Ein transparentes Rechnungswesen erfordert schnelle Reaktions- und Prozesszeiten, parallelen Dokumentenzugriff und Transparenz über alle laufenden Vorgänge. Die Buchhaltung muss sich nicht nur täglich mit dem Zufluss von Eingangsrechnungen befassen, sondern es gibt auch viele Probleme, die die Produktivität beeinträchtigen. Dazu gehören papierzentrierte Prozesse und komplizierte Genehmigungsworkflows. Schlimmer noch, diese ineffizienten Prozesse führen häufig zu Cashflow-Problemen oder noch schlimmer zu einem Glaubwürdigkeitsverlust bei Kunden und Lieferanten.
Die automatische Erfassung, Prüfung, Kostenzuordnung und Freigabe aller Eingangsrechnungen beheben diese Probleme. Dadurch werden Ihre Gläubiger und Lieferanten pünktlich und fehlerfrei bezahlt. Ihre Mitarbeiter haben dadurch mehr Zeit für höherwertige Aufgaben, anstatt sie für alltägliche Formalitäten zu verschwenden.
Wichtige Tipps für einen effizienten Prozess zur Freigabe Ihrer Eingangsrechnungen
Die Implementierung einer effektiven Automatisierungsstrategie für die interne Rechnungsbearbeitung kann jedoch schwierig sein. Die folgenden Schritte sollen Sie auf diesen Weg unterstützen.
Die Entwicklung einer Automatisierungsstrategie, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist, beginnt mit dem Verständnis Ihrer aktuellen Prozesse. Planen Sie alle Prozesse und Aufgaben von der Beschaffung bis zur Zahlung und analysieren Sie jeden Schritt:
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- Wie kommen Eingangsrechnungen in Ihr Unternehmen?
- An wen gehen sie, nachdem sie im System verarbeitet wurden?
- Wo sind die Engpässe?
- Gibt es sich wiederholende Aufgaben, die durch die Automatisierung beseitigt werden können?
Sie sollten auch analysieren, wie Freigaben verwaltet werden. Stellen Sie darüber hinaus auch die Entscheidungspunkte, die Dokumentrouten und die Verantwortlichen für die Genehmigung bestimmter Transaktionen dar. Wenn Sie klar definierte Prozesse haben, können Sie später mehrstufige automatisierte Workflows einrichten.
Oft werden Eingangsrechnungen im Unternehmen mit dem Scanner erfasst. Dennoch müssen die Informationen des Beleges noch in eine Datenbank eingegeben werden. Das kostet Zeit und kann zu manuellen Erfassungsfehlern führen. Eine effizientere Alternative ist die Digitalisierung eingehender Rechnungen und Bestellungen mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Eine DMS-Software ist mit der optischen Zeichenerkennung (OCR) ausgestattet, einer Technologie, die Daten aus einem gescannten Dokument extrahiert und digitalisiert. Diese Daten werden dann in einer zentralen Datenbank gespeichert und können mithilfe der integrierten Suchmaschine des DMS abgerufen werden. Noch wichtiger ist, dass OCR-fähige DMS gescannte Rechnungen sofort erkennen, verarbeiten und sogar relevanten Personen zuweisen können.
Der wichtigste Aspekt einer Automatisierungsstrategie ist das Entwerfen elektronischer Workflows, die Rechnungen und Bestellungen an die richtige Person weiterleiten. Es erleichtert das Implementieren dieser digitalen Workflows, wenn Sie jeden Schritt Ihres Eingangsrechnungsprozesses kennen und richtig zugeordnet haben.
Wenn beispielsweise besondere Transaktionen von bestimmten Personen genehmigt werden müssen, können Sie diese Bedingungen in Ihrer DMS-Software hinterlegen. Diese leitet dann die digitalisierten Rechnungen sofort an die zuständige Person weiter, die sie dann überprüft und zur Zahlung freigibt.
Sie können die Verarbeitungszeiten weiter verkürzen, indem Sie mobile Freigabefunktionen bereitstellen und E-Mail-Erinnerungen festlegen, damit Sie keine Termine verpassen.
Die Aussicht auf eine automatisierte Erfassung, Indexierung und Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen mag Sie begeistern, aber es ist wichtig, alle betroffenen Personen mit der neuen Strategie vertraut zu machen. Dies bedeutet, MitarbeiterInnen und Lieferanten die neuen Richtlinien für die Verwaltung von Rechnungsbeschaffungen, Ausnahmen, Freigaben und anderen relevanten Aufgaben zu erläutern. Denken Sie daran, Ihre Mitarbeiter ausreichend schulen zu lassen, damit diese mit dem neuen Verfahren vertraut sind und die Prozesse konsistent und effizient ablaufen.
Automatisierungsstrategien für Eingangsrechnungen sind oft erfolgreicher, wenn Sie mit kleinen Schritten beginnen. Automatisieren Sie zuerst Ihre grundlegendsten und einfachsten Workflows sowie Funktionen. Das Entwerfen eines digitalen Workflows, der den gesamten Procure-to-Pay-Zyklus vollständig automatisiert, ist möglicherweise ein zu ehrgeiziges Projekt.
Starten Sie mit Workflows, bei denen die Dateneingabe und die Verteilung von Dokumenten automatisiert werden. Dadurch profitieren Sie schneller von den Vorteilen eines DMS. Zusätzlich gewinnen Sie Zeit, um das Feedback der Nutzer und neue Erkenntnisse in den Umsetzungsprozess der nächsten Phase einfließen zu lassen.
Stellen Sie sicher, dass Dokumente an die richtigen Personen weitergeleitet werden und Erinnerungsfunktionen eingerichtet sind. Sie sollten auch die Richtigkeit der in das System übernommenen Informationen überprüfen. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter Dateneingabefehler zu häufig korrigieren müssen, sollten Anwendung und Workflows weiter optimiert werden.
Durch die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen sind Unternehmen vielen Problemen ausgesetzt, die sich als kostspielig und zeitaufwändig erweisen können. Mit einer gut durchdachten Automatisierungsstrategie und einer intelligenten DMS Software werden Sie von zahlreichen Vorteilen profitieren. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel 6 Vorteile von KI-basierter DMS Software.
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