Ersetzendes Scannen: Das müssen Sie darüber wissen

Ersetzendes Scannen ermöglicht es, papiergebundene Dokumente digital zu erfassen, elektronisch weiterzuverarbeiten und in ein rechtssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuspeisen, sodass die Papierdokumente nicht weiter physisch archiviert werden müssen.
Doch welche Schritte umfasst das ersetzende Scannen und wie gewährleistet es die rechtliche Konformität in der digitalen Archivierung? Dieser Blogartikel bietet einen direkten Einblick in die digitale Transformation von Papierdokumenten, das Einhalten von gesetzlichen Anforderungen und die platzsparenden Vorteile für Unternehmen. Lernen Sie den strategischen Vorteil des ersetzenden Scannens kennen und machen Sie Ihr Büromanagement effizienter.

Ersetzendes Scannen ist ein Verfahren, das die Digitalisierung von Papierdokumenten ermöglicht und sie in ein rechtssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) einbindet. Dadurch müssen die Papierdokumente nicht weiter physisch archiviert werden. Dieser Prozess besteht aus dem Vorbereiten der Dokumente, dem Archivieren in digitaler Form und dem möglichen Vernichten der physischen Originale.

Durch das ersetzende Scannen werden Arbeitsprozesse effizienter, da digitale Dokumente schneller bearbeitet werden können als Papierdokumente. Die Digitalisierung von Dokumenten mittels ersetzenden Scannens führt zur Auflösung von Papierarchiven, wodurch Unternehmen agiler und effizienter arbeiten.
Ersetzendes Scannen ermöglicht eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung und elektronische Archivierung von Dokumenten, was zu einer schnelleren Verarbeitung und besserer Zugänglichkeit führt.

Ersetzendes Scannen trägt dazu bei, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und so die Entwicklung hin zu einem papierlosen Büro zu unterstützen. Dabei ermöglicht es eine erhebliche Platzersparnis in Büros, da physische Akten und Dokumente in digitaler Form vorgehalten werden und somit keine Archivierung in Aktenschränken mehr notwendig ist.

Die Bearbeitung und Zugriff auf digitalisierte Dokumente erfolgen schneller als bei Papierdokumenten, wodurch Zeit eingespart und Arbeitsabläufe beschleunigt werden, wie am Beispiel der digitalen Rechnungsverarbeitung ersichtlich ist.
Durch den Wegfall von Druck- und Archivierungsprozessen ergeben sich durch das ersetzende Scannen für Unternehmen zahlreiche Vorteile.

Die Vorteile der Bearbeitung und des Zugriffs auf digitalisierte Dokumente sind:

• Schnellere Bearbeitung im Vergleich zu Papierdokumenten
• Zeitersparnis und beschleunigte Arbeitsabläufe
• Flexibilität und Ortsunabhängigkeit beim Zugriff auf elektronisch verwaltete Dokumente
• Förderung der Effizienz in der Prozessgestaltung
• Unterstützung der Anforderungen moderner Arbeitsumgebungen

Durch ersetzendes Scannen werden Dokumente revisionssicher archiviert, was die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle sichert. Die Unveränderbarkeit gescannter Dokumente ist Bestandteil und Basis des gesamten Scanprozesses. Damit wird sichergestellt, dass Daten nach dem Scannen nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder verfälscht werden dürfen.

Für Dokumente mit hohem Schutzbedarf gelten besondere Zugangsbeschränkungen, Protokollierungspflichten beim Scannen und regelmäßige Auditierungen zur Erhöhung der Sicherheit.

Steuer- und geschäftsrelevante Unterlagen müssen sowohl analog oder digital bis zu 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Die Vorgaben zur Revisionssicherheit finden sich in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Darüber hinaus regeln die GoBD die rechtlichen Rahmenbedingungen beim ersetzenden Scannen, einschließlich der Vorgaben zur Dokumentation und Archivierung. Unterlagen wie notarielle Beurkundungen, bestimmte Verträge, Jahresabschlüsse, Bilanzen und Dokumente mit Wasserzeichen müssen aufgrund ihrer Besonderheit im Original aufbewahrt werden.

Die GoBD-Richtlinien unterstützen die Digitalisierung und definieren die rechtlichen Rahmenbedingungen für das ersetzende Scannen, einschließlich der Unveränderbarkeit einmal gescannter Belege.

Eine Verfahrensdokumentation ist obligatorisch für das ersetzende Scannen und garantiert dessen Rechtskonformität, indem sie die notwendigen Schritte des Scanvorgangs sowie die Einhaltung des Datenschutzes dokumentiert.

Das E-Government-Gesetz (EGovG) bildet die rechtliche Basis für das ersetzende Scannen in der öffentlichen Verwaltung. Gemäß § 6 Abs. 2 EGovG dürfen auch Behörden Dokumente elektronisch führen und Papierdokumente durch digitale Versionen ersetzen, wodurch das ersetzende Scannen im öffentlichen Sektor gefördert wird.

Behörden, Organisationen und Unternehmen, die Dokumente verpflichtend über einen Zeitraum aufbewahren müssen und das Ziel verfolgen, die papiergebundenen Originalbelege zu vernichten, sollten sich intensiv mit der Richtlinie TR-RESISCAN befassen. Sie beschreibt detailliert die Anforderungen an die die Prozesse, um ein rechtssicheres ersetzendes Scannen zu ermöglichen.

Die TR-RESISCAN definiert wichtige technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen für einen strukturierten Scanprozess. Es ist wichtig zu beachten, dass nach TR-RESISCAN beim ersetzenden Scannen eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein Siegel verwendet werden muss, um die Unveränderbarkeit der Dokumente zu gewährleisten.

Darüber hinaus definiert das ersetzende Scannen nach TR-RESISCAN folgende Sicherheitsziele:

• Sicherstellen der Dokumentenintegrität und Erkennen von Veränderung
• Eindeutige Bestimmbarkeit der Quelle
• Vollständigkeit aller Datenobjekte
• Aufzeichnen der Prozessschritte
• Erkennbarkeit aller Informationen
• Verhinderung unbefugter Kenntnisnahme
• Bewahrung der Integrität bei Systemübertragung
• Unkenntlichmachung gespeicherter personenbezogener Daten
• Verfügbarkeit aller Anwendungen und Informationen durch Anwender

Das ersetzende Scannen zielt darauf ab, die Beweiskrafterhaltung von Dokumenten nach der Digitalisierung zu gewährleisten, womit ihnen im Rechtsverkehr ein dem Original entsprechender Wert zukommt. Vor der Vernichtung der Papieroriginale muss eine positive Qualitätskontrolle der Scanprodukte und die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben sichergestellt sein. Die Integritätssicherung über Verfahren wie die Erstellung eines Hash-Baumes und das Anbringen von Zeitstempeln spielt eine entscheidende Rolle im ersetzenden Scannen, um die langfristige Beweiskraft elektronisch archivierter Dokumente zu gewährleisten.

Allerdings müssen Dokumente mit gesetzlichen Formvorschriften, wie Jahresabschlüsse oder notariell beurkundete Verträge sowie besondere Belegarten wie Jahresabschlüsse, im Original aufbewahrt werden und sind vom ersetzenden Scannen ausgenommen. Nach der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht können nicht mehr erforderliche Papierdokumente entsorgt werden.

Sorgfältige Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg des gesamten Scanprozesses. Die praktische Umsetzung des ersetzenden Scannens besteht aus mehreren Schritten:

• Vorbereitung der Dokumente
• Scannen der Dokumente
• Indexierung der gescannten Dokumente
• Entsorgung der Papieroriginale

Beim Scannen und der Indexierung ist es wichtig, dass die digitalisierten Dokumente leicht auffindbar sind und in einer hohen Datenqualität vorliegen. Nach dem Digitalisierungsprozess können die physischen Papierdokumente vernichtet werden, um Platz zu sparen und die Informationen sicher digital aufzubewahren. Weitere Bearbeitungen haben nur noch mit dem elektronischen Dokument zu erfolgen.

Eine Verfahrensdokumentation muss angefertigt werden. Sie sichert einen effizienten und korrekten Scan- und Aufbewahrungsprozess. Die einzuscannenden Dokumente sollten sorgfältig ausgewählt und daraufhin geprüft werden, ob sie unbeschädigt, unverfälscht und vollständig sind.

Vor dem Scannen muss die Vollständigkeit der Dokumente gewährleistet und Heftklammern sowie Metallteile entfernt werden, um eine korrekte Reihenfolge der Seiten zu sichern und das Scannen nicht zu beeinträchtigen.

Haftnotizen oder andere relevante Anmerkungen zu einem Dokument müssen separat erfasst und eingescannt werden, um die Vollständigkeit der Informationen zu gewährleisten.

Beim Scannen und Indexieren ist es wichtig, sicherzustellen, dass die digitalisierten Dokumente in einer hohen Datenqualität vorliegen und leicht auffindbar sind. Die Konfiguration des Scanners, die Unterstützung geeigneter Datenformate wie PDF und die Ermöglichung des doppelseitigen Scannens sind wesentliche Voraussetzungen für den Scanprozess.

Der Transfervermerk, als Dokumentation eines ordnungsgemäßen Scanvorgangs, enthält Informationen über den Scanoperator, technische und organisatorische Details des Scans sowie das Ergebnis der Qualitätssicherung.

Die Beweiswerterhaltung der gescannten Dokumente und des Transfervermerks kann durch das Anbringen einer qualifizierten digitalen Signatur oder eines Siegels sichergestellt werden. In Verbindung mit einem Enterprise-Content-Management-Systems führt das zu einer Beschleunigung ihrer Verarbeitung und Integration in die Buchhaltungssysteme.

Nach dem Digitalisierungsprozess ist es möglich, die physischen Papierdokumente zu vernichten, um Platz zu sparen und die Informationen sicher digital aufzubewahren. Vor der Vernichtung der Papieroriginale muss jedoch eine positive Qualitätskontrolle der Scanprodukte und die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben sichergestellt sein.

Die Entsorgung von Papieroriginalen bedarf eines manipulationssicheren Prozesses, um die Integrität der Dokumentation während und nach dem Scannen zu gewährleisten.

Grundsätzlich sollte sich jeder bewusst sein, dass ein Scanprodukt keine Beweissicherheit besitzt. Hier ein paar Beispiele, welche Dokumente besser immer in Papierform aufbewahrt werden sollten:

• Notariell beurkundete Verträge
• Originalunterlagen, die Rechte verkörpern, zu deren Ausübung der Besitz des Originals notwendig ist, z.B. Wertpapiere oder Kfz-Brief
• Beweismittel, die nur im Original anerkannt werden, z.B. Vollmachten
• Herausgabeansprüche eines Dritten auf das Original, z.B. Scheck
• Beweiskraft des Originals erforderlich, z.B. eigenhändige Unterschrift bei Bürgschaftsverträgen oder Kündigungen des Arbeitsverhältnisses
• Eigene Beweisinteressen

• Dokument besitzt nur geringe Kontraststärke
• Dokument besteht aus sehr dünnem Papier, das doppelseitig beschrieben ist
• Dokument mit Sicherheitsmerkmalen wie Wasserzeichen und Prägungen

Für diese und ähnliche Fälle empfiehlt sich eine parallele Aktenführung.

Die ELO ECM Suite unterstützt das ersetzende Scannen, indem es die Auffindbarkeit von Dokumenten durch Suchfunktionen und die Zuordnung von Metadaten erleichtert. So können Dokumente elektronisch verwaltet und der Zugriff darauf, basierend auf Benutzerberechtigungen gesteuert werden. So lässt sich das ersetzende Scannen effizient umsetzen.

ELO bietet eine Reihe von Funktionen und Vorteilen, die die Effizienz und Übersichtlichkeit der digitalen Aktenführung in Unternehmen erheblich steigern. Digitale Belege können sortiert, gespeichert und durchsucht werden, was das Wiederfinden von Dokumenten beschleunigt und die Dokumentenorganisation deutlich optimiert.

ELO verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und fördert damit die Anwenderakzeptanz. Es lässt sich leicht in bestehende IT-Infrastrukturen wie ein ERP-System und andere Geschäftsanwendungen integrieren.

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