Die zentrale und rechtssichere Verwaltung von Personalakten wird für Unternehmen immer wichtiger. Ab 2026 wird sie für Unternehmen zur Pflicht. Aber schon heute bietet die Einführung einer digitalen Personalakte zahlreiche Vorteile, wie eine effizientere Verwaltung und einen schnelleren Zugriff auf die benötigten Informationen. Doch was genau ist eine digitale Personalakte und warum sollten Unternehmen sie jetzt einführen? Lesen Sie weiter, um mehr über dieses Thema zu erfahren.

Eine digitale Personalakte ist eine elektronische Version der herkömmlichen Personalakte, die alle Informationen über einen Mitarbeitenden enthält. Sie umfasst Dokumente wie Lebensläufe, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge und Zeugnisse sowie Daten zu Gehältern, Leistungsbeurteilungen und Fortbildungen. Durch den Einsatz einer digitalen Personalakte können Unternehmen ihre Personaldaten nun effizienter verwalten und sich von manuellen Prozessen verabschieden.

Die Umstellung auf eine digitale Personalakte kann jedoch auch einige Herausforderungen mit sich bringen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die richtigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen haben, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende geschult werden, sodass sie die neue Technologie effektiv nutzen können.

In der heutigen digitalen Welt, in der Daten schnell und einfach ausgetauscht werden können, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ihre Personalakten in digitaler Form zu führen. Eine digitale Personalakte enthält sensible personenbezogene Daten. Darum ist es nicht nur wichtig damit effektiver und effizienter zu arbeiten, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen. Sie werden damit besser unterstützt, sensible personenbezogene Daten laut der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vertraulich zu behandeln.

Darüber hinaus bietet eine digitale Personalakte mehr Sicherheit als eine physische Akte. Sie reduziert das Risiko von Datenmissbrauch oder Verlust erheblich. Eine digitale Personalakte ermöglicht einen kontrollierten Zugriff auf wichtige Informationen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Urlaubsanträge. Darüber hinaus lassen sich sämtliche Nachweise für Zertifikate und Unterweisungen mit Erneuerungspflicht mit hinterlegten Fristen überwachen.

Somit spart sie Zeit bei administrativen Aufgaben und verbessert die Kommunikation zwischen dem Personalmanagement und den Mitarbeitern. Insgesamt trägt die Einführung einer digitalen Personalakte dazu bei, Prozesse zu optimieren und Ressourcen zu sparen – ein Vorteil für jedes Unternehmen.

Der Aufbau einer Personalakte ist nicht gesetzlich festgelegt. In einer digitalen Personalakte sollten alle relevanten Unterlagen und Daten zu einem Mitarbeitenden gespeichert werden, die für das Beschäftigungsverhältnis wichtig sind. Dazu zählen beispielsweise der Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Schulungen, Steuerunterlagen oder Urlaubsanträge. Auch persönliche Angaben wie Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten (Personalstammdatenblatt) gehören dazu.

Es ist wichtig, dass die Informationen in der digitalen Personalakte aktuell und korrekt sind, da sie als Grundlage für Entscheidungen im Unternehmen dienen können. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass die Daten rechtskonform in einem definierten Workflow gespeichert werden. Durch eine strukturierte Erfassung aller Informationen kann die digitale Personalakte einen schnellen Zugriff auf relevante Dokumente ermöglichen und somit den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Eine digitale Personalakte ist oft Bestandteil von Enterprise-Content-Management Systemen. Um sie zu implementieren, gibt es verschiedene Schritte, die Unternehmen befolgen sollten. Zunächst müssen die relevanten Daten der Mitarbeitenden digitalisiert und in einem sicheren elektronischen System gespeichert werden. Hierbei ist es wichtig, dass das Dokumentenmanagement-System und die Prozesse den Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen entsprechen. Dafür müssen bestimmte Rollen, Kompetenzen und Zugriffsrechte festgelegt werden, um den Anforderungen eines revisionssicheren Systems gerecht zu werden und Daten vor unbefugten Zugriff zu schützen.

Anschließend sollten klare Regeln für den Umgang mit den digitalen Personalakten definiert werden, um Missverständnisse oder Fehler bei der Verwaltung zu vermeiden. Es empfiehlt sich zudem, Schulungen für die Mitarbeitenden anzubieten, damit diese sich im Umgang mit dem neuen System sicher fühlen und keine wichtigen Informationen übersehen oder falsch eintragen. Eine gute Implementierung erfordert also eine sorgfältige Planung sowie eine enge Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung, Personalabteilung und dem Anbieter eines Dokumentenmanagementsystems.

Wenn all diese Punkte berücksichtigt werden, kann die Einführung einer digitalen Personalakte viele Vorteile für Unternehmen bringen.

Die Digitalisierung von Akten bietet Unternehmen enorme Potenziale, um ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Die Einführung einer digitalen Personalakte bringt daher viele Vorteile mit sich.

• Einsparung von Platz und Zeit durch nicht mehr erforderliche physische Akten
• Vereinfachte und beschleunigte Bearbeitung von Dokumenten
• Schneller und einfacher elektronischer Zugriff auf Dokumente
• Zugriffsmöglichkeit von verschiedenen Standorten aus
• Verbesserter Datenschutz durch individuelle Vergabe von Zugriffsrechten
• Verhinderung unerwünschten Lesens oder Kopierens von Daten
• Gewährleistung der Aktualität durch regelmäßige Updates
• Abbildung von On-Boarding und Off-Boarding-Prozessen mit Workflow-Unterstützung

Zusammenfassend lässt sich sagen: Eine Umstellung auf digitale Personalakten bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und sollte daher ernsthaft in Erwägung gezogen werden.

Bereits zum 1.1.2022 hat der Gesetzgeber festgelegt, dass vom Arbeitgeber bestimmte begleitende Unterlagen zum Entgelt nur noch in elektronischer Form geführt werden. Darunter fallen beispielsweise:

• Nachweise der Elternschaft
• Immatrikulationsbescheinigungen für Werkstudenten
• Bescheinigungen von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht

Viele Unterlagen, wie der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für Minijobber, müssen in Schriftform geführt werden. Diese können z.B. durch eine qualifizierte elektronische Signatur unterschrieben werden.

Welche Entgeltunterlagen genau die Arbeitgeber digital vorhalten müssen, wird in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) geregelt und im Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderen Gesetzen aus dem Jahr 2020 festgeschrieben (§ 8 Abs. 2 BVV).

Wenn Sie Ihre Personalunterlagen derzeit noch in Papierform führen, weil Sie eine Befreiung bis zum 31. Dezember 2026 beantragt haben, sollten Sie jetzt über eine Umstellung nachdenken. Denn danach wird die Führung elektronischer Unterlagen in der Personalabteilung für alle Unternehmen zur Pflicht!

Bedenken Sie auch, dass durch die fortschreitende Digitalisierung immer mehr Firmen auf diese Art der Personaldatenverwaltung setzen werden. Es ergibt sich ein Wettbewerbsvorteil auf einem stark umkämpften Arbeitsmarkt, wenn man sich frühzeitig damit auseinandersetzt und die digitale Personalakte zeitnah einführt. Denn die Zeit die Sie bei der Personalverwaltung einsparen, können Sie sinnvoll für das Recruiting investieren.

Akten, Verträge, Rechnungen, Personaldaten lassen sich sicher und zuverlässig mit dem Enterprise-Content-Management-System ELO verwalten. Eine integrierte digitale Personalakte bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile gegenüber einer herkömmlichen, papierbasierten Verwaltung.

Lesen Sie auch unsere Blogartikel Machen Sie Ihre Personalabteilung mit der digitalen Personalakte zukunftssicher und Effizientes Recruiting mit digitalem Bewerbermanagement. So erfahren Sie mehr über die ELO digitale Personalakte und die Digitalisierung von HR-Prozessen.

Oder lassen Sie sich doch direkt von uns beraten, wie Sie nicht nur die Genehmigung von Urlaubsanträgen automatisieren, sondern auch gesetzliche Bestimmungen und Aufbewahrungsfristen rechtssicher einhalten.