Die elektronische Speicherung von Belegen und Dokumenten ist für viele Unternehmen ein wichtiger Schritt zum papierlosen Büro. Allerdings gibt es einiges bei der digitalen revisionssicheren Archivierung zu beachten, wenn Dokumente langfristig aufbewahrt werden sollen.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
In Deutschland müssen elektronische Archivsysteme den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sowie weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Neben diesen bereits recht komplexen Bedingungen sind auch noch datenschutzrechtliche Vorgaben aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei einer durchgängig digitalen Archivierung und Aufbewahrung von Unterlagen zu berücksichtigen.
Der Begriff Revisionssicherheit oder revisionssichere Archivierung bezieht sich auf die Einhaltung der Best Practices für die sichere Datenspeicherung von Belegen und Dokumenten in elektronischer Form und ist ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen.
Unter einer digitalen revisionssicheren Archivierung versteht man, dass aufbewahrungspflichtige Belege, Dokumente und Unterlagen während der gesetzlich vorgeschriebenen Frist in einem elektronischen Archivsystem abgelegt werden. Dort müssen sie jederzeit auffindbar und vor unberechtigtem Zugriff geschützt sein. Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass die digital archivierten Dokumente vor Verlust, Änderung oder Manipulation geschützt sind.
Reicht eine revisionssichere Software zur Einhaltung der Revisionssicherheit aus?
Eine digitale Ablageform entlastet Unternehmen in vielerlei Hinsicht: Ressourcen, Fehlerquote und Kosten werden mit digital archivierten Dokumenten deutlich reduziert. Um eine revisionssichere Archivierung sicherzustellen, benötigen Unternehmen im Prinzip drei Bausteine: eine entsprechende Hardware zur unveränderbaren Speicherung der Dokumente, eine Software und eine Verfahrensdokumentation.
Der Zweck der Verfahrensdokumentation besteht u.a. darin, die Schritte rund um das digitale Archivieren nachvollziehbar festzuhalten. Damit wird sichergestellt, dass erst nachdem diese Checkliste abgearbeitet wurde, ein Papierdokument vernichtet werden darf. Darüber hinaus enthält die Verfahrensdokumentation noch viele weitere Punkte wie technische Systemdokumentation, Sicherheits- und Datenschutzkonzept, Mitarbeiterrichtlinien, Berechtigungen, Anwenderdokumentationen u.v.m.
Übrigens wird eine Software als revisionssicher bezeichnet, wenn aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Dokumente nach den zuvor erwähnten gesetzlichen Vorgaben und Pflichten archiviert werden. Dabei ist die Software nur ein Teil des Gesamtprozesses. Wirklich entscheidend ist eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Sie gilt als Nachweis für eine GoBD-konforme bzw. digitale revisionssichere Archivierung.
Wie starte ich mit der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten?
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick wo überall im Unternehmen Papierbelege anfallen. Nehmen Sie sich dafür Teilprozesse vor, damit das Thema nicht zu komplex wird. Es empfiehlt sich mit der Dokumentation der rechnungsrelevanten Prozesse zu beginnen, um alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen revisionssicher zu digitalisieren. Achten Sie darauf, sowohl Daten und Dokumente als auch Verfahren, Anweisungen und Prozesse vollständig in der Verfahrensdokumentation aufzulisten.
Erst nachdem diese Vorarbeit geleistet wurde, kann ein passendes zertifiziertes digitales Dokumentenmanagementsystem mit Archivierungsfunktion eine hervorragende Unterstützung sein.
Wir finde ich die passende Software für eine revisionssichere Archivierung?
Vielleicht sind Sie bereits auf der Suche nach einer passenden Software, die Sie bei der revisionssicheren Archivierung unterstützt. Die wenigsten Unternehmen arbeiten durchgängig mit einem System bzw. Archiv. Selbst ein ERP-System hat in der Regel vor- und nachgelagerte Systeme mit vielen unterschiedlichen Schnittstellen. Darum empfiehlt es sich über ein Dokumentenmanagementsystem oder Enterprise Content Management System nachzudenken.
Beim Auswahlprozess sollten Sie beispielsweise folgende Aspekte betrachten
- Wie werden die Dokumente digitalisiert? (z.B. Scan, Dokumentkonvertierung oder Barcode)
- Wo werden die Dokumente gespeichert?
- Wer hat auf welche Dokumente Zugriff?
- Wie sieht der Workflow aus?
- Wie erfolgt die Integration in die vorhandene IT-Umgebung?
- Ist der Belegfluss digital nachvollziehbar?
Das von Ihnen ausgewählte System muss in jedem Fall den hohen Anforderungen der GoBD, aber auch den IT- und Datensicherheitsbestimmungen standhalten.
Nehmen Sie sich darüber hinaus ausreichend Zeit für eine umfangreiche Test- und Einführungsphase. Hier können die Mitarbeiter die Vorteile des einfachen und schnellen Auffindens von Belegen selbst erfahren und werden damit zum Unterstützer Ihres Projektes. Positive erste Erfahrungen sorgen für eine hohe Akzeptanz bei den neuen Prozessen zur digitalen revisionssicheren Archivierung.
Bietet eEvolution eine Software zur revisionssicheren Archivierung an?
Seit vielen Jahren unterstützen wir mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Mit ELO ECM Suite automatisieren wir Ihre Ablage und unterstützen eine revisionssichere Archivierung. Das Enterprise Content Management System fügt sich problemlos in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ein. Dabei erfüllt die Software alle gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen bei der elektronischen Belegarchivierung in Deutschland und Österreich. Im Mai 2022 wurde das von der unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young attestiert.
Download des Prüfungsergebnisses (PDF)
Sie haben Fragen zur revisionssicheren Archivierung digitaler Dokumente oder zur ELO ECM Suite? Dann sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gerne bei der durchgängigen Gestaltung von Archivierung, Dokumenten- und Workflowmanagement.
