Wertvolle Raumflächen und Schränke – gefüllt mit Verträgen, Lieferantenvereinbarungen, Onboarding-Unterlagen und anderen Dokumenten – beeinträchtigen immer noch die Produktivität von Unternehmen. Dabei geht es nicht nur um die Speicherung oder den schnellen Zugriff auf Inhalte mittels DMS Software. Sondern die Vorteile KI-basierter DMS Software liegen auch darin, wertvolle Erkenntnisse aus den gesammelten Daten in Echtzeit zu gewinnen.
Dennoch warten 67 % des deutschen Mittelstands beim Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) bei dokumentenintensiven Prozessen und Workflows ab oder stecken in der Planungsphase. Dadurch verschenken sie wertvolle Potentiale, die sich in den bereits gesammelten Daten verbergen.
In diesem Artikel wollen wir Ihnen zeigen, wie ein KI-basiertes Dokumenten Management System (DMS) oder Enterprise Content Management System (ECM) die Effizienz am Arbeitsplatz maximieren kann.
Hauptvorteile der Verwendung von KI-basierter DMS Software
Grundsätzlich macht künstliche Intelligenz Ihre Dokumentenverwaltungssysteme bei der Verarbeitung großer Datenmengen smarter, sodass Sie wertvolle Einblicke in Echtzeit bekommen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Wir haben für Sie sechs Vorteile zusammengestellt, die für den Einsatz von KI-basierter DMS Software sprechen.
1. Zeiteinsparung bei der Verarbeitung der anwachsenden Datenflut
Mit KI können Unternehmen mehr Dokumente verarbeiten als ein durchschnittlicher Mitarbeiter. Zuverlässig werden selbst kritische Informationen aus den gesammelten Daten identifiziert und klassifiziert. Diese Fähigkeit hilft bei der korrekten Kennzeichnung und Kategorisierung von Dokumenten, was oft bei einer manuellen Erfassung vernachlässigt wird. Dadurch ist ein effizientes Wiederfinden von gewünschten Informationen gewährleistet.
Die gewonnene Zeit können die MitarbeiterInnen nutzen, um produktive Aufgaben für das Unternehmenswachstum zu übernehmen, anstatt nur die Dokumente zu lesen, zu klassifizieren und zu sammeln.
2. Automatisierung manueller Prozesse
In der Praxis befinden sich die für einen Vorgang notwendigen Dokumente in Papierform physisch an unterschiedlichen Orten. Mit dem DMS leiten Sie die Dokumente automatisch in digitaler Form durch Ihr Unternehmen zu den betreffenden Personen.
Ein KI-basiertes DMS schafft eine zentrale Informationsplattform. Es gewährleistet eine 360° Sicht auf externe Systeme, Laufwerke und ist auch mobil zu erreichen. Dadurch wird die Zusammenarbeit gefördert und papierbasierte Prozesse können tatsächlich abgelöst werden. Intelligent automatisierte Workflows sorgen für die reibungslose Erledigung von Routinearbeiten. Die KI-basierte DMS-Software übernimmt die Überprüfung und Benachrichtigung aller Prozessbeteiligten.
3. Anwendung auch bei unstrukturierten Daten
Der Siegeszug von Big Data hat eine Vielzahl von Datentypen hervorgebracht, die ein Unternehmen verwalten und sichern muss. Bei unstrukturierten Daten kann es sich z.B. um Bilder, Social-Media-Posts, Chats, E-Mails und Präsentationen handeln. Der Informationsgehalt musste bislang aufwändig manuell extrahiert werden. KI kann zusammen mit einer intelligenten DMS-Software eine wichtige Rolle bei der Verwaltung der unstrukturierten Daten spielen, indem die Daten anhand definierter Kriterien durchsucht und ausgelesen werden.
4. Verhinderung von unerlaubtem Dokumentenzugriff
Die Fähigkeit von KI, Informationen zu sichern, kann sich als einer der größten Vorteile erweisen. Die DMS Software kann automatisch nach vertraulichen Informationen suchen. Im Anschluss können die gefundenen Dokumente gekennzeichnet und individuell verwaltet werden.
Noch besser ist, dass die Software ungewöhnliche Anfragen nach privaten Daten erkennen und den Zugriff verhindern sowie Alarm auslösen kann. Viele der heutigen Cyber-Bedrohungen kommen auch unbeabsichtigt von internen Arbeitsplätzen. KI kann eine mächtige Waffe gegen alle Arten von Bedrohungen der Datensicherheit sein.
5. Erhöhung der Datenqualität
Eine intelligente DMS Software reduziert Datenredundanz, erkennt Eingabefehler und verhindert die Ablage von Dateien am falschen Ort. Unternehmen benötigen eine gute Datenbasis für eine effiziente Entscheidungsfindung und Geschäftsabwicklung. Dies ist eine weitere Funktion, die KI bereitstellen kann.
6. Automatische Vorbereitung von Dokumenten
KI integrierte Systeme sind wesentlich besser darin, relevante Unterlagen zu finden, indem deren Ähnlichkeiten identifiziert werden. Auf diese Weise können Sie besser Datengruppen erfassen und präziser nach Informationen suchen. Beispielsweise kann das System automatisch einen Arbeitsvertrag für Neueinstellungen erstellen, der auf den Daten und Informationen basiert, die bereits aus dem Rekrutierungsprozess erfasst wurden.
Wenn Sie sich für die ELO ECM Suite entscheiden, können Sie die herausragenden Vorteile KI-basierter DMS Software nutzen, darunter verbesserte Effizienz, agile Prozesse, datengesteuerte Entscheidungsprozesse und reduzierte Betriebskosten. Es lässt sich leicht in Ihre vorhandenen Anwendungen wie ERP oder CRM integrieren. Sprechen Sie uns an, wie wir Sie auf Ihrem Weg zur maximalen Effizienz bei der Dokumentenverwaltung unterstützen können.
