Rechnungsmanagement mit ELO ECM Suite: So funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung

Bereits seit 27. November 2020 werden papierbasierte Rechnungen von öffentlichen Auftraggebern nicht mehr akzeptiert. Wer also an öffentlichen Ausschreibungen beteiligt ist, muss auch in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen, zu senden, zu empfangen und zu verarbeiten. Durch die digitale Rechnungserstellung auf Basis von strukturierten Daten ist der Empfänger in der Lage, die Rechnungsdaten einzulesen, zu prüfen und automatisch zu verarbeiten.

In Deutschland sind davon bereits 50 % aller Unternehmen betroffen, sodass davon auszugehen ist, dass sich der Trend zur digitalen Dokumentenverwaltung fortsetzen wird. Darum sollten Unternehmen sich mit einem Enterprise Content Management (ECM) befassen. Damit wird eine einheitliche Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung sämtlicher Unternehmensinformationen ermöglicht. Viele Unternehmen starten ein ECM-Projekt im Bereich des Rechnungsmanagements, da dort erhebliche Kosteneinsparungen durch die Digitalisierung zu erwarten sind.

Mit einem elektronischen Rechnungsmanagementsystem beschleunigen Sie sämtliche Prozesse in der Rechnungsbearbeitung. Das führt nicht nur zu einer gesteigerten Effizienz in der Buchhaltung, sondern ist auch unter Berücksichtigung von Umwelt- und Kostenaspekten hinsichtlich der Papiervermeidung sehr sinnvoll.

Ihre Vorteile bei der digitalen Rechnungsverarbeitung auf einen Blick

• Übersichtliches zeitsparendes Rechnungsmanagement
• Schnelle Rechnungsbearbeitung & transparente Rechnungsverwaltung
• Ressourcenschonung, Zeit- und Kostenersparnisse
• Rechnungscontrolling & Fristenüberwachung
• Integration in IT-Infrastruktur
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei der Archivierung

Das Rechnungsmanagement innerhalb eines ECMs automatisiert die wichtigsten Prozesse im Rechnungswesen – das Empfangen und Archivieren von Rechnungen in allen Formaten (Papier, PDF, E-Rechnung u.v.m.) und die damit verbundenen Arbeitsschritte, wie zum Beispiel das Prüfen und Freigeben. Dabei werden sie komplett von einem logisch aufgebauten digitalen Rechnungsworkflow unterstützt.

Nach dem Identifizieren und Klassifizieren der Eingangsrechnung in unterschiedlichen Rechnungsformaten erfolgt die Erfassung. Rechnungen in Papierform werden eingescannt und liegen danach auch in digitaler Form vor. Mittels der Vorerfassung erster Rechnungsdaten, erfolgt beispielsweise die Zuordnung des betreffenden Kreditors und dessen Zahlungsbedingungen, Erfassung der Rechnungsbeträge, Identifikation der zuständigen Fachbereiche oder auch die Zuordnung zu einem Projekt oder Kostenträger.

Nach der formellen Rechnungsprüfung wird der Workflow zur Kontierung und Rechnungsfreigabe gestartet. Haben alle erforderlichen Instanzen die Freigabe erteilt, führt der Workflow automatisch die Rechnung an die Buchhaltung zurück. Sogar eine automatische Buchung im System wird mit ELO ECM Suite unterstützt. ELO kann sowohl an DATEV als auch an eine ERP-Software wie eEvolution nahtlos angebunden werden. Wurde die Bestellung über eEvolution ausgelöst, kann die Validierung auch direkt mit den dort erfassten Bestelldaten erfolgen.

Sind alle Positionen korrekt und vollständig erfasst, stehen die Daten für den Datenexport in das jeweilige Finanzbuchhaltungs-/ERP-System bereit, und damit auch für die Zahlung bei Fälligkeit.

Die Digitalisierung der Eingangsrechnungen und ihre zentrale Aufbewahrung in einem ECM-System garantiert allen Prozessbeteiligten einen schnellen und dauerhaften Zugriff auf die Rechnungen, ohne die logistischen Hindernisse eines Papierarchivs.

Viele Funktionalitäten einer Rechnungsmanagement-Software hängen sicherlich von den individuellen Gegebenheiten in den Unternehmen ab. Dennoch haben wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengetragen, die ein Rechnungsmanagement-Tool unbedingt mitbringen sollte:

• Bestandteil eines zukunftssicheren soliden ECM-Systems
• Einfache Handhabung und hohe Anwenderfreundlichkeit
• Übersichtliche, möglichst selbsterklärende Benutzeroberfläche
• Erfüllung aller steuerlichen und gesetzlichen Anforderungen
• Fehlerfreie Verarbeitung von üblichen Rechnungsformaten wie ZugFeRD und EDI sowie eingescannten Belegen
• Volltext-Suchfunktion sowie Filterfunktionen für die Bearbeitung von rechnungsrelevanten Informationen
• Anpassbarer Rechnungsworkflow zur Kontierung und Rechnungsfreigabe
• Flexible Benutzerverwaltung und umfangreiche Berechtigungsstruktur mit Zugriffseinschränkungen, Vertretungsfunktionen und Eskalationen

Beim digitalen Rechnungsmanagement von ELO wird der Rechnungseingang vollständig und durchgängig digital verarbeitet. Die Daten können abschließend automatisch in eEvolution übernommen und zentral archiviert werden. Der Aufwand für Ihre Mitarbeitenden wird sich durch ein automatisiertes Rechnungsmanagement dramatisch reduzieren. Erfahrungswerte zeigen eine Arbeitszeiteinsparung und Kostenreduzierung im Vergleich zur Papierrechnung von bis zu 70 %.

Moderne Lösungen wie die ELO ECM Suite lassen sich dabei exakt an individuelle Unternehmensprozesse anpassen. Mit Hilfe der ELO-Integration können Sie direkt aus Ihrer gewohnten ERP-Oberfläche auf Ihre gewünschten Dokumente zugreifen und haben somit jederzeit Zugang zu allen vorgangsbezogenen Daten, die Sie beim Rechnungsmanagement benötigen.

Die ELO-Integration gewährleistet eine zentrale Ablage Ihrer Daten, was Insellösungen überflüssig macht. Ihre Arbeit wird deutlich erleichtert, weil Sie nicht zwischen den Anwendungen wechseln müssen, sondern mit einem systemübergreifenden Prozess arbeiten.

Für das modulare ERP-System eEvolution haben wir diese Schnittstelle entwickelt, um den Anwendern einen optimalen digitalen Workflow zwischen der Arbeit im ERP und dem digitalen Dokumentenmanagement zu gewährleisten und doppelte Arbeit zu vermeiden.

Unsere aufgezeichneten Webinare über Dokumentenmanagement mit ELO finden Sie hier: