In diesem Jahr erreichten Videokonferenzen auf einmal eine zuvor nicht dagewesene Wichtigkeit. Jedes Unternehmen sieht sich davon betroffen, sozialen Abstand zu wahren und den eigenen Workflow dennoch aufrecht zu erhalten. Wie die eEvolution Teams diese Situationen in den letzten Monaten realisieren konnte, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Auch wenn in manchen Fällen erst die Voraussetzung bei Hard- und Software geschaffen werden mussten, haben sich die hauseigenen Microsoft-Anwendungen sehr schnell im Praxiseinsatz bewährt. Da Microsoft 365 schon lange bei eEvolution genutzt wird, war es für unsere Mitarbeiter keine großartige Umstellung – da die Tools jedoch Windows-typisch intuitiv zu bedienen sind, stehen auch einer Neuimplementierung in bisher nicht so stark vernetzten Unternehmen keine großen Hürden im Weg.
Wer schon Microsoft 365 nutzt, hat gute Bordmittel zur Hand
Denn der von Stiftung Warentest gekürte Sieger Microsoft Teams ist hier schon integriert. Teams ist nicht nur ein gutes Tool für die gemeinsame Nutzung von Videokonferenzen, es integriert ebenso eine ausgereifte Chatfunktion und eine Anbindung an andere Microsoft-Produkte. Videokonferenzen lassen sich einfach über einen Klick im Gruppenchat starten, Microsoft verspricht eine theoretische Teilnehmerzahl von bis zu 10.000 Mitarbeitern. Mit Teams lassen sich Dateien in Word, PowerPoint und Excel in Echtzeit abrufen, teilen und bearbeiten. Zudem ist Teams auch als App verfügbar, sodass auch am Smartphone standortunabhängig direkt auf das Tool zugegriffen werden kann. Ein weiterer charmanter Vorteil von Teams: Besprechungen können aufgezeichnet werden – so kann man hinterher noch mal in Ruhe nach besprochenen Details suchen.
Der Videochat-Knigge
Wenn von überall auf der Welt gearbeitet werden kann, gilt es für die Videotelefonie einige grundlegende Dinge zu beachten. Als Anwender sollte man sich einen ruhigen Ort suchen, in dem man für den Zeitraum eines Videocalls ungestört ist. Zudem bietet sich auch an, dies in einem geeigneten hellen Raum ohne störende Nebengeräusche zu tun, denn das steigert die Videoqualität erheblich. Eine geeignete Kleidung gehört darüber hinaus genauso zum Knigge wie die Wahl eines neutralen Hintergrundes – lassen sich die unaufgeräumten Kinderbetten nicht vermeiden, stellt Teams jedoch auch eigene, frei wählbare Hintergründe für den Videochat zur Verfügung. Auch die Weichzeichnung des eigenen Hintergrundes ist möglich.
Wir hoffen dieser kleine Ratgeber hat Ihnen geholfen souverän in den nächsten Videochat zu gehen.
Auch wichtig: Datenschutz bei Teams
Das Thema Datenschutz ist in den letzten Jahren so enorm wichtig geworden, dass sich dies auch bei beruflicher Nutzung von diversen Tools nicht vermeiden lässt. Microsoft bietet eine Vielzahl von Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen, mit denen Sie steuern können, wer an Ihren Besprechungen teilnimmt und wer Zugang zu den Besprechungsinformationen hat. So kann beispielsweise entschieden werden, wer von außerhalb der eigenen Teams-Infrastruktur direkt an Besprechungen teilnehmen kann und wer im Wartebereich warten muss, bis ihm jemand Zugang zum Meeting gibt. Wird eine Besprechung aufgezeichnet, werden alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer benachrichtigt, sobald die Aufzeichnung beginnt. Zudem können Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die sich über die Teams App oder den Browser eingewählt haben, direkt auf die Microsoft-Datenschutzerklärung zugreifen.
Geeignete Hardware kann Teams weiter verbessern
Mit wenig Hardwareaufwand lässt sich die Sprachqualität von Microsoft Teams noch einmal deutlich verbessern. Nutzen die Teilnehmer beispielsweise ein Headset, verbessert das nah am Mund platzierte Mikrofon natürlich die Sprachaufnahme. In Konferenzräumen bieten sich zudem Konferenzkameras mit integrierten Mikrofonen an – die Kameras sind schon so intelligent, dass sie nur denjenigen Teilnehmer ins Bild holen, der auch gerade spricht.
Die eEvolution Mitarbeitenden sind sich einig: Microsoft Teams hat die Arbeitsweise in den letzten Wochen deutlich vereinfacht. Reguläre Termine wurden schnell online in den „Arbeitsalltag daheim“ integriert. Sprechen Sie uns gerne direkt an, wenn wir Ihnen bei der Einrichtung von Teams helfen dürfen. Da Teams fester Bestandteil von Microsoft 365 ist, ist es im regulären Paket schon kostenfrei nutzbar.
