Die Reaktion des Softwareherstellers Microsoft auf die Auswirkungen der COVID-19 Pandemie das „Teams“-Tool ab 2020 zeitweise zur kostenfreien Nutzung anzubieten, hat zu steigenden Nutzerzahlen geführt. Eine großartige Idee, denn bei eEvolution leistet Microsoft Teams schon seit vielen Jahren einen wichtigen Beitrag, all unsere Talente auch ohne ständigen physischen Kontakt erfolgreich zusammenarbeiten zu lassen. Wir schätzen dabei die Einfachheit und große Stabilität, die Teams trotz enormen Wachstums immer an den Tag gelegt hat.
Wo kommt Microsoft Teams zum Einsatz?
Microsoft Teams ist ein zentraler Online-Arbeitsbereich (Hub) und als Bestandteil des Office 365 Pakets weitverbreitet. Das Tool unterstützt auf digitalem Weg eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit von Kollegen auch bei räumlich verteilten Arbeitsgruppen. Teams ist dabei weitaus mehr als eine Chat-Lösung, ebenso lassen sich Anrufe, Besprechungen und Webinare, genauso wie der Zugriff auf andere Office 365 Dienste integrieren. Dazu gehören beispielsweise Outlook, SharePoint Online, Skype for Business, Office Groups oder OneDrive. Teams kann auch bequem als App auf mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones installiert werden und so von überall die Kommunikation unterstützen.
Besprechungen und Webinare
Das Tool ermöglicht es Ihrem Team in einer interaktiven Besprechungsumgebung zu arbeiten. Videos oder Anzeigebilder der Teilnehmenden werden übersichtlich dargestellt und automatisch angepasst, um ein reibungsloses Meeting zu garantieren und die Kommunikation durch die Sichtbarkeit von Mimik und Gestik so natürlich wie möglich zu gestalten. Außerdem können Sie durch die Bildschirmfreigabe zeigen, was Sie gerade sehen oder bearbeiten. Zudem besteht die Möglichkeit, während einer Sitzung Gruppenräume zu erstellen, um beispielsweise das Team in Aufgabenbereiche zu unterteilen und die Ergebnisse am Ende in gesamter Runde zusammenzuführen. Um die Ergebnisse von Meetings, auch gerade für Abwesende, zu dokumentieren, können diese aufgezeichnet werden. Für ein professionelles Auftreten im Home-Office ist es möglich, den angezeigten Hintergrund zu ändern oder unscharf zu stellen. Hierzu können eigene Hintergründe verwendet werden oder auf eine bestehende Auswahl von Hintergründen von seriös bis spaßig zurückgegriffen werden.
Auch für das Schulen Ihrer Mitarbeiter und Kunden bietet Teams eine geeignete Plattform. So können Webinare geplant und durchgeführt werden. Dafür können individuelle Registrierungsseiten mit eigenem Branding und Bestätigungs-E-Mails erstellt werden. Zudem können Sie einstellen, wer den Raum betreten darf, wessen Mikrofon und Kamera aktiv sind und weitere Einstellungen tätigen, die für ein reibungsloses Webinar notwendig sind. Durch die Nutzung von PowerPoint Live in Teams, können Präsentationen professionell durchgeführt werden und das Publikum direkt mit einbezogen werden, beispielsweise durch das Zeigen von Reaktionen mit Emojis. Ob das Webinar erfolgreich war, können Sie anschließend einer Teilnehmerstatistik entnehmen.
Chatten
Kurznachrichten sind im Alltag sowie geschäftlich zu einem beliebten und effizienten Kommunikationsmittel herangewachsen. Teams ermöglicht es Ihnen, Ihre Chats sinnvoll zu verwalten und zu organisieren. Teammitgliedern können Tags zugewiesen werden, für eine einfache Erwähnung im Chat und Weiterleitung der Nachrichten an erwähnte Personen. Außerdem lassen sich relevante Chats als Lesezeichen ablegen und später unter „Gespeichert“ erneut abrufen. Um Ihren Workflow nicht zu unterbrechen, können Sie auch Chats zeitweise oder permanent stumm schalten. Weitere praktische Funktionen sind das gleichzeitige Korrigieren von Inhalten, die Whiteboard-App und das Anlegen privater Projektbereiche. Die Such- und Filteroption erleichtern das Auffinden von Chatnachrichten und anderen Daten.
In vielen Bereichen wird neben Teams auch die E-Mailfunktion und der Kalender Outlook verwendet. Aus diesem Grund ermöglicht Teams eine direkte Übertragung von Konversationen aus Teams nach Outlook und garantiert so die einfache Verbreitung von Informationen per E-Mail. Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern, die MS Teams bislang noch nicht nutzt, kann durch das Versenden entsprechender Links problemlos stattfinden.
Anrufe
Neben Kurznachrichten bietet Teams auch zahlreiche Anruffunktionen. Anrufe können zusammengeführt werden oder direkt von Ihrem Laptop auf das Smartphone umgeleitet werden. Die Anruftranskription bietet Barrierefreiheit, durch automatisch mitlesbar gemachte Anrufe. Auch die Anrufqualität kann in Teams überwacht werden und führt so zu einer erfolgreichen Telekommunikation in Ihrem Unternehmen.
Sicherheit und Datenschutz
Microsoft Teams setzt auf eine richtlinienbasierte Kontrolle für eine sichere Kommunikation und Zusammenarbeit. Mit Multi-Geo Capabilities steht es Ihnen frei, individuell bevorzugte Standorte für die Speicherung Ihrer Chatdaten festzulegen und somit die vollständige Kontrolle über Kundendaten sicherzustellen.
Die Zukunft von Teams
Wie bereits erwähnt, konnte Teams steigende Nutzerzahlen verzeichnen und ist als Bestandteil des Office 365 Pakets weitverbreitet. Durch die kostenfreie Verfügbarkeit kann Teams eine wirtschaftliche und einfache Nutzung durch Ihre Partner und Sie ermöglichen und die tägliche remote Arbeit auf vielfältige Weise unterstützen. Für die Zukunft plant Teams das Einbinden von VR-Umgebungen und individuellen Avataren, die gestützt durch Spracherkennungssoftware Gesprochenes der Teilnehmenden, sowie Lippenbewegungen, Mimik und Gestik virtuell abbilden können und in 3D-Modelle übertragen.
eEvolution unterstützt Sie gerne bei der Einführung von MS Teams
In der eEvolution nutzen wir Teams schon seit einigen Jahren, vor allem die einfache Anbindung auf jedem mobilen Endgerät mit der Teams-App hilft uns dabei sehr, sogar im Auto oder im Zug. Benötigen Sie Unterstützung bei der Einführung von Teams oder einem anderen Office 365 Produkt, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Seite. Bitte kontaktieren Sie uns einfach, damit Sie produktiv bleiben und Ihr Home-Office bestens ausgestattet ist.
