ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) variieren je nach Branche und den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens oder einer Organisation. Das zentrale Merkmal eines ERP-Systems ist jedoch die Integration von Geschäftsprozessen und die abteilungsübergreifende Synchronisierung des Berichtswesens.
In vielen Unternehmen besteht die IT-Landschaft aus verschiedenen Insellösungen, aus denen wichtige Geschäftsdaten und Informationen generiert werden. Wenn unterschiedliche Lösungen nicht miteinander verbunden sind, kommt es zwangsläufig zu Engpässen, Redundanzen und anderen Ineffizienzen. Moderne ERP-Systeme optimieren Geschäftsabläufe, indem sie allen Abteilungen Zugriff auf dieselben Informationen gewähren. Sie reduzieren die Anzahl der Schritte, die für ein bestimmtes Ergebnis erforderlich sind.
Untersuchungen zufolge befassen sich mehr als 75 Prozent aller Unternehmen mit der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse, um die Effizienz zu steigern. Schauen wir uns an, warum der Zeitpunkt einer ERP-Implementierung sich eignet, um seine Geschäftsprozesse auf den Prüfstand zu stellen.
Warum sollten Geschäftsprozesse innerhalb eines ERP-Projekts optimiert werden?
Einer der herausforderndsten Aspekte bei der Auswahl und Implementierung eines neuen ERP-Systems ist die Bestimmung und der Umgang mit dem sogenannten funktionalen Fit des Systems. Dabei wird überprüft wie gut die Systemfunktionalität die aktuellen Geschäftsprozesse und Verfahren des Unternehmens anspricht und unterstützt.
Wenn Sie dabei einen Unterschied zwischen Systemfunktionen und aktuellen Prozessen feststellen, ist das nicht unbedingt etwas Schlechtes. Die Aussicht auf ein neues ERP-System und seine Implementierung bietet enorme Möglichkeiten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Es ist ein guter Zeitpunkt die existierenden Prozesse zu überprüfen, um Raum für effektive Prozessverbesserungen zu finden. Dabei kann Ihr Unternehmen vom allgemeinen Know-how und Branchenwissen eines erfahrenen ERP-Anbieters profitieren.
Die Aufnahme der Kernprozesse und deren grafisches Darstellen wird Ihnen helfen die Initiierung von Ablaufverbesserungen und Optimierung von Abläufen zu erkennen. Im Abgleich mit den Möglichkeiten, die die neue ERP-Software bietet, stehen dann die analysierten und verbesserten Geschäftsprozesse für eine erfolgreiche Integration bereit.
Die Einbeziehung der Anwender in diesen Prozess ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass das neue ERP-System nicht nur voll funktionsfähig ist, sondern beste Unterstützung für Ihren Geschäftsalltag und optimale Geschäftsprozesse gewährleistet. Darüber hinaus erhöht es die Akzeptanz für die neue Softwarelösung und sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden schnell den neuen, effizienteren Prozessen folgen.
In jedem Fall bietet Ihr ERP-Projekt die Gelegenheit, die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu überdenken und vielleicht den in der Software vorgeschlagenen Ansatz zu übernehmen.
Fünf gute Gründe, warum sich eine Prozessoptimierung lohnt:
- Transparente Prozesse schaffen eine verlässliche Datenbasis für fundierte Entscheidungen
- Arbeitserleichterung durch beschleunigte und automatisierte Prozesse
- Reduktion und Beseitigung von Fehlerketten und eine Ablaufverbesserung steigern Mitarbeiterzufriedenheit und geben mehr Prozesssicherheit
- Einheitliche Prozesse in allen Unternehmensbereichen und Niederlassungen reduzieren Aufwand, Zeit, Kosten und Fehler
Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf einige der Möglichkeiten werfen, wie ein ERP-System zur Verbesserung der Unternehmensleistung beitragen kann.
Wie ERP-Systeme die Geschäftsprozesse verbessern
Heutzutage benötigen Management und Mitarbeitende auf Knopfdruck sofortigen Zugriff auf Echtzeitdaten. Immer wieder viel Zeit damit zu verbringen, Ordner zu durchsuchen oder verschiedene Mitarbeitende anzurufen, um eine Kundenanfrage zu beantworten, könnte bedeuten, dass Sie gegenüber einem Konkurrenten den Kürzeren ziehen. Darüber hinaus summiert sich die Anzahl der Suchvorgänge und damit die Kosten über ein ganzes Jahr gerechnet sehr schnell auf.
Besser planen und entscheiden mit Echtzeitdaten
Der Kernnutzen eines ERP-Systems ist eine verbesserte Planung. Unternehmen erhalten eine Reihe von Tools zur Analyse aller Fachbereiche. Die Integration von Business Intelligence (BI) vereinfacht dabei das Sammeln und Auswerten von Informationen über die Geschäftsprozesse in einem Unternehmen. So erhält man grundlegende Einblicke und Entscheidungshilfen in Bezug auf die jeweiligen Arbeitsabläufe. Dies gibt der Geschäftsführung die nötigen Ressourcen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die Mitarbeiter haben Zugriff auf relevante abteilungsübergreifende Berichte für ihren Arbeitsalltag. Sie können Daten im gesamten Unternehmen teilen, vergleichen und analysieren. Individuelle Dashboards reduzieren komplexe Informationen auf das Wesentliche und geben Auskunft über kontextbezogene Handlungsbedarfe wie zum Beispiel kritische Fertigungsaufträge.
Der Zugriff auf Daten in Echtzeit ermöglicht es Unternehmen, Wertschöpfungsaktivitäten zu kontrollieren und proaktive Strategien zu entwickeln. Es ermöglicht Unternehmen jedoch auch, Probleme frühzeitig anzugehen, bevor sie zu großen Hindernissen werden.
Erhalten Sie schnelleren Zugriff auf Berichte und Analysen
Ohne ein zentrales ERP-System mit entsprechender Konnektivität müssen Mitarbeiter möglicherweise Daten aus mehreren Systemen für ihre Arbeit herausholen. Das manuelle Zusammenstellen und Zusammenführen von Daten verschwendet Zeit und Ressourcen. Damit werden die täglichen Geschäftsprozesse verlangsamt.
In einem modernen ERP stehen Ihnen viele Standard-Auswertungen zur Verfügung, die bei Bedarf auch angepasst werden können. Dank vollständiger Integration sind alle wichtigen Daten und kritischen Erfolgsfaktoren des Unternehmens verfügbar. Sie werden zu Kennzahlen zusammengeführt und können buchungsaktuell analysiert werden wie beispielsweise offene Bestellungen, der Auftragsbestand, offene Posten oder Bilanzen. Sie tragen zu einer verbesserten Steuerung der einzelnen Fachbereiche und des Gesamtunternehmens bei.
Hohe Flexibilität durch modular aufgebaute Funktionsbereiche
ERP-Systeme sind häufig modular zu verschiedenen Funktionsteilbereichen aufgebaut. Passend zum Kerngeschäft des Unternehmens lassen sich diese Teilsysteme miteinander kombinieren und zu einer zentralen Datenbasis verbinden. Die Funktionseinheiten können beispielsweise Module zu den Bereichen Warenwirtschaft, Lager und Logistik, Produktion, Vertrieb, Service Management, Finanz- und Rechnungswesen umfassen.
Damit wird eine hohe Anpassungsfähigkeit der ERP-Software an Geschäftsprozesse gewährleistet. Das ERP-System kann somit das Unternehmen als Ganzes darstellen, ausgehend von den abteilungsübergreifenden Basisfunktionen bis zu den einzelnen Funktionsbereichen. Dafür ist eine exakte vorherige Abstimmung von Geschäftsprozessen und Informationsfluss notwendig, um alle relevanten Daten frühzeitig zu erfassen und in einer Zentraldatenbank eines modular aufgebauten Systems zu speichern.
Kernfunktionen und Geschäftsprozesse automatisieren
Viele ERP-Anbieter konfigurieren ihre ERP-Systeme mit Best Practices vor, die Unternehmen nutzen können, um ihre Geschäftsprozesse zu standardisieren. Darüber hinaus automatisiert ERP-Software viele gängige Geschäftsaufgaben und -prozesse. Dank ERP-integrierter Workflows steigt so auch die Effizienz im Tagesgeschäft.
Neben der Automatisierung von Aufgaben trägt ERP-Software dazu bei, sich wiederholende manuelle Aufgaben zu reduzieren, wodurch mehr Zeit für andere Tätigkeiten frei wird. Dadurch bleiben die Mitarbeiter in ihren primären Aufgaben und Verantwortlichkeiten engagiert.
Diese Vorteile führen tendenziell zu weniger Fehlern und höherer Produktivität. Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit und können sich auf komplexere Aufgaben oder eine intensivere Kundenbetreuung konzentrieren.
Neue ERP-Software – Neue Chancen
Implementieren Sie ein ERP-System in Ihrem Unternehmen, um die beschriebenen Vorteile zu nutzen. Ein ERP verschafft Ihnen dabei zahlreiche Möglichkeiten die Geschäftsprozesse zu optimieren. Allerdings sollten Sie sich einen erfahrenen ERP-Anbieter suchen, der Sie bei der Prozessoptimierung und der entsprechenden Konfiguration der Software bestens unterstützt. Mit einer gewissenhaften Analyse und fachkundiger Umsetzung, werden die neuen Potentiale in voller Kraft zu entfaltet.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr ERP-Projekt sorgfältig zu planen. Der Implementierungsprozess umfasst die Installation Ihrer Software, die Übertragung aller Ihrer Daten (Migration), die Abbildung Ihrer Prozesse und eine umfassende Schulung und Begleitung der Anwender, um die Software effektiv zu verwenden. Dieser Prozess bestimmt, ob Ihre ERP-Implementierung ein Erfolg oder ein Misserfolg ist.
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