ERP steht für Enterprise Ressource Planning. ERP-Systeme ermöglichen es Unternehmen sämtliche Geschäftsprozesse im Kern schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Die ERP-Software vernetzt alle Abteilungen und Vorgänge miteinander zu einem einheitlichen System. Ob Sie eine ERP-Software kaufen, leasen oder mieten sollten erfahren Sie in diesem Artikel.
Wenn Sie sich für eine ERP-Lösung entschieden haben, stellt sich recht schnell die Frage nach den Anschaffungsmöglichkeiten. Wir alle kennen den Unterschied zwischen Kauf, Leasing oder Miete, wenn es um Büroräume oder ein Auto geht. Aber wie sieht das bei der Anschaffung einer ERP-Software aus? Dabei kann es helfen die Unterschiede sowohl aus technologischer Sicht, als auch aus der Investitions- und Finanzperspektive zu betrachten.
Kaufen
Der klassische Ansatz zum Erwerb von ERP-Software ist der Kauf einer unbeschränkten Nutzungslizenz. Damit ist Ihre IT-Abteilung auch für den reibungslosen Einsatz, von Wartung über Backups bis zu Releases und Updates, verantwortlich. Dennoch kann sich der Kauf einer Software lohnen, insbesondere wenn Sie die ERP-Software über einen längeren Zeitraum verwenden wollen. Ein weiterer Vorteil ist Ihre Unabhängigkeit vom ERP-Anbieter. Falls dieser sein Software-Produkt abkündigt, können Sie es weiter nutzen.
Bei einem reinen Kaufmodell ist das Hosting der ERP-Lösung meist nicht inbegriffen. Das bedeutet, dass Sie Software On-Premises auf lokalen Servern sowie Client-Rechnern in Ihrem Unternehmen betreiben. Sie haben die Kontrolle über Ihre Daten, da die Anwendung auf Ihrer IT-Infrastruktur ausgeführt wird. So gelangen keine Daten an Dritte außerhalb Ihres Unternehmens. Darüber hinaus können Sie Ihre Systeme nach Ihren eigenen unternehmensspezifischen Bedürfnissen einrichten.
Genau wie beim Kauf eines Bürogebäudes sind die Anschaffungskosten für Ihre ERP-Software hoch und erfordern in der Regel eine langfristige Kapitalinvestition. Unternehmen mit schwankenden Nutzerzahlen, die vorübergehend weniger Lizenzen benötigen, können die Lizenzkosten über diesen Zeitraum nicht reduzieren.
Mieten
Bei Mietmodellen wird die ERP-Software meistens beim Anbieter des ERP-Systems auf seiner eigenen Infrastruktur bzw. zusammen mit einem Hosting-Provider in der Public Cloud zur Verfügung gestellt. Sie greifen über das Internet „On-Demand“ auf Ihre ERP-Software zu. Sie haben in diesem Fall kein unbefristetes Nutzungsrecht, sondern einen Vertrag mit einer bestimmten Laufzeit, der sowohl verlängert als auch gekündigt werden kann.
In diesem Szenario gibt es unterschiedliche Ausgestaltungsmöglichkeiten für den Betrieb und die Anmietung der Software. Ein beliebtes Modell ist die Nutzung der ERP-Software als Software-as-a-Service (SaaS). Dieses Konzept entspricht der Anmietung einer möblierten Büroumgebung. Sie mieten die Hardware sowie die ERP-Software. Dafür zahlen Sie in der Regel eine monatliche, vierteljährliche oder jährliche Gebühr für die Nutzung. Sie greifen über das Internet auf die Software zu und tragen keine Verantwortung für die IT-Infrastruktur. Ihr Systemanbieter ist dafür verantwortlich, Ihre Software und Hardware zu aktualisieren, die benötigten Funktionen bereitzustellen und die Softwareressourcen bei steigenden Anforderungen zu erweitern. Allerdings können häufige, manchmal unnötige Updates sowie Änderungen den Nutzer auch Zeit und Nerven kosten.
Zu den großen Vorteilen gehören die geringen Investitionskosten. SaaS-Provider rechnen Anwendungen in der Regel anhand bestimmter Nutzungsparameter ab, wie zum Beispiel der Anzahl der Personen, die die Anwendungen nutzen oder der Anzahl der Transaktionen. Eigenes IT-Personal für den Betrieb der Software ist nicht notwendig.
Die Vorbehalte gegenüber SaaS-Lösungen aus der Cloud für ERP-Software sind hierzulande höher als beispielsweise in den USA. Unsicherheiten in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit, sowie Compliance-Fragen, die leider allzu häufig unbeantwortet bleiben, spielen nach wie vor eine zentrale Rolle. Die laufenden Kosten eines gemieteten ERP-Systems sind auf lange Sicht deutlich teurer. In der Regel tritt der Break-even nach drei bis fünf Jahren ein. Der finanzielle Vorteil ist daher nur kurzfristig vorhanden, nicht aber auf lange Sicht.
Leasing
Fast alle Kauf- und Mietmodelle für ERP-Software lassen sich auch auf das Leasing übertragen. Dabei können Projekte ab 30.000 EUR mit einer Dauer von bis zu 10 Jahren finanziert werden. Allerdings bleibt der Leasinggeber Eigentümer der Software. Je nach Vertragsmodell sind die Kosten bis zur vollständigen Inbetriebnahme oder auch Aktualisierungen der Software bereits in der Leasingrate enthalten. Der Leasingnehmer erhält nur die Nutzungsrechte an der Software. In der Regel ist zwischen Softwareanbieter und Leasingnehmer eine Leasinggesellschaft als Vertragspartner des Softwareanbieters zwischengeschaltet. Dafür wird eine zusätzliche Leasinggebühr berechnet. Bevor die Entscheidung für die Finanzierung mit Leasing fällt, sollte eine Kosten-Nutzen-Analyse mit einem umfassenden Blick auf die Stakeholder erfolgen, die auch andere Finanzierungsmöglichkeiten wie den klassischen Kredit betrachtet.
Mietkauf
Beim Mietkauf räumt der Software-Anbieter dem Nutzer das Recht ein, innerhalb einer bestimmten Zeitspanne die gemietete Software zu einem vorher vereinbarten Preis käuflich zu erwerben. Bereits gezahlte Mietbeträge werden angerechnet. Im Unterschied zum Leasing ist der Mietkäufer in der Regel bereits mit der ersten Mietzahlung auch Eigentümer der Software. Aktualisierungs- und Supportbedingungen müssen meist separat ausgehandelt werden, da sie oft nicht oder nur für einen begrenzten Zeitraum in der Mietgebühr enthalten sind. Dennoch sollte man prüfen, ob ein herkömmlicher Kredit nicht günstiger ist als der Ratenkauf beim Software-Anbieter.
Besitzen, leasen oder mieten? Es kommt darauf an…
In vielen Fällen gibt es keine beste Antwort darauf, ob Sie letztendlich Ihre ERP-Software kaufen, mieten oder leasen. Viele Faktoren wie Unternehmensgröße, Geschäftsmodell, Personalkapazitäten, technische Infrastruktur, Flexibilitätsanforderungen und interne Datenschutzvorgaben sind bei einer Entscheidung zu berücksichtigen. Die Analyse Ihrer spezifischen individuellen Bedürfnisse wird Ihnen helfen eine sinnvolle Entscheidung zu treffen. Falls Sie sich trotzdem noch nicht sicher sind, helfen wir Ihnen gerne weiter.
