen. Sie vereinfachen und verkürzen die Warenaufnahme und reduzieren zudem den Personalaufwand während der Inventur um ein Vielfaches. Mit dem eEvolution Modul MDE können alle in einem Lager vorhandene Artikelmengen sofort im System erfasst werden.
In Verbindung mit dem eEvolution Rechnungswesen Modul werden nicht nur Warenbestände erfasst, sondern auch Buchwerte ermittelt. Dies gewährleistet einen guten Überblick über alle, für Ihr Unternehmen relevanten Kennzahlen. Sie erhalten ein perfektes Frühwarnsystem, dass rechtzeitig aufzeigt, wenn eine Kurskorrektur nötig wird. So greifen Inventur und Buchhaltung perfekt ineinander.
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