Smarte ECM Software: Effizienzturbo für Ihr Unternehmen

Wussten Sie, dass Mitarbeiter im Schnitt mindestens 1 Stunde pro Tag nur mit der Suche nach Dokumenten verbringen? Mithilfe moderner ECM Software können Unternehmen nicht nur die Suche nach Dokumenten auf ein Minimum reduzieren, sondern auch die Ablage, Verteilung und Verfolgung ihrer Dokumente vereinfachen, verschlanken und automatisieren.

Mit Enterprise Content Management (ECM) wird nicht nur die Suche nach Dokumenten effizienter, sondern auch die Arbeit allgemein. Die Digitalisierung von papierbasierten Workflows ist ein wirksamer Weg, um die Produktivität im Unternehmen zu steigern und die Arbeit zu erleichtern.

Mit einer innovativen ECM Software machen Sie Schluss mit Papier- und Dateichaos. Nutzen Sie ECM-Systeme zur systematischen Verwaltung von Dokumenten und Belegen während ihres gesamten Lebenszyklus. ECM-Lösungen ermöglichen, unstrukturierte Informationen wie Word-Dokumente, PDFs, E-Mails und gescannte Bilder sicher zu speichern und autorisierten Benutzern als digitale Dokumente zugänglich zu machen.

Vom digitalen Rechnungsmanagement über die Steuerung von HR-Prozessen bis zum Vertragsmanagement – die treibende Kraft hinter der Implementierung einer ECM-Lösung sind effiziente Geschäftsprozesse.

Durch ein innovatives Workflow Management wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Abstimmung verbessert. Mit einer ECM Software werden Ihre Mitarbeiter wesentlich transparenter und revisionssicherer arbeiten. Durch die enormen Kosten- und Zeitersparnisse verschaffen Sie Ihrem Unternehmen wieder Ressourcen, um sich auf das Wesentliche zu fokussieren, um schneller und effizienter zu arbeiten.

Oberflächlich betrachtet erscheinen Enterprise Content Management ECM und Dokumentenmanagement-System DMS in ihrem Aufbau recht ähnlich. Aber Sie unterscheiden sich erheblich in ihrer Charakteristik. Eine DMS Software dient dazu elektronische Dokumente einer Organisation zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen.

Ein ECM-System ist eine viel breitere Version eines DMS. Es kann nicht nur alle Arten von Inhalten, einschließlich Webseiten, Videos, Rich Media und E-Mails verwalten, sondern auch die täglichen Arbeitsabläufe zu optimieren.

Dafür ist eine Reihe von Tools und Prozessen notwendig, um alle Inhalte zu speichern, zu verwalten, anzuordnen und auffindbar zu machen.

Ein DMS wird hauptsächlich verwendet, um digital zu werden und aus papierbasierten Systemen herauszuwachsen. Mit eine ECM Software gehen Sie einen Schritt weiter. Damit verwalten Sie Daten sowohl offline als auch im Web. Kurz gesagt, ein Enterprise Content Management Software dient praktisch als maßgeschneiderte Suchmaschine für Ihr Unternehmen.

Mit einem ECM-System erhöhen Sie die Produktivität und Effizienz in Ihrem Unternehmen. Sie bekommen kostengünstigere, effizientere und fehlerfreie Geschäftsprozesse, wenn sie die Abhängigkeit von Papierdokumenten reduzieren und ein organisiertes, sicheres Repository für unstrukturierte Informationen schaffen. Unternehmen, die keine ECM Software implementieren, riskieren Zeit- und Produktivitätsverluste sowie die potenzielle Nichteinhaltung von gesetzlichen Richtlinien und Vorschriften. Im Katastrophenfall können Unternehmen wichtige Informationen verloren gehen, was zu erheblichen Betriebsunterbrechungen führen kann.

Technologische Fortschritte machen auch Enterprise Content Management Software wichtiger denn je. Die Verbreitung von Remote-Arbeiten wird von einer ECM-Lösung durch bereitgestellte Funktionen für Geschäftskontinuität und Kollaboration im Unternehmen unterstützt.

Eine smarte ECM Software ermöglicht die vollständige Rückverfolgbarkeit von Arbeitsprozessen, wodurch der Zeitaufwand für die Dateisuche minimiert wird. Gerade durch die Möglichkeit über Big Data zu verfügen, ist es wichtig sich Gedanken über deren Verwaltung zu machen. Diese Vielzahl an Informationen muss auch effektiv verwaltet werden, um sie in Business-Intelligence-Anwendungen (BI) zu integrieren.

Die Verwaltung der Inhalte einer Organisation beginnt mit der Erfassung und dem Import von Informationen in ein sicheres digitales Archiv.

Herkömmliche Methoden zum Erfassen von Dokumenten erfordern einen hohen Aufwand und Kosten. Ein ECM-System beseitigt viele der Hindernisse, die durch eine Papierablage verursacht werden: arbeitsintensive Vervielfältigung, langsame Verteilung, verlegte Originale und das umständliche Suchen von Dateien.

Dabei werden diese Methoden eingesetzt:

• Verwendung elektronischer Formulare, um Dokumente bereits bei der Erstellung zu digitalisieren
• Scannen von Papierdokumenten, die in einem digitalen Archiv abgelegt werden sollen
• Verwalten von nativen digitalen Inhalten, einschließlich Microsoft Office-Dokumenten, PDFs, Bildern und Videodateien
• Automatische Archivierung und Kategorisierung von Dokumenten auf Servern, freigegebenen Geräten und Netzlaufwerken

Mit einem robustem ECM-System können Unternehmen problemlos jedes geschäftskritische Dokument in einem digitalen Repository speichern. Folgendes wird damit möglich:

• Entscheiden Sie, wer Dokumente anzeigen, bearbeiten und erstellen darf.
• Klassifizieren und suchen Sie Dokumente basierend auf Metadaten.
• Organisieren Sie Dokumente in einer flexiblen Ordnerstruktur.

Die Vorteile von Enterprise Content Management gehen weit über die Dokumentenspeicherung hinaus. ECM Systeme reduzieren außerdem die Zeit, die Kosten und die Komplexität, die mit der Verwaltung von Dokumenten verbunden sind. Es unterstützt auch die Bemühungen zur Stärkung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für die Aufbewahrung von Dokumenten.

Nachdem die Dokumente und Belege sicher im ECM-System gespeichert wurden, ergeben sich darüber hinaus viele Vorteile:

• Finden Sie jedes Dokument mit der Volltextsuche.
• Identifizieren Sie bestimmte Wörter oder Sätze in Dokumenttext, Metadaten, Anmerkungen und Eintragsnamen.
• Verwenden Sie smarte Suchoptionen, um das Auffinden der Dokumente zu beschleunigen.

Enterprise Content Management Software trägt dazu bei, den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen zu verringern. Es ermöglicht Mitarbeitern, Informationsanfragen von Kunden, Bürgern und Prüfern sofort zu beantworten, unabhängig davon, ob sie im Büro arbeiten oder remote auf das ECM zugreifen.

Automatisierte Prozesse werden Ihnen helfen, manuelle Aufgaben – wie das Fotokopieren oder das Ablegen digitaler Dokumente – zu eliminieren, um mit weniger Ressourcen bessere Ergebnisse zu erzielen. Ein ECM-System wie die ELO ECM Suite verfügt über digitale Automatisierungsfunktionen, die folgende Lösungen bietet:

• Sie leiten Dokumente automatisch zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weiter.
• Sie benachrichtigen die zuständigen Mitarbeiter, wenn Dokumente ihre Aufmerksamkeit erfordern.
• Sie erkennen Fehler, bevor sie zu Verzögerungen führen oder Mehrarbeit verursachen.

Jeden Tag müssen Rechnungen bezahlt, Aufzeichnungen archiviert und Urlaubsanträge von Mitarbeitern genehmigt oder abgelehnt werden. Die Automatisierung bewegt diese kritischen Dokumente in der angegebenen Reihenfolge durch die erforderlichen Prüfungs- und Genehmigungsschritte. Das Endergebnis sind Prozesse, die kosteneffizienter, schlanker und fehlerfreier sind.

Mit zunehmenden Compliance-Einschränkungen in einer Vielzahl von Branchen ist der Einsatz von einem ECM-System unerlässlich, um die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten zu optimieren und sich vor Risiken zu schützen.

Ein Enterprise Content Management System wie ELO stellt dafür anpassbare Sicherheitseinstellungen bereit. So werden Unternehmensinformationen vor unbefugtem Zugriff oder Änderungen schützen können.

ECM-Lösungen wie ELO professional ermöglichen es Fachabteilungen, den Benutzerzugriff unabhängig zu verwalten – was bedeutet, dass vertrauliche HR-Informationen in der Personalabteilung verbleiben, während Finanzinformationen in der Buchhaltung verbleiben, selbst wenn die Informationen im selben Repository gespeichert sind.

• Beschränken Sie den Zugriff auf Ordner, Dokumente, Felder, Anmerkungen und andere granulare Dokumenteigenschaften nach Bedarf.
• Überwachen Sie Systemanmeldungen und -abmeldungen, die Erstellung und Vernichtung von Dokumenten, Passwortänderungen und mehr.
• Schützen Sie sensible Metadaten, indem Sie den Zugriff auf Informationen bis hin zu einzelnen Ordnern, Vorlagen und Feldern kontrollieren.

Die meisten ECM-Plattformen enthalten einige dieser Funktionen, aber ELO ECM Suite bietet eine vollständige ECM-Lösung, die Ihrem Unternehmen hilft, Geschäftsprozesse erheblich zu verbessern. Darüber hinaus lässt sich ELO auch direkt in ein ERP-System wie das eEvolution ERP integrieren. Damit schaffen Sie eine solide Basis für die digitale Transformation.

Als Ihr ELO Partner im Norden helfen wir gern bei der Digitalisierung mit einer maßgeschneiderten ECM Software.