Rahmenverträge, Lieferrahmenverträge und Kontingentverträge sind strategische Instrumente im Einkauf. Sie regeln die grundsätzlichen Aspekte einer langfristigen Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Im Gegensatz zu Einzelbestellungen werden die Qualität der Ware sowie die Liefer- und Zahlungsbedingungen für mehrere Rechtsgeschäfte in einer bestimmten Laufzeit ausgehandelt. Der Abruf der Liefermengen aus dem Rahmenvertrag regelt dann nur noch, wann eine bestimmte Menge eines Produktes am gewünschten Lieferort eintreffen soll. Dadurch kann der Verwaltungsaufwand pro Lieferung deutlich gesenkt werden.
Was ist ein Rahmenvertrag?
Rahmenverträge sorgen im Verkäufer-Käufer-Verhältnis für Planungssicherheit und dienen der Kosten- und Prozessoptimierung. Meist beträgt die Vertragslaufzeit ein Jahr und regelt die konkrete Einkaufsmenge zu einem bestimmten Preis. In diesem Zeitraum wird per Abrufmitteilung nur die Menge zur Lieferung angefordert, die aktuell vom Käufer benötigt wird.
Der Einkauf sichert sich aufgrund einer höheren Bestellmenge (z.B. Jahresbedarf) langfristig günstigere Konditionen. Der Lieferant weiß wiederum in welchen Zeitrahmen bestimmte Mengen eines Produktes benötigt werden. Er kann dadurch seine Materialeinkäufe und Produktionsprozesse effizienter planen und mit festen Umsätzen kalkulieren.
Inhalte von Rahmenverträgen
Ein Rahmenvertrag wird zwischen mindestens zwei Vertragspartnern geschlossen und regelt die grundsätzliche Ausgestaltung der Geschäftsbeziehung. Trotz seines Spielraums zu den Lieferzeitpunkten und Losgrößen sind die meisten Faktoren vertraglich vorab fixiert. Neben der Klärung der gegenseitigen Interessen umfassen die meisten Vertragsinhalte:
- Preise
- Liefer- und Zahlungsbedingungen
- Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist
- Vereinbarungen über die gewünschte Qualität der Produkte oder Leistungen
- Mögliche Abnahmepflichten
- Haftungsfragen und Regelungen zu Leistungsstörungen
Grundsätzlich werden Rahmenverträge aus der allgemeinen Vertragsfreiheit des Schuldrechts abgeleitet. Sie lassen sich frei zwischen den Vertragspartnern ausgestalten. Für einen optimalen Rahmenvertrag sollten die Merkmale und Ausprägungen genau beschrieben werden. Neben Zuverlässigkeit und Termintreue des Lieferanten sollten auch die Leistungsfähigkeit und Flexibilität bei Bedarfsanpassungen beurteilt werden.
Vorteile eines Rahmenvertrags
Rahmenverträge können für viele Unternehmen einen Mehrwert darstellen. Sie sind eine lohnende Option bei häufig wiederkehrenden, gleichartigen Bedarfen. Alle Bedingungen werden einmalig im Rahmenvertrag festgelegt und müssen bei Lieferwünschen nicht neu verhandelt werden. Dadurch sinkt der Bestellaufwand im Einkauf erheblich, da nur noch per formlosem Abruf dem Lieferanten die benötigte Menge mitgeteilt wird. Das kann telefonisch, per E-Mail oder auch automatisch über das ERP-System erfolgen.
Durch die größeren Bestellmengen sind die Stückpreise wesentlich günstiger im Einkauf. Darüber hinaus senken Rahmenverträge die Prozesskosten und damit den Verwaltungsaufwand. Neben diesen Benefits gibt es noch weitere langfristige Vorteile:
- Steuerung der Lieferrisiken und Gewährleistung von Liefersicherheit
- Abfederung von Preisschwankungen
- Senkung der Verwaltungs-, Prozess- und Transaktionskosten
- Vorausschauende Produktionsplanung beim Lieferanten
- Förderung von langfristigen Beziehungen
Nachteile eines Rahmenvertrags
Mit Rahmenverträgen werden die ausgehandelten Konditionen langfristig gesichert. Allerdings gibt es auch Nachteile. Beim Lieferanten steigt das unternehmerische Risiko, wenn Einzelabrufe zum Rahmenvertrag ausbleiben. Für den Einkauf könnte ein Rahmenvertrag an Attraktivität verlieren, wenn sich die Produktpreise drastisch verringern. Mit zusätzlichen Preisanpassungsklauseln kann dieses Risiko abgefedert werden. Grundsätzlich sollten abgeschlossene Rahmenverträge vom Einkauf immer im Blick behalten werden, um diese neu zu verhandeln oder zu verlängern.
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