Ihre Mitarbeitenden sind Ihr wertvollstes Kapital? Human Resources (HR) entscheiden häufig über den Erfolg eines Unternehmens. Begeistern Sie Ihre Belegschaft mit optimalen HR-Prozessen, die sowohl neues als auch langjähriges Personal an Ihr Unternehmen binden. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie die digitale Personalakte innerhalb eines ECM-Systems (Enterprise Content Management) hilft, Ihre Prozesse in der Personalabteilung zu automatisieren. Damit verbessern Sie die Qualität Ihrer Personalarbeit.
Die ECM-Software von ELO Office verkürzt den Zeitaufwand für die Erledigung von Standardaufgaben durch automatisierte Prozesse. So verpassen Sie keine wichtigen Termine und Aufgaben.
Digitale Personalakte: Welche HR-Aufgaben stehen im Mittelpunkt?
Zahlreiche Workflows und Automatisierungen mit Hilfe des ECM-Systems sorgen für eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ohne Medienbrüche. Die erforderlichen Informationen gelangen über Schnittstellen des ECM-Systems beispielsweise zu kaufmännischen Fachanwendungssystemen, Anwendungen der Finanzbuchhaltung oder ERP-Systemen wie eEvolution.
Durch die Automatisierung kann der Zeitaufwand für Routineaufgaben in der Personalabteilung erheblich reduziert werden. Es bleibt mehr Zeit, um z.B. Weiterbildungs- und Förderprogramme für die Belegschaft zu organisieren.
Hier finden Sie einige Beispiele, welche Aufgaben mit der digitalen Personalakte verwaltet werden:
Stammdaten zentral pflegen
Die Stammdaten werden aus anderen Systemen in das ECM-System übernommen. So können sie automatisiert über im Workflow genehmigte Formularanträge anpassen.
Workflows für Standardprozesse erstellen
Erstellen Sie Freigaben oder Änderungsanträge direkt aus dem ECM-System heraus. Das sorgt für einen reibungslosen und transparenten Informationsfluss zwischen allen beteiligten Personen.
Fristen einhalten
Wichtige Fristen wie z.B. das Ende einer Probezeit oder Löschfristen für Bewerbungsunterlagen lassen sich einfach überwachen. Dadurch sind Sie automatisch rechtzeitig informiert.
Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
Die digitale Personalakte unterstützt Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Effizientes Wissensmanagement
Lassen Sie sich beim Aufbau Ihres Ideen- und Wissensmanagement durch das ECM-System unterstützen. Sogar bei der Umstrukturierung von Personal wird die Entscheidung vereinfacht, wer für welche Position am besten geeignet ist.
Visualisierung aller Aktivitäten auf dem Dashboard
Mit frei konfigurierbaren Dashboards behalten Sie den Überblick zu allen Personalakten und ihres jeweiligen Status. Checklisten helfen Ihnen, alle notwendigen Aktivitäten im Blick zu behalten.
Digitale Personalakten lassen sich an individuelle Unternehmensprozesse anpassen und an vorhandene Software anbinden. Ein nicht unwichtiger Aspekt ist dabei auch die Aufbewahrung sowie Zugangssicherung von vertrauensvollen und sensiblen Daten.
Mit einer digitalen Personalakte werden Sie Ihrer Personalabteilung die notwendige Zeit verschaffen, die sie braucht, um beispielsweise Stellen rechtzeitig zu besetzen. Prozesse sind damit für alle Beteiligten transparent und Fristen werden eingehalten. Ihre Fachkräfte werden es Ihnen danken, wenn die Personalprozesse zukunftssicher, schlank und unkompliziert gestaltet sind.
Erfahren Sie mehr, welche positiven Einflüsse die digitale Personalakte auf die HR-Prozessverbesserung in Ihrer Personalabteilung haben kann. Das ELO Whitepaper „Digital neu denken: Personalmanagement im Unternehmen“ liefert viele Antworten und Impulse für den Einsatz einer digitalen Personalakte im Unternehmen.
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