Freigabeprozesse in Unternehmen sind eine notwendige Überlebensstrategie, um Fehler zu vermeiden und Kosten zu reduzieren. Durch einen geordneten Freigabeprozess wird sichergestellt, dass jede Entscheidung auf dem neuesten Stand basiert und Fehlerquellen minimiert werden. Wenn unterschiedliche Teams an einem Projekt arbeiten, ist es besonders wichtig, dass alle relevanten Informationen konsistent bleiben. Ein entsprechender ERP Workflow kann dafür die entscheidende Unterstützung liefern.
Warum sind Freigabeprozesse wichtig?
In Unternehmen gibt es immer wieder Prozesse und Arbeitsabläufe, die bestimmte Schritte zur Freigabe eines Dokuments oder zur Erledigung einer Aufgabe durchlaufen müssen. Dies kann zum Beispiel bei der Erstellung von Angeboten, Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheinen der Fall sein.
Freigabeprozesse sind wichtig, da sie sicherstellen, dass alle Beteiligten an einem solchen Prozess ihr Okay geben und somit mit der Ausführung des nächsten Schrittes einverstanden sind. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Fehler unterlaufen und alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.
Wie können ERP-integrierte Freigabeprozesse unterstützen?
Freigabeprozesse sind in Unternehmen wichtig, weil sie die Arbeit effizienter machen. Wenn mehrere Personen an derselben Aufgabe arbeiten, kann es zu Konflikten und Verzögerungen kommen. Mit einem ERP-gestützten Freigabeprozess kann ein Mitarbeiter seine Arbeit und die Dokumente digital an einen anderen weitergeben, der sie überprüft und genehmigt. Dies beschleunigt die finale Freigabe und hilft, Konflikte zu vermeiden.
Durch einen workflowbasierten Ansatz können Freigabeprozesse effizienter, schneller und konsistent gestaltet werden. Mit Hilfe von ERP Workflows können zum Beispiel Genehmigungsprozesse, die für Überprüfung von Inhalten durch berechtigte Personen bis zur finalen Freigabe erforderlich sind, automatisiert werden.
Beispiele für Freigabeprozesse
Freigabeprozesse sind für jedes Unternehmen wichtig, welches Produkte oder Dienstleistungen anbietet. In vielen Fällen ist es notwendig, dass verschiedene Bereiche eines Unternehmens oder verschiedene Personen im Freigabeprozess mitwirken. Zum Beispiel müssen die Abteilungen Entwicklung, Marketing und Vertrieb zusammenarbeiten, um ein neues Produkt erfolgreich auf den Markt zu bringen. Damit solche Projekte reibungslos ablaufen, ist es notwendig, dass alle Beteiligten den Freigabeprozess kennen und einhalten. ERP-integrierte Workflows können das passend zur Aufgabe unterstützen.
Auch der Freigabeprozess für Angebote ist ein wichtiger Teil des Geschäftsprozesses. Ein Angebotsfreigabe-Workflow wird beispielsweise nach Fertigstellung des Angebotes in einer bestimmten Angebotshöhe im EPR-System ausgelöst. Der Vertriebsleiter bekommt automatisch dazu eine Information. Er kann die Qualität, Kalkulation und Richtigkeit des Angebotes prüfen und es kommentieren, freigeben oder ggf. ablehnen. Dieses Feedback bekommt dann der entsprechende Sachbearbeiter automatisiert weitergeleitet, um weitere Handlungen vorzunehmen.
Was sind die Vorteile automatisierter ERP Workflows?
Es gibt viele Vorteile automatisierter Workflows. Zum einen können sie die Arbeit erheblich beschleunigen und vereinfachen. Zum anderen reduzieren sie Fehlerquellen und sparen so Zeit und Kosten. Auch die Dokumentation wird durch automatisierte Workflows erleichtert.
Nachfolgend haben wir die wichtigsten Vorteile automatisierter ERP Workflows für Freigabeprozesse zusammengestellt:
- Automatisierung von Freigabeprozessen im ERP System verkürzt Bearbeitungszeiten
- Genehmigungspflichtige Freigaben werden eingehalten
- Effektive automatische Dokumentation von Prozessen unterstützt Compliance
- Reduzierung von Liege- und Durchlaufzeiten
- Verringerung des Kommunikationsbedarfs
- Höhere Transparenz bei den Geschäftsprozessen
- Unterstützung des Qualitätssicherungsmanagements zur Einhaltung von Regelwerken und Normen wie ISO 9001
Wie eEvolution 2023 Ihre Freigabeprozesse effektiv unterstützt
eEvolution 2023 ist eine große Hilfe für Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsaufgaben automatisieren wollen. Durch die Integration von Freigabe-Workflows in die ERP Software werden Abläufe automatisiert und Daten effizienter verwaltet. Zusätzlich können Fehlerquellen identifiziert und Probleme schneller gelöst werden.
Automatismen unterstützen bei eEvolution sämtliche Geschäftsprozesse: vom Einkauf oder Vertrieb bis hin zu Fertigung oder Montage. Mit einem Prozessablauf, den Sie Schritt für Schritt vorgeben, sorgen Sie unternehmensweit für eine einheitliche Arbeitsweise.
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Freigabeprozesse in eEvolution 2023 (PDF)
Die Schnittstelle „eEvolution Freigabeprozesse“ (Modulnummer 1110) bietet die Möglichkeit die Freigabe von bestimmten Vorgängen, wie z.B. Angeboten durch einen Vorgesetzten, direkt in der Auftrags- und Kundenhistorie durch einen Termin mit dem entsprechenden Bearbeitungsstatus zu dokumentieren.
Erfahren Sie mehr darüber in unserem Tutorial.
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