Die effiziente Verwaltung von Verträgen von Vertragsanbahnung über Verhandlung bis zur Vertragserfüllung und -archivierung spielt in jedem Unternehmen und nahezu jeder Abteilung eine zentrale Rolle. Mit einer steigenden Zahl an Verträgen ist es jedoch schwierig den ganzheitlichen Überblick zu behalten. Digitales Vertragsmanagement könnte dabei eine echte Unterstützung sein.
In der Praxis sind Verträge oft über verschiedenen Abteilungen oder Unternehmensstandorte verteilt. Ohne digitale Unterstützung wird die gemeinsame und systematische Nutzung von Vertragsinformationen innerhalb einer Organisation zur Herausforderung. Eine Folge davon ist, dass schnell wichtige Fristen wie Kündigungs- und Verlängerungsfristen, Verjährungsfristen oder Skontofristen verpasst werden.
Digitales Vertragsmanagement sorgt für den professionellen Umgang mit Verträgen über den gesamten Lebenszyklus. Ist es zudem mit einem ECM-System verbunden, werden damit pflege- und kostenintensive Insellösungen sowie ausufernde Administrationsarbeit überflüssig.
Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements mit ELO
Mit einem effizienten Vertragsmanagement können Unternehmen ihren Wettbewerbsvorteil stärken, da sie damit in der Lage sind, schnell auf vertragsrelevante Meldungen zu reagieren.
Ein ECM-System wie ELO unterstützt dabei die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen mit zahlreichen Workflows – schnell, vollautomatisiert und ohne Medienbrüche. Die erforderlichen Informationen werden aus den Schnittstellen des ECM-Systems zu kaufmännischen Fachanwendungssystemen, Groupware, Anwendungen der Finanzbuchhaltung, ERP-Systemen sowie zu den Fachapplikationen generiert. Dadurch stehen alle relevanten Daten für ein digitales Vertragsmanagement zur Verfügung.
Vieles spricht für den Einsatz einer Vertragsmanagement-Software. Wir haben hier die wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst:
Beschleunigte Ablagevorgänge vereinfachen Vertragserstellung
Per Drag-and-drop können Sie dann zu einem Vertrag gehörende Dokumente (z. B. Vertragsentwürfe, Korrespondenzen) der digitalen Vertragsakte hinzufügen. Neu zu verhandelnde oder abzuschließende Verträge lassen sich direkt im Vertragsmanagement-Programm erstellen. Hierbei werden Sie durch zahlreiche Assistenten, Vorgaben und Musterverträge unterstützt.
Erleichterte interdisziplinäre Zusammenarbeit
Für alle Zugriffsberechtigten ist eine schnelle und systematische Einsicht in alle relevanten Verträge gewährleistet. Zu jedem Vertragsdokument gehört auch ein Feed. So lassen sich auch Nachfragen, Anmerkungen oder Vorschläge untereinander austauschen.
Visualisierung des Vertragslebenszyklus
Durch digitales Vertragsmanagement ist der gesamte Lebenszyklus eines Vertrags mit allen Terminen, Fristen, Dokumenten, Notizen, Protokollen und ggf. einer Änderungshistorie auf Knopfdruck verfügbar. Dieser globale Überblick erleichtert den Status Ihrer Verträge zu beurteilen und zu vergleichen.
Blitzschnelle Informationssuche
Das ECM-System ELO erleichtert und beschleunigt im Hintergrund durch seine vielfältigen Suchfunktionen das Auffinden von Dokumenten. Mittels Metadaten können Sie nach Stichworten, nach einem Datum, einer Vertragsnummer, einem Hashtag oder nach irgendetwas suchen, an das Sie sich erinnern.
Minimierung von Vertragsrisiken
Behalten Sie die Kontrolle über risikomindernde Maßnahmen und lassen Sie sich zu wichtigen Terminen oder bei Änderungen an Ihren Verträgen Warnmeldungen senden. Dabei sollte die Wiedervorlage- oder Erinnerungsfunktion nicht nur vor Vertragsfristen warnen, sondern auch an Vertragsrevisionen erinnern, die regel- oder turnusmäßig durchzuführen sind.
Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Compliance-Anforderungen
Verträge beinhalten sensible Daten, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Mit einer leistungsstarken Rechteverwaltung weisen Sie Rollen eindeutig zu und steuern damit den Zugriff.
Zeitersparnis durch zertifizierte E-Signatur mit der Erweiterung ELO for DocuSign
Mit ELO for DocuSign kann jeder Vertrag auch mit mehreren Unterzeichnern rechtsicher unterschrieben werden. So erhalten und leisten Sie schnell und komfortabel alle notwendigen Unterschriften ohne den Vertrag auf dem Postweg mehrfach hin und her zu versenden.
Mit digitalem Vertragsmanagement reduzieren Sie beispielsweise bei Ihrem Beschaffungsteam die Zeit, die sie für die Vertragsverwaltung benötigen. Diese gewonnene Zeit können sie dann viel besser für die Optimierung der Beschaffungsprozesse und Lieferantensuche einsetzen. Das sichert Ihnen Wettbewerbsvorteile.
Wie behält man den Überblick über alle relevanten Verträge? Und auf was sollte man generell bei der Auswahl einer Vertragsmanagement-Software achten? Das ELO Whitepaper „Digital neu denken: Vertragsmanagement im Einkauf“ liefert Antworten und Impulse am Beispiel der Einkaufsabteilung in einem Unternehmen.
