Enterprise Content Management (ECM) Systeme sind von entscheidender Bedeutung für jedes Unternehmen, das die Arbeitsbelastung reduzieren und die Produktivität durch die Abschaffung von papierbasiertem Dokumentenmanagement erhöhen möchte. Wenn Sie bereits überlegen, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse rationalisieren können, dann sollten sie jetzt unbedingt weiterlesen. Enterprise Content Management System bietet viele Möglichkeiten ständig wiederkehrende analoge Prozesse mit automatisierten Workflows zu standardisieren.
Enterprise Content Management bedeutet automatisierte Prozesse, digitales Informationsmanagement sowie die Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien. Doch wie führen Sie eine ECM-Software erfolgreich in Ihrem Unternehmen ein? Um Ihnen den Einstieg in das Thema zu erleichtern, haben wir diese 6 wichtigen Punkte für Sie zusammengestellt.
1. Identifizieren Sie Bereiche für Verbesserungen
Viele Unternehmen setzen ihre ECM-Strategie phasenweise um. Priorisieren und planen Sie Ihren Projektumfang. Weniger ist am Anfang mehr, gerade wenn Sie viele kritische Daten migrieren müssen. Häufig starten ECM-Projekte mit der Digitalisierung des Posteingangs oder der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung – weitere Fachbereiche wie das Personalwesen folgen meistens später.
2. Quantifizieren Sie die Vorteile eines Enterprise Content Management Systems
Quantifizieren Sie die Gründe für die Einführung eines neuen Systems in finanzieller und praktischer Hinsicht wie beispielsweise Einsparpotentiale bei Infrastruktur, Personal und Material oder höhere Effizienz und Geschwindigkeit bei konkreten Arbeitsabläufen. Mit diesen Informationen können Sie Ihren Vorschlag für ein neues Enterprise Content Management System den wichtigsten Interessengruppen präsentieren.
3. Machen Sie Betroffene zu Beteiligten
Damit die Vorteile von Enterprise Content Management voll ausgeschöpft werden können, darf nicht nur der Projektleiter an Bord sein. Die Implementierung eines ECM ist eine organisationsweite Initiative, die sich auf viele Abteilungen auswirken wird. Daher müssen Vertreter der IT, des kaufmännischen Managements, der Geschäftsführung und Experten aus verschiedenen Geschäftsbereichen Teil des Prozesses sein und als Vorkämpfer in ihren Abteilungen fungieren.
4. Kommunizieren Sie die Ziele
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Ziele und die gewünschten Ergebnisse kommunizieren. Dadurch werden Ängste abgebaut und das persönliche Engagement, die Kreativität und Begeisterung aller Beteiligten für das Projekt gefördert. Bleiben Sie während des Projekts transparent, führen Sie Schulungen durch, diskutieren Sie potenzielle Tools und Infrastrukturänderungen. Bieten Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, Feedback zu geben und sich an dem Prozess zu beteiligen.
5. Erfassen Sie die vorhandenen Geschäftsprozesse
Führen Sie auf jeden Fall eine IST-Analyse der vorhandenen Geschäftsprozesse durch, die für Ihr Pilotprojekt von Bedeutung sind, um Raum für effektive Prozessverbesserungen zu finden. Überlegen Sie genau, wie man Prozesse sinnvoll gestalten kann. Dokumentieren Sie die Hauptaktivitäten, dann folgen detailliertere Teilaktivitäten auf weiteren Ebenen. Komplexe Abläufe sollten kurze und prägnante Beschreibungen erhalten. Ihr Unternehmen kann hier vom allgemeinen Know-how und Branchenwissen eines erfahrenen Enterprise Content Management Anbieters profitieren.
6. Finden Sie einen kompetenten Partner
Viele Vorteile von ECM-Software ergeben sich erst daraus, dass Dokumenteninformationen auch anderweitig integriert und genutzt werden. Deshalb muss man hier kritisch schauen, ob und wie die Anbindung, beispielsweise an ERP-, CRM- oder HR-Systeme, funktioniert. Dafür ist es enorm wichtig, dass sich Ihr ECM-Partner nicht nur mit der ECM-Software auskennt, sondern Sie ganzheitlich in der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse unterstützen kann.
Eine sorgfältige Planung ist essentiell für ECM-Projekte. Sind Sie bereit, sich mit einer ECM-Lösung weiter zu beschäftigen? Wir begleiten Sie gerne. Unser Leitfaden erklärt Ihnen in 6 übersichtlichen Schritten, was Sie tun müssen, um das Projekt erfolgreich umzusetzen.
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Als zertifizierter ELO Business Partner helfen wir Ihnen gerne beim Einstieg ins Enterprise Content Management. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose und unverbindliche ECM-Beratung.
