Ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder Enterprise Content Management System (ECM) organisiert und speichert Ihre Dateien sicher, sodass überfüllte Aktenschränke, die Erweiterung der Archivierungsflächen im Unternehmen und papierbasierte Dokumentenverteilung der Vergangenheit angehören. Das beste Dokumentenmanagement-System ist jedoch viel mehr als nur ein Tool zum Digitalisieren und Archivieren Ihrer Informationen und Belege. Es hilft Ihnen auch bei der Verwaltung von digitalen Workflows für Ihre Prozesse im Unternehmen. Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr über digitale Workflows und welche Vorteile Sie für das Dokumentenmanagement bringen.
Was ist ein digitaler Workflow?
Ein Workflow besteht aus einer Reihe von Schritten, die zum Ausführen einer Aufgabe erforderlich sind. Im Kontext der Dokumentenverwaltung werden Dateien verteilt, um Aufgaben wie Genehmigungen, Überprüfungen und Änderungen auszuführen.
Beispielsweise wird der Verlauf einer Eingangsrechnung durch den gesamten Prozess der Rechnungsprüfung und Freigabe protokolliert. Die Zuweisung an die entsprechenden Rechnungsprüfer erfolgt auf digitalem Weg und vollautomatisch.
Dies mag wie ein einfacher Prozess erscheinen, aber es ist nur einer von sehr vielen Prozessen, die Unternehmen jeden Tag abwickeln. Wenn Papierstapel von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern, kann es passieren, dass wichtige Informationen verloren gehen. Das wirkt sich negativ auf Produktivität und Effizienz aus. Ein digitaler Workflow sorgt jedoch dafür, dass allen beteiligten Personen die Vorgänge automatisch zugestellt werden.
Mit einer ECM-Software wie der ELO ECM Suite können Unternehmen automatisierte digitale Workflows erstellen und anpassen, um papierbasierte Arbeitsabläufe und Prozesse erheblich effizienter zu gestalten.
Automatische Dokumentenverteilung mit DMS Workflow
Wie in dem zuvor erwähnten Beispiel angedeutet ist es möglich, die Workflows so zu konfigurieren, dass doppelte Geschäftsprozesse vermieden und Belege nicht mehr manuell verteilt werden.
Mittels fortschrittlicher KI-basierter Methoden zur Dokumentenerfassung werden von den Belegen alle wichtigen Daten digital in Ihr IT-System übernommen. Die DMS- oder ECM-Software wertet die Daten aus und leitet sie an die Abteilung oder die Person weiter, die in Ihrem benutzerdefinierten Workflow festgelegt ist. Bei höheren Rechnungssummen ist es zum Beispiel möglich, einen digitalen Workflow einzurichten, der diese Rechnung an eine bestimmte Person weiterleitet, die berechtigt ist, größere Transaktionen zu genehmigen.
Ein weiterer Vorteil sind Erinnerungs-E-Mails. Wenn eine Rechnung einige Tage auf die Genehmigung wartet, können vorkonfigurierte DMS Workflows automatisch Erinnerungs-E-Mails generieren oder die Rechnung an eine andere Person senden, um sicherzustellen, dass sie pünktlich bezahlt wird. Das ist nur ein Beispiel wie langwierige dokumentbasierte Geschäftsabläufe optimiert werden können. Mehr über ELO Invoice erfahren.
Effektive Dokumentenverfolgung
Neben benutzerdefinierten Benachrichtigungen können Sie mithilfe von Workflowfunktionen auf einfache Weise verfolgen, wie weit sich eine Rechnung im Genehmigungsprozess befindet. Die ECM- oder DMS-Software zeichnet einen detaillierten Verlauf Ihrer Dokumente in einer zentralen Datenbank auf, einschließlich wann und von wem sie zuletzt aufgerufen, signiert und geändert wurden. Auf diese Weise können Sie feststellen, wo sich das gesuchte Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet und welche Schritte im Prozess noch offen sind. Dieses Wissen können Sie nutzen, um Ihre Workflows zu überarbeiten. So werden Engpässe beseitigt und die Effizienz wird gesteigert.
Erfolgreiches Compliance-Management
Manchmal haben Unternehmen auch mit Compliance-Mandaten und Audits zu tun. Glücklicherweise lassen sich Workflow-Funktionen an die entsprechenden Branchenvorschriften und dem jeweiligen Geschäftsprozess anpassen. Dies bedeutet, dass Sie z.B. über einen Workflow die MitarbeiterInnen daran erinnern können, wenn sich beispielsweise ein Kunde von Ihrem Service abgemeldet hat.
Darüber hinaus verfolgt die ECM- oder-DMS-Software die Änderungen und Genehmigungen von Dokumenten mittels Zeitstempel für jeden Schritt. Die automatische Archivierung erfolgt auf eine Weise, die jeden Beleg leicht auffindbar macht. Dies ist im Falle eines Audits äußerst hilfreich.
So profitieren Sie von den Vorteilen digitaler Workflows beim Dokumentenmanagement
Grundsätzlich lässt sich feststellen, dass wenn Dokumente elektronisch und automatisch verwaltet werden, die Prozesse rationalisiert und konsistenter werden. Ein digitaler Workflow beim Dokumentenmanagement hilft Ihren MitarbeiterInnen dabei, keine Zeit für die Weitergabe und Verfolgung von Dokumenten zu verschwenden. Alle Vorgänge sind an einem Ort zentralisiert, sodass sie mehr Zeit für andere Arbeiten zur Verfügung haben. Die geschilderten Funktionen und Vorteile machen die Entscheidung für die Investitionen in eine EMC- oder DMS-Software sehr viel leichter.
Mit digitalem Workflow Management lassen sich Ihre Geschäftsprozesse elektronisch abbilden. Jede Aufgabe oder Prozessschritt kann festgelegt und automatisch gesteuert werden. Allen Beteiligten stehen dieselben Informationen zur Verfügung. Anhand eines Ablaufplans werden Regeln für das Bearbeiten häufig vorkommender Dokumente festgelegt. Beschleunigte Geschäftsprozesse sorgen für einen besseren Kundenservice durch schneller Reaktionszeiten.
Die ELO ECM Suite bietet die Funktionen digitaler Workflows, die Ihr Unternehmen benötigt, um die Dokumentenverwaltung zum Kinderspiel zu machen. Sie behalten jederzeit den Überblick über den Prüf- und Freigabeprozess Ihrer Dokumente, bis hin zur Ablage im Archiv.
Vereinbaren Sie einen Präsentationstermin, um zu erfahren, mit welchen Funktionen wir Ihren Belegfluss digitalisieren können.
