So gelingt Change Management im ERP-Projekt

Die Einführung eines ERP-Systems stellt für Unternehmen eine große Herausforderung dar. Der Erfolg hängt stark davon ab, wie gut die Mitarbeitenden eingebunden werden. Ein effektives Change Management ist für ein erfolgreiches ERP-Projekt entscheidend.

Denn ohne die Akzeptanz und Unterstützung der Mitarbeitenden kann selbst das beste System scheitern. In diesem Artikel betrachten wir, warum Change Management so wichtig ist und wie man Mitarbeitende erfolgreich in den Veränderungsprozess einbindet.

Change Management ist der strukturierte Ansatz zur Begleitung von Veränderungen innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, die Auswirkungen der Veränderung auf die Mitarbeitenden zu minimieren und die Akzeptanz und Unterstützung für das neue System zu maximieren. Das umfasst alle Maßnahmen, die notwendig sind, um die Veränderungen so reibungslos wie möglich zu gestalten und die Mitarbeitenden optimal vorzubereiten.

Ein ERP-Projekt ist komplex und betrifft nahezu alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Eine solche Umstellung bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich, sowohl technischer als auch menschlicher Natur.

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems ist Change Management entscheidend, um Widerstände zu überwinden und die Akzeptanz der Mitarbeiter zu sichern. Ein gut geplantes Change Management hilft, den Start des ERP-Projekts reibungslos und erfolgreich zu gestalten.

Mitarbeitende sind das Herzstück eines jeden Unternehmens. Ihre Beteiligung und Akzeptanz sind entscheidend für den Erfolg des ERP-Projekts. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen nicht nur verstehen, warum die Veränderung notwendig ist, sondern auch aktiv in den Prozess eingebunden werden. Dies bietet nicht nur die Möglichkeit, wertvolles Feedback zu erhalten, sondern es fördert auch das Engagement und die Bereitschaft zur Veränderung.

Mitarbeitende reagieren auf Veränderungen oft in vorhersehbaren Mustern. Diese Reaktionskurven sind für das Change Management essenziell, da sie helfen, die emotionalen und psychologischen Phasen zu verstehen, die Mitarbeitende durchlaufen.

Das Schmidt-Tanger Modell, entwickelt von Hans-Jürgen Schmidt und Rita Tanger, beschreibt die verschiedenen Phasen sehr praxisnah, die alle Betroffenen während eines Veränderungsprozesses durchlaufen. Das Modell besteht aus sieben Phasen, die direkt starten, wenn das Gerücht über ein ERP-Projekt die Runde macht:

1. Schock: Unmittelbare Reaktion auf die Veränderung, oft geprägt von Überraschung und Verunsicherung. „Was schon wieder eine neue Software?“
2. Ablehnung & Verneinung: Mitarbeitende lehnen die Veränderung ab und wollen am bisherigen Zustand festhalten. „Dafür haben wir keine Zeit.“
3. Rationale Einsicht: Erste rationale Akzeptanz der Veränderung, obwohl emotionale Akzeptanz noch fehlt. „OK, dann probiere ich das mal.“
4. Emotionale Akzeptanz: Langsame emotionale Annahme der Veränderung, oft begleitet von Frustration und Ärger. Diese Phase nennt man auch „Tal der Tränen“.
5. Experimentieren: Mitarbeitende beginnen, sich aktiv mit der Veränderung auseinanderzusetzen und neue Verhaltensweisen auszuprobieren. „So habe ich das noch gar nicht gesehen.“
6. Erkenntnis: Die Vorteile der Veränderung werden zunehmend erkannt und akzeptiert. „Seht mal, das funktioniert.“
7. Integration: Die Veränderung wird vollständig akzeptiert und in den Arbeitsalltag integriert.

Typischer Verlauf von Mitarbeiterreaktionen nach dem Schmidt-Tanger-Modell

Das Ziel von einem gelungenem Change-Management-Prozess ist es, dass Mitarbeitende nur wenig Zeit in den Phasen 1 bis 3 verbringen. Erst nach erfolgreicher Akzeptanz der Veränderung kann mit den Betroffenen gearbeitet werden.

Darum erfordert ein erfolgreiches Change Management durchdachte Strategien zur Unterstützung der Mitarbeitenden. Dazu gehören effektive Kommunikationsstrategien, umfassende Schulungsprogramme und die aktive Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dabei ist es auch wichtig, Skepsis und Kritik ernst zu nehmen. So kann man einen tiefen „Absturz“ verhindern und schneller die Phase der Akzeptanz erreichen.

Offene und transparente Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Mitarbeitende müssen regelmäßig über den Stand des Projekts informiert werden. Dies kann durch Meetings, Newsletter oder digitale Plattformen erfolgen. Regelmäßige Updates und die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Feedback zu geben, sind essenziell, um Vertrauen aufzubauen und Ängste abzubauen.

Schulung und Training sind weitere zentrale Elemente. Mitarbeitende müssen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten erwerben, um mit dem neuen ERP-System effektiv arbeiten zu können. Dies umfasst sowohl initiale Schulungen als auch kontinuierliche Weiterbildungsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand bleiben.

Die Einbeziehung der Mitarbeitenden und Führungskräfte kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Methoden wie Workshops, Fokusgruppen oder Feedback-Runden ermöglichen es, die Perspektiven und Anliegen der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Change Agents oder Botschafter, die als Vermittler zwischen den Projektleitern und den Mitarbeitenden fungieren, können ebenfalls eine wertvolle Rolle spielen. Das Feedback der Nutzer ist wertvoll, um das neue ERP-System weiter zu verbessern. Regelmäßige Umfragen und Feedbackrunden helfen, die Zufriedenheit der Nutzer zu gewährleisten.

Widerstand gegen Veränderungen ist eine der größten Herausforderungen bei der Einführung eines neuen ERP-Systems. Wichtig ist es, diese frühzeitig zu erkennen und gezielt anzugehen. Durch offene Gespräche und das Einholen von Feedback können Bedenken identifiziert und Lösungen erarbeitet werden. Erfolgsgeschichten und positive Verstärkung helfen, die Vorteile der Veränderung aufzuzeigen und die Akzeptanz zu fördern.

Die Unternehmenskultur spielt eine entscheidende Rolle im Change Management. Eine offene und unterstützende Kultur fördert die Bereitschaft zur Veränderung. Fördern Sie die agile Teamarbeit durch flache Hierarchien. Führungskräfte haben hier eine Vorbildfunktion und müssen die Veränderung aktiv unterstützen und vorleben.

Machen Sie Werbung für die Einführung des neuen ERP-Systems. Dafür sollten konkrete Beispiele aus dem Arbeitsalltag gezeigt werden, um die praktischen Vorteile des neuen ERP-Systems zu verdeutlichen. Schulungen und gezielte Informationskampagnen helfen dabei, realistische Erwartungen zu setzen und die Mitarbeitenden schrittweise an die neuen Prozesse heranzuführen.

Nutzen Sie

• Wöchentliche Newsletter, um die Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu halten
• Monatliche Informationsveranstaltungen, um über den aktuellen Projektstand zu informieren, Fragen zu beantworten und Einblicke in die Live-Umgebung des ERPs zu zeigen
• Gamification, um mit kleinen Quizfragen die Mitarbeitenden spielerisch an das neue ERP zu gewöhnen

Durch eine hohe Transparenz werden betroffene Mitarbeitende abgeholt und idealerweise als Key User in den Change Prozess eingebunden. Sie erhalten umfangreiches Infomaterial und können ihre Abteilung effektiver aufklären.

Während der Implementierung ist es wichtig, regelmäßige Updates und klar strukturierte Schulungen anzubieten. Schaffen Sie eine durchgängige Informationskette. Dies stellt sicher, dass die Mitarbeitenden die neuen Abläufe verstehen und anwenden können. Eine schrittweise Einführung der ERP-Module kann helfen, Überforderung zu vermeiden und eine stetige Anpassung zu ermöglichen.

Nach der Einführung sollte das System kontinuierlich überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Mitarbeiterfeedback spielt hierbei eine zentrale Rolle, um das System optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens abzustimmen. Erfolgserlebnisse und messbare Verbesserungen stärken die Akzeptanz und das Engagement der Belegschaft.

Ein erfolgreiches Change Management führt dazu, dass das ERP-System nicht nur akzeptiert, sondern auch effektiv genutzt wird. Dies bedeutet, dass langfristige Strategien und Zielsetzungen durch das neue System unterstützt werden. Transparente Prozesse und klare Kommunikation bleiben dabei weiterhin entscheidend.

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